Скидка на подписку 20% + 4 месяца бесплатно | 8(800)505-89-86
Журнал "Финансовый директор"

Как сократить управленческие расходы

  • 4 октября 2018
  • 9148
Как сократить управленческие расходы

Предложенные рекомендации позволят весомо сократить управленческие расходы так, чтобы не привести к сбоям в работе подразделений компании.

Для экономии на управленческих расходах можно:

  • оптимизировать административные затраты;
  • уменьшишь расходы на обслуживание служебных автомобилей;
  • сократить арендуемые под офис площади;
  • снизить расходы на персонал.

Как сократить управленческие расходы организации, снизив административные затраты

В рамках оптимизации административных расходов предстоит сократить:

  • командировочные расходы административно-управленческого персонала;
  • представительские расходы административно-управленческого персонала;
  • офисные расходы (расходы на услуги связи, почтовые расходы, расходы на канцелярские товары).

Сэкономить на командировочных расходах поможет следующее:

  • жесткий контроль служебных поездок административного персонала – введение графика служебных командировок;
  • введение нормативов и лимитов расходов на проезд, проживание, суточные. Это лучше сделать по категориям сотрудников;
  • введение запрета:
    – на проезд в поездах, самолетах на местах бизнес-класса;
    – на пользование VIP-залами в аэропортах, железнодорожных вокзалах;
    – на использование такси;
    – на проживание в номерах класса люкс.

Оптимизировать представительские расходы можно так:

  • ввести нормативы расходов на одну деловую встречу (по варианту эконом);
  • оптимизировать количество запланированных мероприятий, пересмотрев план-график рабочих встреч административно-управленческого персонала;
  • проанализировать бюджет представительских расходов на необходимость и целесообразность;
  • внедрить процедуры дополнительного согласования.

Для экономии на офисных расходах стоит продумать и внедрить следующие меры:

  • выбрать оптимальный для компании тариф на мобильную связь, Интернет (при необходимости сменить провайдера);
  • жестко контролировать расходы на междугороднюю связь (все ли звонки были сделаны в служебных целях);
  • пересмотреть лимиты, правила пользования служебными мобильными телефонами (например, удерживать денежные средства из зарплаты сотрудников за личные разговоры);
  • оптимизировать документооборот, пересмотрев график движения корреспонденции. Как вариант – централизация этой функции;
  • сократить количество почтовых отправлений;
  • разработать и утвердить ежемесячные нормативы на канцтовары (количество, ассортимент);
  • провести инвентаризацию имеющихся запасов канцелярских принадлежностей;
  • найти поставщиков канцтоваров с более низкими ценами.

Как сократить расходы на содержание автопарка для административно-управленческого аппарата

Первое, с чего нужно начать, – провести инвентаризацию всего автопарка компании, проверить, в каком состоянии находятся машины, есть ли в них необходимость. Может быть, некоторые из них пора продать или утилизировать.

С целью сокращения затрат по этой статье можно:

  • пересмотреть срок полезного использования автомашин;
  • заморозить часть автопарка (перевести на консервацию), чтобы не начислять амортизацию. Как вариант, не предоставлять персональные автомобили топ-менеджерам компании;
  • ввести запрет на использование машин для неслужебных целей;
  • контролировать маршруты по путевым листам;
  • проанализировать необходимость и целесообразность существующего количества машин. Стоит подумать о продаже или сдаче в аренду (к примеру, сотрудникам);
  • увеличить сроки плановой замены автомобилей;
  • заключить корпоративные договоры на страхование и техническое обслуживание;
  • ввести корпоративные топливные карты;
  • утвердить жесткие ежемесячные лимиты на горюче-смазочные материалы (все, что сверх, оплачивают сотрудники).

QH = 0,01 x Hб x S x (1 + 0,01 x D)

Используемые обозначения

Расшифровка

Единицы измерения

Источник данных

QH

Нормативный расход топлива

л/мес.

Результат расчета

Hб

Базовая норма расхода топлива на пробег автомобиля

л/100 км

Технический паспорт автомобиля

S

Пробег автомобиля

км

Показания приборов

 D

Поправочный коэффициент (суммарная относительная надбавка или снижение) к норме

%

Распоряжение Минтранса России о введении норм расходов на ГСМ

Как сэкономить на аренде офиса для снижения управленческих расходов компании

Аренда офисного помещения для административно-управленческого персонала может обходиться компании дорого. Проанализируйте за последние два–три года, какие суммы выплачивались. Стоит изучить рынок коммерческой недвижимости, узнать актуальные арендные ставки (подробнее см. Как экономически обосновать необходимость переезда).

В эту статью расходов входят:

  • аренда;
  • коммунальные платежи;
  • расходы на содержание помещения (ремонт и обслуживание), не прописанные в договоре;
  • уборка.

В период кризиса затраты на аренду офиса для администрации реально сократить, к примеру, так:

  • ликвидировать личные кабинеты, уменьшить количество переговорных комнат. Как вариант – сдать ненужную площадь в субаренду;
  • договориться с арендодателем о снижении арендной ставки; 
  • арендовать офис классом ниже или в другом районе;   
  • вывести за штат уборщиц, передать эту функцию на аутсорсинг. Зачастую услуги клининговых компаний обходятся дешевле. Можно согласовать с ними график уборки и ввести почасовую оплату.

Какие меры помогут снизить расходы на персонал

Расходы на персонал непроизводственного и некоммерческого назначения могут занимать значительный удельный вес в компании. Сюда относятся затраты на сотрудников финансовой службы, юристов, отдел кадров, службу персонала и т. д. (подробнее о системе оплаты труда, см. Как оценить эффективность системы оплаты труда финансовому директору).

Классифицировать их можно так:  

  • зарплата (постоянная и переменная части);  
  • выплаты с ФОТ; 
  • компенсации и доплаты; 
  • премии; 
  • соцпакет; 
  • расходы на обучение и повышение квалификации.

В качестве мер оптимизации можно рассмотреть такие;

  • отказаться от оплаты сотрудникам программ переподготовки;
  • отказаться от таких расходов, как оплата фитнеса, добровольного медицинского страхования, мобильной связи, языковых курсов, компенсации питания сотрудников;
  •  сократить рабочий день (неделю), ввести почасовую оплату труда;  
  • увеличить переменную часть зарплаты, жестко привязать ее к достижению ключевых показателей эффективности;  отменить доплаты и компенсации, не предусмотренные законодательством;
  • пересмотреть окладную часть зарплаты в сторону уменьшения (это нужно делать только с согласия сотрудника);
  • заморозить свободные вакансии компании до лучших времен; редоставить отпуск без сохранения зарплаты;
  •  перераспределить функции между сотрудниками. Это позволит сократить штат. 

Остались вопросы? Спросите экспертов «Системы Финансовый директор»



Подготовлено по материалам ФСС «Система финансовый директор»

Методические рекомендации по управлению финансами компании

logo
×
Чтобы скачать документ, зарегистрируйтесь на сайте!

"Финансовый директор" - единственный профессиональный ресурс по управлению финансами компании. Материалы подготовлены финансовыми директорами и экспертами. Пройдите короткую регистрацию и получите доступ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
или войти через соц сети
Зарегистрироваться
×
Пожалуйста, войдите на сайт

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться
Простите, что прерываем чтение

"Финансовый директор" - профессиональный ресурс по управлению финансами компании. Авторские материалы подготовлены финансовыми директорами и экспертами находятся в закрытом доступе. Зарегистрируйтесь или войдите через соцсеть, чтобы прочитать эту статью бесплатно

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
или войдите через соц сети
Зарегистрироваться
×

Мы подобрали для вас книги:

Как решать нерешаемые задачи, посмотрев проблему с другой стороны Управление финансовой службой по KPI Как не потерять на налогах: проверенные способы
Скачать бесплатно Скачать бесплатно Скачать бесплатно
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.