Черная пятница! Скидка на подписку 40% 8 (800) 505-89-86
Журнал "Финансовый директор"

Как повысить эффективность закупок в компании: пошаговая инструкция

11 декабря 2015
4489
Средний балл: 0 из 5
CEO PrECA

Стать полноценным инструментом увеличения прибыли компании отделу закупок мешают несколько факторов. Каждый из них снижает эффективность отдела закупок.

Мы подробно рассмотрели их в статье "12 причин, которые мешают отделу закупок работать эффективно". Если вы обнаружили сходство сразу по нескольким позициям в отношении вашей компании, положение можно считать критическим.

Возникает вопрос: что делать руководителю компании и CFO в такой ситуации?

Практика показывает, что выйти из кризиса можно только за счет продуманных пошаговых преобразований. Их всего одиннадцать.

Шаг №1. Оценка эффективности отдела закупок

Проведите аудит и составьте объективную картину происходящего в Закупках:

  • изучите текущий документооборот;
  • выделите ТОП-20 категорий и суммы затрат по ним;
  • обозначьте лиц, ответственных за закупку данных категорий;
  • уточните количество и функционал сотрудников, вовлеченных в процесс закупки;
  • оцените уровень экспертизы в закупках по категориям.

Шаг №2. Фокус закупок на стратегических вопросах

Освободите Закупки от непрофильной работы, сфокусировав сотрудников на стратегических вопросах:

1. Сорсинге:

  • анализ рынка;
  • подготовка технического задания;
  • проведение тендера/переговоров;
  • подготовка и внедрение контракта.

2. Управлении взаимодействием с поставщиками:

  • оценка деятельности поставщиков путем опроса внутренних клиентов и анализа рынка;
  • налаживание обратной связи;
  • рекомендации поставщикам, как сделать их сервис более эффективным;
  • внедрение инноваций.

3. Категорийном менеджменте:

1) Всесторонний анализ по категориям:

  • процесса закупок и потребления;
  • коммерческих условий;
  • спецификаций.

2) Создание долгосрочной категорийной стратегии и новых закупочных схем. Например, переход на операционный лизинг или аренду автомобилей вместо покупки транспорта в собственность.

Обеспечьте полное покрытие Закупками стратегических категорий затрат.

Стратегические категории — это категории, критично влияющие на ваш бизнес. Такие категории (упаковка, сырье, транспорт, товары и услуги для маркетинга), как правило, составляют большую часть бюджетных расходов.

Спотовые (разовые закупки с небольшой стоимостью – покупка 10 ноутбуков, поиск офиса под аренду, покупка мебели для офиса и др.) и операционные закупки (обработка заявок на товары для офиса, расходные материалы для магазинов, размещение и отслеживание заказов у поставщиков) выделите в отдельную операционную функцию. Для этого создайте сервисный центр в регионе с низкой стоимостью труда либо передайте операционные функции на аутсорсинг.

Если данные процессы оставить инициаторам, велика вероятность обнулить экономию, достигнутую в ходе сорсинга.

Причины таких потерь:

Закупки – непрофильная деятельность для инициаторов  Конфликт интересов Не работает принцип разделения ответственности
отсутствует мотивация для повышения эффективности процесса и достижения экономии у инициаторов есть возможность самостоятельно определять поставщика и условия размещения заказа

• Закупки контролируют договорные условия;

• инициатор определяет потребность и размещает заявки;

• сервисный центр обрабатывает заявки и отслеживает заказы, организует оплату счетов.

  
Шаг №3. Сильная экспертиза

Сосредоточьте экспертизу в отделе закупок на стратегических категориях затрат.

Важно:

  • нанимать профильных специалистов по каждой конкретной категории;
  • увольнять «уставших» - тех, кого нельзя мотивировать;
  • обучать сотрудников (тренинги, референц-визиты и пр.);
  • накапливать знания, полученные со стороны поставщиков и компаний из той же индустрии.

Роман Борисов – финансовый директор Inventive Retail Group

Актуальная для нашей компании тема. Мы плотно занялись эффективностью непрофильных закупок 2-3 года назад. Наш опыт показывает, если акцентировано заниматься эффективностью закупок, можно снизить затраты на 15-20 процентов. Чтобы получить результат, функцию закупок лучше выделять в отдельное подразделение или отдать на аутсорс, чтобы для ответственного за закупки это было основным бизнесом.

Децентрализация закупок приводит к невозможности получать выгоды от консолидации объемов и уделять закупкам достаточно времени и внимания. Бизнес подразделения, в первую очередь, ориентированы на сроки и качество и только в третью, четвертую - на коммерческие условия приобретаемых материалов, работ, услуг. Законтрактованные новые условия закупок мы закладываем в бюджет и контролируем их исполнение силами финансового отдела. Следует помнить - «Самый простой способ сэкономить - купить дешевле».

Шаг №4. Четкие цели

Поставьте перед Закупками четкую цель: оптимизировать затраты по конкретным закупочным категориям. Достижение экономических показателей поручите Финансам. А чтобы эффективно потратить сэкономленные благодаря сорсинг-мероприятиям средства, корректируйте бюджет ежеквартально.

Важно: Финансы учитывают не расчетную, а фактически полученную экономию

Шаг №5. План сорсинг-мероприятий

Согласуйте с отделом закупок план сорсинг-мероприятий, рассчитанный на год, а лучше на два ближайших года. Это позволит оценить масштаб экономии и задействовать необходимые трудовые ресурсы.

Шаг №6. Подписание и отслеживание SLA (соглашений об уровне сервиса)

Обязательно разработайте и подпишите SLA между Закупками и другими подразделениями компании. Раз в квартал замеряйте эффективность отдела закупок.

Обратной связи можно добиться посредством опросов, помогающих выяснить:

  • Довольны ли инициаторы сервисом поставщиков?
  • Насколько руководители подразделений удовлетворены сервисом отдела закупок?
  • Каковы плюсы и минусы работы службы закупок?

Регулярно обсуждайте возникающие проблемы между инициаторами и Закупками, отслеживайте реализацию намеченных мероприятий. Это позволит сократить сроки согласования тендерных решений и проведения закупок, а также поможет достичь экономии согласно сорсинг-плану

Шаг №7. Выведение закупок из зоны комфорта

Выведите закупки из зоны комфорта!

Попробуйте подыскать новые возможности для сокращения затрат. Одна из таких возможностей — создание консорциумов по закупкам с другими компаниями. К сожалению, сегодня многие компании не консолидируют закупки даже в рамках собственной организации/группы компаний или даже одного подразделения, что отражается на их результатах.

При поддержке руководства специалисты по закупкам могут консолидировать все объемы группы компаний и провести сорсинг-мероприятие на более высоком уровне. 

Поставщики пойдут навстречу: они заинтересованы в подписании контракта на больший объем в рамках одного мероприятия.

Яна Балан, директор по экономике и финансам Сибэко 

Проведя анализ причин, которые указаны в статье, в привязке к нашей ГК можно сделать вывод, что в Сибэко процесс закупок организован правильно. Во-первых, создана дирекция по закупкам и логистике. Во- вторых, разделены процессы закупок между дирекциями. В-третьих, у сотрудников дирекции по закупкам и логистике установлены КPI, в зависимости от выполнения которых определяется размер премии персоналу.

Кроме этого, процесс закупок регламентирован в Обществе с подробным описанием функционала и ответственности всех участников, в том числе определена и функция контроля дирекции по экономике и финансам за исполнением бюджета (согласование лимитов). Между тем, мы воспользуемся приведенной инструкцией для оценки организации процесса  закупок в компании и для повышения эффективности данного процесса.

Шаг №8. Используйте бенчмаркинг

Проведите бенчмаркинг — сравнение текущих условий компании с условиями других участников рынка. К примеру, в отношении мобильной связи нужно сравнить затраты на одного пользователя в месяц.

Бенчмаркинг помогает стимулировать Закупки и позволяет оценить потенциал снижения затрат.

Кроме того, дает ориентир при переговорах с поставщиками: к какому уровню стоимости нужно стремиться.

Шаг №9. Вовлеките Закупки в покрытие всех запросов

Требуйте от Закупок, чтобы они покрывали все закупочные категории – прямые и непрямые.

Участие Закупок в процессе принятия стратегических решений повышает их эффективность и конкурентные преимущества, а инициаторам позволяет формулировать запросы корректней и четче

Служба закупок вовлекается с самого начала в проекты компании, где планируются большие затраты.

Шаг №10. Контроль со стороны финансовой функции

Задачи Финансов:

  • вовлекайте Закупки в процесс формирования бюджета;
  • ставьте перед Закупками агрессивные цели по бюджетной экономии;
  • контролируйте достижение этих целей;
  • участвуйте в аудите закупочной деятельности.

Финансы должны ставить цель экономии и перед инициаторами. Это вынуждает инициаторов сотрудничать с Закупками при выборе поставщиков даже в тех категориях, в которых Закупки ранее не участвовали.

Шаг №11. Руководитель компании — основное заинтересованное лицо

Вы, как никто другой, понимаете, что результаты службы закупок напрямую влияют на достижения компании. Поэтому в ваших интересах стать основным заинтересованным лицом, спонсором функции закупок.

CEO должен регулярно (раз в квартал):

  • оценивать итоги деятельности Закупок совместно с другими функциональными руководителями;
  • получать достоверный отчет о достижениях/проблемах в области закупок;
  • получать отчет о результатах Закупок в сравнении с аналогичными компаниями.

Важно: закупки касаются деятельности всей компании и всех функциональных руководителей, поэтому необходим контроль и заинтересованность со стороны CEO. По этой причине в международных компаниях руководитель функции Supply (снабжения) нередко подчиняется CEO напрямую

Анна Афонина, финансовый директор К-раута, финская сеть DIY

Полностью согласна с автором статьи. Процесс оптимизации закупок можно сделать эффективным и на самом деле это не так уж и сложно. Все предлагаемые методы работают, это проверено на практике. Хочется отметить еще один тренд последних лет. Многие группы компаний сейчас идут по пути создания общих центров обслуживания, в которые выносятся функции бухгалтерского и кадрового учета, а в последнее время и функции непрямых закупок. Это позволяет систематически выстроить процесс, определить SLA между закупками и подразделениями компании и сделать его реальным инструментом для повышения эффективности их работы.

Подведем итоги

Если вы хотите получить от отдела закупок максимальный результат, создайте конкурентную среду, в которой Закупки будут соревноваться внутри своей команды, с другими службами в рамках компании и со службами закупок иных организаций. Иначе деятельность Закупок останется хаотичной и не принесет ощутимого результата.

В международных компаниях CEO и CFO вовлечены в стратегические вопросы управления закупками. Объясняется это тем, что закупки увеличивают прибыль компании наравне с продажами.

В России закупки долгое время оставались на вторых ролях, так как последние 15 лет наблюдался рост потребления и продаж. Неэффективность в закупках не принималась во внимание руководством в погоне за сверхприбылью и благодаря отсутствию конкуренции.

Закупки становятся конкурентными, если руководство компании в этом заинтересовано, ставит перед Закупками стратегические цели и отслеживает их выполнение

Методические рекомендации по управлению финансами компании

logo
×
Чтобы скачать документ, зарегистрируйтесь на сайте!

"Финансовый директор" - единственный профессиональный ресурс по управлению финансами компании. Материалы подготовлены финансовыми директорами и экспертами. Пройдите короткую регистрацию и получите доступ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
или войти через соц сети
Зарегистрироваться
×
Пожалуйста, войдите на сайт

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться
Простите, что прерываем чтение

"Финансовый директор" - профессиональный ресурс по управлению финансами компании. Авторские материалы подготовлены финансовыми директорами и экспертами находятся в закрытом доступе. Зарегистрируйтесь или войдите через соцсеть, чтобы прочитать эту статью бесплатно

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
или войдите через соц сети
Зарегистрироваться
×

Мы подобрали для вас книги:

Как решать нерешаемые задачи, посмотрев проблему с другой стороны Управление финансовой службой по KPI Как не потерять на налогах: проверенные способы
Скачать бесплатно Скачать бесплатно Скачать бесплатно
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.