Черная пятница! Скидка на подписку 40% 8 (800) 505-89-86
Журнал "Финансовый директор"

Как организовать систему бюджетного контроля: проектный опыт

22 октября 2015
770
Средний балл: 0 из 5

В периоды экономической нестабильности на первый план выходят вопросы управления расходами компании, контроля платежей и управления задолженностью. Эксперты ГК «ИНТАЛЕВ» отвечают на эти вопросы и дарят полезный подарок.

Основные возникающие вопросы:

  1. Кто отвечает за платежи, расходы и задолженность контрагентов, с кого спросить руководителю?
  2. Каким образом можно повысить собираемость выручки?

Ключевые составляющие решения:

  1. Должна быть определена структура центров финансовой ответственности компании и ответственность конкретных сотрудников и руководителей центров ответственности за определенные для них показатели.
  2. Должны быть унифицированы и прозрачны правила отражения операций в учете по плану и по факту, а также алгоритмы расчета показателей отчетности.
  3. Для возможности качественного контроля задолженности по операциям с контрагентами необходима регламентированная система документооборота в части договоров с контрагентами.
  4. Применяемые правила учета, планирования, алгоритмы расчета показателей, процессы, ответственные лица –должны быть приняты как обязательные к исполнению (приказ руководителя компании).
  5. Контроль должен осуществляться на постоянной основе.

Проектный кейс ГК «ИНТАЛЕВ»

В рамках внедрения единой системы управления финансами в крупном строительном холдинге одной из существенных проблем была проблема отсутствия понимания структуры компании и упорядоченности взаимодействия между подразделениями и компаниями холдинга.

Существовавшая в группе методология бюджетирования и управленческого учета устарела и не соответствовала изменившимся потребностям значительно выросшей группы компаний. Не был прописан порядок учета и планирования, предоставляемая руководству отчетность представляла только часть информации о деятельности группы, бюджеты составлялись очень приблизительно, не было однозначного механизма работы с внебюджетными платежами. Алгоритм определения себестоимости  и финансового результата был непрозрачным и мог произвольно меняться от периода к периоду, но основным показателем, который пыталось контролировать руководство, была стоимость квадратного метра недвижимости.

Также болезненным местом был вопрос взаимоотношений с контрагентами в части заключения договоров и осуществления платежей за приобретенные ТМЦ и услуги.

Процесс согласования платежей был фактически завязан на одного человека – руководителя управляющей компании. При этом, во многих случаях при необходимости провести срочный платеж (а такими считались, понятно, все платежи контрагентам) руководители закупающих подразделений решали вопрос путем непосредственного обращения к нему, часто минуя даже проверку финансовой службой, которая получала информацию о согласованном платеже уже постфактум, не говоря уже о других проверках. При этом заключенного договора могло и не быть, а выбор контрагента для заключения договора часто отдавался на откуп работающему  с ним менеджеру.

В результате руководство группы не могло с уверенностью сказать, ни каков финансовый результат, ни даже сколько у них имеется денег в определенный момент времени.

Одним из функциональных блоков проекта стала разработка и внедрение системы электронного документооборота в части управления договорами, в результате чего:

  • Разработана финансовая структура  холдинга, причем в качестве ЦФО нижнего уровня были выбраны направления бизнеса группы (строительство, производство стройматериалов, оказание услуг, и др.).
  • Регламентирована система бюджетного планирования и управленческого учета, включая статьи доходов, расходов, движения денежных средств, правила определения показателей, комплект отчетных форм.
  • Регламентированы система денежных платежей и процесс согласования платежей.
  • Регламентирован процесс согласования закупок (тендеров).
  • Регламентирована система документооборота в части договоров, включая положения о договорной деятельности и о процессе согласования договоров.
  • В системе «ИНТАЛЕВ: Корпоративный менеджмент» были автоматизированы функциональные области бюджетного планирования, управленческого учета, оперативного управления денежными средствами, тендеров, документооборота в части согласования договоров;
  • Был создан электронный архив для хранения договоров и сопутствующей документации.

 Полученная система обладает следующими особенностями:

  1. Бюджетирование и формирование управленческого факта осуществляются в единой системе.
  2. Руководство получает полную прозрачную картину состояния дел группы при помощи отчетности (БДР, БДДС, баланс, дополнительные отчеты).
  3. Все операции совершаются только с отсылкой к договору и приложением его копии. Исключение могут составлять мелкие разовые закупки подотчетными лицами.
  4. Все заявки на платежи подлежат согласованию через единый автоматизированный процесс, в обязательном порядке включая проверку различными службами, и утверждение финансовым директором.
  5. Все договоры подлежат согласованию через единый процесс согласования, обязательно включающий в себя согласование:
    1. Руководителем ЦФО инициатора заключения договора;
    2. Финансовой службой;
    3. Функциональными службами (юридической, службой безопасности, бухгалтерией).
    4. Финансовым директором в случае отсутствия свободных незаконтрактованных сумм в бюджете.
  6. Для согласованного договора при помощи автоматизированного процесса в справочнике договоров учетной системы создается карточка договора, с которой можно работать при совершении операций (в том числе при согласовании платежей).

Результаты внедрения:

  1. Обеспечен механизм для осуществления контроля за исполнением бюджета;
  2. Существенно улучшена платежная дисциплина;
  3. Снизились кассовые разрывы;
  4. Упорядочен перечень контрагентов;
  5. Упорядочен порядок заключения договоров;
  6. Копии всех договоров занесены в электронный архив.

Как организовать систему бюджетного контроля: проектный опыт

Автор статьи: Денис Куликов, Ведущий консультант по бюджетированию и управлению финансами ГК «ИНТАЛЕВ»

Также читайте о проектах ИНТАЛЕВ на сайте FD:

База данных для принятия управленческих решений

Как организовать централизованное казначейство в холдинге

Методические рекомендации по управлению финансами компании

logo
×
Чтобы скачать документ, зарегистрируйтесь на сайте!

"Финансовый директор" - единственный профессиональный ресурс по управлению финансами компании. Материалы подготовлены финансовыми директорами и экспертами. Пройдите короткую регистрацию и получите доступ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
или войти через соц сети
Зарегистрироваться
×
Пожалуйста, войдите на сайт

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться
Простите, что прерываем чтение

"Финансовый директор" - профессиональный ресурс по управлению финансами компании. Авторские материалы подготовлены финансовыми директорами и экспертами находятся в закрытом доступе. Зарегистрируйтесь или войдите через соцсеть, чтобы прочитать эту статью бесплатно

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
или войдите через соц сети
Зарегистрироваться
×

Мы подобрали для вас книги:

Как решать нерешаемые задачи, посмотрев проблему с другой стороны Управление финансовой службой по KPI Как не потерять на налогах: проверенные способы
Скачать бесплатно Скачать бесплатно Скачать бесплатно
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.