Скидка на подписку 20% + 4 месяца бесплатно | 8(800)505-89-86
Журнал "Финансовый директор"

Как сэкономить на автоматизации бизнес-процессов в финансовой службе

  • 19 июня 2018
  • 1185
  • Средний балл: 0 из 5
Как сэкономить на автоматизации бизнес-процессов в финансовой службе

Сократить издержки на автоматизацию можно, если перед внедрением провести анализ внутренних бизнес-процессов, унифицировать их и повысить эффективность, правильно и детально подготовить техническое задание на внедрение программного продукта и т. д. Ниже приведены рекомендации, как и на чем финансовая служба сможет сэкономить.

Сэкономить на проекте автоматизации бизнес-процессов можно несколькими способами:

  • получить выгодный размер скидки от поставщика;
  • перенести сроки заключения договора;
  • проанализировать бизнес-процессы перед внедрением;
  • тщательной проработать техническое задание.

Как сэкономить на проекте автоматизации бизнес-процессов добившись скидки от поставщика информационной системы

Существенных скидок – до 50 процентов на услуги по автоматизации бизнес-процессов – можно добиться, если:

  • сделать выбор в пользу нового программного продукта из линейки, что предлагает консалтинговая компания;
  • согласиться на визиты ее потенциальных клиентов в будущем.

Если продукт на рынке совсем недавно, еще не успел заработать репутацию и историю успешных внедрений, поставщик, скорее всего, пойдет на существенный процент скидки. Но у компании появляются дополнительные риски, связанные с новизной программы, их нужно будет правильно оценить (подробнее см. Как выбрать комплексную информационную систему). Если поставщик активно работает в этой или смежных областях, предлагает ряд аналогичных продуктов с успешными результатами внедрений в других предприятиях, имеет репутацию надежного партнера, риски могут быть несущественны. Если же это его первый продукт и нет опыта реализации подобных решений, лучше от него отказаться.

Часто компании – производители программного обеспечения предлагают клиенту стать референсом или одним из его первых пользователей. Это означает, что в будущем такому клиенту могут поступать обращения за рекомендациями от потенциальных клиентов интегратора. В случае успешного внедрения это обеспечит рекламу новому продукту и авторитет среди аналогов. Такие компании готовы предоставить существенную скидку за готовность стать референсом. Если предполагаемое внедрение будет одним из первых в регионе и отрасли, поставщик может быть крайне заинтересован в открытии новых рыночных ниш, а следовательно, увеличить и выгодно определить скидку в процентах.

Как сэкономить на автоматизации бизнес-процессов за счет переноса срока заключения договора

Финальная цена контракта на приобретение и внедрение программного продукта зависит и от сроков его подписания. У компании – производителя и интегратора программного обеспечения есть свои годовые планы продаж, а у их продавцов – бонусы, зависящие от исполнения этих планов. C большой вероятностью к концу финансового года они пойдут на существенное снижение цены (подробнее о том, как составить достоверный бюджет проекта автоматизации, см. Как составить бюджет расходов на внедрение корпоративной информационной системы). Если запланировать финальное обсуждение коммерческих условий контракта и его подписание на последний квартал года, можно рассчитывать на дополнительную скидку поставщика в пределах от 5 до 60 процентов.

Как сэкономить на проекте автоматизации за счет предварительного анализа внутренних бизнес-процессов компании

Внедрение информационной системы часто выявляет неэффективность существующих в компании бизнес-процессов. Их пересмотр, анализ, документирование и перенастройка могут существенно увеличить расходы на внедрение. Чтобы избежать незапланированных затрат и не привлекать дополнительные ресурсы, лучше перед началом проекта оценить состояние существующих бизнес-процессов:

  • определить функционал, подлежащий автоматизации, и проанализировать смежные процессы. При этом следует выяснить, какие из них оставить в текущем состоянии, а какие нужно перенастроить для новой информационной системы. Полученные данные лучше зафиксировать и строго придерживаться их на всем этапе внедрения – это позволит избежать дополнительных расходов и выполнить внедрение в срок;
  • оценить необходимость автоматизации выбранных процессов, сопоставить приносимую ими прибыль или ценность с затратами на разработку программы;
  • проанализировать полученный список процессов, убедиться в эффективности каждого отдельного функционала. Подобный анализ может выявить неэффективные процессы, которые перед началом внедрения нужно пересмотреть и обновить (см. подробнее Как оценить экономический эффект от внедрения комплексной информационной системы);
  • зафиксировать обновленные процессы и согласовать их актуализацию со всеми ответственными сотрудниками. Наличие задокументированных и оптимизированных бизнес-процессов существенно снизит длительность, а следовательно, и стоимость проекта внедрения.

Формула. Расчет коэффициента рентабельности инвестиций по проекту внедрения комплексной информационной системы

Как сэкономить на автоматизации бизнес-процессов в финансовой службе

Используемые обозначения

Расшифровка

Единицы измерения

Источник данных

ROIERP

Рентабельность инвестиций по проекту внедрения комплексной информационной системы (Return on investment)

%

Результат расчета

P

Выгоды от внедрения комплексной информационной системы

руб.

Оцениваются экспертно

TCO

Совокупная стоимость владения комплексной информационной системой (Total cost of ownership)

руб.

Включает как первоначальные затраты (на внедрение), так и все последующие расходы (на эксплуатацию, доработку и т. п.)

Как сэкономить на проекте автоматизации за счет тщательной проработки технического задания

Важное условие успешного внедрения информационной системы – правильно составленное техническое задание. От степени проработки деталей, полноты и непротиворечивости его условий зависит и стоимость проекта. Чтобы составить корректное техническое задание, рекомендуется:

  • четко определить роли, полномочия и зоны ответственности проектной команды, разрабатывающей техническое задание. Нужно исключить пересекающиеся полномочия и противоречия ответственных лиц по новому функционалу. Как следствие, качество технического задания существенно возрастет, что позволит избежать лишних расходов на уточнения либо изменения на этапе внедрения;
  • проанализировать схемы обмена информацией: какая информация куда передается и откуда поступает. Доскональное понимание и проработка точек интеграции позволят избежать проблем на этапе внедрения;
  • задокументировать все предположения и требования к настройкам программы. Это обеспечит согласованность действий с интегратором. На этапе приемки системы несогласованность во взглядах и предположениях повлечет дополнительные расходы на доработку;
  • разработать тестовый сценарий и детально проработать на нем описанный в техническом задании функционал. Практика покажет узкие места, упущения и т. д. Проще исправить на этом этапе, чем после разработки и запуска программы.

Подготовлено по материалам ФСС «Система Финансовый директор»

Методические рекомендации по управлению финансами компании

logo
×
Чтобы скачать документ, зарегистрируйтесь на сайте!

"Финансовый директор" - единственный профессиональный ресурс по управлению финансами компании. Материалы подготовлены финансовыми директорами и экспертами. Пройдите короткую регистрацию и получите доступ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
или войти через соц сети
Зарегистрироваться
×
Пожалуйста, войдите на сайт

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться
Простите, что прерываем чтение

"Финансовый директор" - профессиональный ресурс по управлению финансами компании. Авторские материалы подготовлены финансовыми директорами и экспертами находятся в закрытом доступе. Зарегистрируйтесь или войдите через соцсеть, чтобы прочитать эту статью бесплатно

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
или войдите через соц сети
Зарегистрироваться
×

Мы подобрали для вас книги:

Как решать нерешаемые задачи, посмотрев проблему с другой стороны Управление финансовой службой по KPI Как не потерять на налогах: проверенные способы
Скачать бесплатно Скачать бесплатно Скачать бесплатно
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.