Скидка на подписку 20% + 4 месяца бесплатно | 8(800)505-89-86
Журнал "Финансовый директор"

Как избежать ошибок в платежах компании

  • 16 мая 2018
  • 739
Как избежать ошибок в платежах компании

Рекомендации подскажут, как застраховать компанию от двойных оплат и других ошибок в платежах. Они помогут разобраться, какие меры для минимизации ошибок стоит разработать и реализовать, что делать, если ошибка уже произошла.

Ошибки в платежах могут дорого обойтись компании. Зачастую о них финансовый директор узнает, когда получает письмо от поставщика с требованием об оплате либо при сверке взаиморасчетов с контрагентами. Чтобы избежать риска кассового разрыва, штрафных санкций со стороны контрагентов и испорченной деловой репутации, нужно сделать следующее:

  • проанализировать самые частые ошибки;
  • разработать и принять меры для их минимизации.

Как не допустить двойной оплаты счета

Двойная оплата одного счета возникает, если сначала оплачивается сумма по копии счета, затем – по его оригиналу. Такая ситуация складывается из-за отсутствия бюджетного контроля (либо ненадлежащего его исполнения) и при ежедневном значительном количестве платежей (как наладить контроль, см. Как контролировать платежи компании). Двойная оплата может негативно отразиться на платежеспособности предприятия, если на другие счета не хватит денег. Эта ошибка в платежах чревата еще и дополнительными расходами:

  • проценты по кредитам (займам), которые придется привлечь;
  • судебные издержки, если ошибочно перечисленную сумму контрагент откажется добровольно возвращать.

Избежать такой ошибки в платежах как повторная оплата помогут следующие меры:

  • проверять все счета на соответствие бюджету (эту функцию может исполнять бюджетный контролер либо казначей);
  • вести реестр платежей, в котором фиксировать все поступившие и оплаченные счета (к примеру, в табличном формате в Excel);
  • ввести учет и контроль всех поступающих в компанию первичных документов;
  • формировать заявку на оплату на основании документа, подтверждающего наличие кредиторской задолженности или платеж (например, счет, акт, счет-фактура, договор).

Если ошибка обнаружена, стоит сделать следующее:

  • по договоренности с контрагентом зачесть оплату в счет оставшейся задолженности;
  • направить контрагенту письмо с просьбой о возврате ошибочного платежа;
  • зачесть переплату в счет новых поставок товаров (услуг), если с этим контрагентом предполагается дальнейшее сотрудничество;
  • обратиться в суд для взыскания дебиторской задолженности. Как правило, это крайняя мера, если поставщик отказывается вернуть деньги и не выходит на контакт.

Как избежать оплаты счета по неверному валютному курсу

Еще одна ошибка в платежах - оплата счета за товар или услугу по неверному валютному курсу возможна в следующих случаях:

  • в договоре с контрагентом цены указаны в условных единицах (например, аренда недвижимости, поставка товара);
  • платежные поручения выгружены из учетной системы в «Клиент-Банк» в конце операционного банковского дня. Это означает, что платежи будут совершены только на следующий рабочий день, когда курс валюты, скорее всего, изменится.

Стоимость товара (услуги) в условных единицах (у. е.) может зависеть:

  • от курса ЦБ РФ на день платежа;
  • от курса ЦБ РФ плюс процент на день платежа.

Она, как правило, фиксируется на определенную дату или в диапазоне от минимального до максимального значения курса валюты. В результате перечисления денежных средств по неверному курсу возникает недоплата или переплата. Для компании такая ошибка может обернуться:

  • ухудшением отношений с контрагентом или даже разрывом контракта;
  • задержкой поставки товаров в связи с недоплатой. Это может помешать отгрузить товар покупателям, дистрибьюторам в соответствии с договором (риск недополучения дохода).

Чтобы минимизировать возникновение такой ошибки в платежах, можно предложить следующие меры:

Если контрагенту отправили платеж по неверному курсу, стоит:

  • зачесть переплату в счет будущих поставок товаров (услуг);
  • направить поставщику письмо с просьбой о возврате излишне перечисленных денежных средств;
  • доплатить при необходимости недостающую сумму.

Как предотвратить оплату счета ошибочному контрагенту

Еще одна распространенная ошибка в платежах – оплата счета не тому контрагенту (о том, как правильно вести договорную работу, см. Как застраховаться от дополнительных расходов по договорам с поставщиками и подрядчиками). Наименования поставщиков зачастую похожи и отличаются только идентификационным номером налогоплательщика (ИНН), их легко перепутать. Чтобы этого не допустить, стоит реализовать следующее:

  • при поиске реквизитов контрагента для формирования платежного поручения использовать ИНН;
  • сверять реквизиты в сформированном платежном поручении и подтверждающем документе на платеж.

Если платеж ошибочно перечислен, можно исправить это несколькими способами:

  • зачесть переплату в счет будущих поставок товаров (услуг);
  • направить письмо с просьбой о возврате ошибочно перечисленной суммы;
  • договориться с контрагентом, перед которым задолженность не погашена, об отсрочке платежа.

Стоит также время от времени уточнять корректное наименование своего обслуживающего банка и банка – получателя платежа.

Как избежать перечисления денежных средств сотруднику, у которого изменились персональные данные

Нередко сотрудник меняет фамилию (к примеру, в связи с вступлением в брак), но забывает проинформировать об этом отдел кадров или бухгалтерию. Казначейство направляет в банк реестр для зачисления зарплаты на карточные счета сотрудников без корректировки данных о получателе. В соответствии с ним банк перечисляет денежные средства на зарплатные карты (как выбрать подходящий банк, см. Как выбрать банк для зарплатного проекта). В итоге деньги сотрудника возвращаются на расчетный счет компании. Чтобы этого избежать, необходимо:

  • при приеме на работу известить сотрудника об обязательном предоставлении информации об изменении персональных данных работодателю и банку одновременно;
  • закрепить в договоре с банком, что перевыпуск зарплатной карты должен производиться только централизованно через работодателя;
  • время от времени проверять персональные данные сотрудников на актуальность.

Подготовлено по материалам ФСС «Система Финансовый директор»

logo
×
Чтобы скачать документ, зарегистрируйтесь на сайте!

"Финансовый директор" - единственный профессиональный ресурс по управлению финансами компании. Материалы подготовлены финансовыми директорами и экспертами. Пройдите короткую регистрацию и получите доступ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
или войти через соц сети
Зарегистрироваться
×
Пожалуйста, войдите на сайт

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться
Простите, что прерываем чтение

"Финансовый директор" - профессиональный ресурс по управлению финансами компании. Авторские материалы подготовлены финансовыми директорами и экспертами находятся в закрытом доступе. Зарегистрируйтесь или войдите через соцсеть, чтобы прочитать эту статью бесплатно

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
или войдите через соц сети
Зарегистрироваться
×

Мы подобрали для вас книги:

Как решать нерешаемые задачи, посмотрев проблему с другой стороны Управление финансовой службой по KPI Как не потерять на налогах: проверенные способы
Скачать бесплатно Скачать бесплатно Скачать бесплатно
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.