Черная пятница! Скидка на подписку 40% 8 (800) 505-89-86
Журнал "Финансовый директор"

Управление затратами в строительстве. Какие отчеты помогут контролировать расходы проекта

24 августа 2016
2124
Средний балл: 0 из 5
независимый консультант

Для оперативного управления затратами в строительстве я рекомендую включить в пакет документов отчет по исполнению бюджета доходов и расходов, отчет по движению денежных средств, отчет по закупочной/контрактной деятельности в ходе проекта.

К основным статьям расходов при реализации строительного проекта относятся оплата труда, использование машин и механизмов и расходы на материалы и оборудование. Оплата труда может иметь форму зарплаты собственному персоналу или оплаты услуг субподрядчика. Машины и механизмы также могут быть собственными или арендованными. Контроль расходов проекта по данным статьям – важнейший элемент управления проектом, он имеет прямое влияние на финансовый результат как одного проекта, так и предприятия в целом.

Управление затратами в строительстве можно осуществлять с помощью регулярных (например, ежемесячных) обзоров с анализом текущего состояния проекта по сравнению с запланированным и проверок, осуществляемых при авторизации каких-либо операций (примером может служить платеж по счету поставщика или субподрядчика). Первый набор отчетов позволяет специалистам финансовой службы оценивать проект в целом, выявлять болевые точки на ранних этапах для дальнейшего анализа и разработки корректирующих мер. Второй – осуществлять оперативный контроль расходов по каждой финансовой операции в ходе реализации проекта. Кроме визирования платежа важными событиями в проекте являются внесение изменений в график реализации проекта (при изменении плана осуществления строительства практически всегда меняется и график финансирования и поступления денежных средств), изменения в спецификации возводимого объекта, заключение договора с новым субподрядчиком.

Что нужно проверить перед визированием платежного поручения?

  1. Платеж сопоставляем с соответствующей статьей затрат – накопленные затраты по данной статье должны быть в рамках плановых в текущем периоде. Если имеется перерасход, необходимо запросить у производственных служб обоснование: ускорение реализации проекта (что как правило допустимо и благоприятно) либо увеличение прогнозных затрат по данной статье на проект в целом (что требует пересмотра бюджета проекта).
  2. Контролируем доступность средств: расходы должны быть предусмотрены корпоративным графиком платежей.
  3. Проверяем соблюдение всех политик компании по выбору подрядчика. Если идет закупка по контракту, он должен пройти все стадии визирования и подписания. Если закупка по счету (договору-оферте), должны быть соблюдены процедуры компании по утверждению поставщика.

Финансовая информация – часть регулярного отчета по статусу строительного проекта. Для оперативного управления затратами в строительстве я рекомендую  включить в пакет документов отчет по исполнению бюджета доходов и расходов (БДР), отчет по движению денежных средств (БДДС), отчет по закупочной/контрактной деятельности в ходе проекта.

Бюджет доходов и расходов строительного проекта

В рамках контроля расходов этот отчет должен показать финансовое состояние проекта, сравнение запланированных затрат по каждой статье. При этом постатейная детализация может различаться в зависимости от целей проекта. Отчет для финансового директора может содержать только разбивку на три крупные статьи (персонал, машины и механизмы, материалы), отчет для руководителя проекта – более мелкую нарезку. Важно учитывать, что для проекта основной показатель затраты проекта в целом, а не на период. Так превышение затрат в некотором месяце может означать не перерасход денежных средств (негативное явление), а ускорение реализации определенных работ (как правило приветствуется, часто ведет к сокращению затрат, например на управление проектом). Поэтому для контроля затрат целесообразно включить в отчет следующие показатели:

  • затраты с начала проекта: план/факт/разница;
  • затраты за отчетный период: план/факт/разница;
  • затраты с начала года: план/факт/разница (для долгосрочных проектов);
  • затраты за полный срок реализации проекта: план/прогноз/разница.

Пример бюджет доходов и расходов строительного проекта

За отчетный период

С начала проекта За срок реализации проекта
Оплата труда План

Факт

Δ План Факт Δ План Прогноз Δ
Аренда оборудования
Материалы

Бюджет расходов на материалы и оборудование с учетом обязательств

Важный момент, который надо учитывать при управлении затратами в строительстве. Поскольку закупки зачастую осуществляются до списания материалов в производство, реально компания может потратить больше средств, чем отражено в БДР. Для отражения невозвратных (как минимум возвратных с трудом и потерями) затрат в форму БДР можно добавить показатель «Облиго». Он включает все произведенные затраты, не только списанные в производство материалы и оборудование, но все закупленные под проект, которые нельзя легко использовать в другом проекте. Если компания осуществляет несколько однородных проектов в одном географическом регионе, простые материалы (например, щебень) могут быть легко использованы в другом проекте. Такие материалы не включаются в облиго. Фактически они закупаются не «под проект», а «под портфель проектов». Если же материал или оборудование куплено для одного проекта и не может быть использовано в другом из-за уникальности потребности (турбина генератора, спроектированная специально для электростанции) или удаленности локации (материалы для гидроразрыва пласта, уже доставленные на удаленное нефтегазовое месторождение), то его необходимо включать в облиго.

Пример бюджета расходов на материалы и оборудование с учетом обязательств

Бюджет итого Факт Облиго

Израсходовано

(3) +( 4)

Доступно

(2)-(5)

1 2 3 4 5 6
Материалы
Оборудование

Управление затратами в строительстве с помощью бюджета движения денежных средств

Бюджет движения денежных средств аналогичен отчету по доходам и расходам, однако включает показатели по фактически осуществленным платежам, что важно учитывать при управлении затратами в строительстве. Кроме того, в отчете должен присутствовать показатель поступлений от клиентов. Часть платежей будет производиться раньше признания их расходами (закупка материалов), часть позже (работы субподрядчика с условием оплаты в течение 60 дней после подписания акта выполненных работ). Для увеличения прозрачности следует поддерживать одинаковые или близкие планы счетов БДР и БДСС. Тогда и два отчета будет легко читаться, дополняя друг друга.

Пример бюджета движения денежных средств, который можно использовать для контроля расходов строительного проекта

За отчетный период С начала проекта За срок реализации проекта
План Факт Δ План

Факт

Δ План Прогноз Δ
Поступления
Авансы/ оплата работ
Платежи
Оплата труда
Аренда оборудования
Материалы

Как связаны управление затратами в строительстве и контроль сроков исполнения проекта

Контроль сроков и процента исполнения проекта по физическим объемам, скорее, относится к сфере оперативного управления проектом Такой отчет будет рабочим инструментом руководителя проекта. Однако и финансовая служба должна получать и анализировать данный отчет. Наличие и контроль сроков и полноты выполнения проекта может помочь своевременно предсказать (а, значит, и отреагировать соответственно) перерасход средств и задержку со сдачей проекта заказчику. Что немаловажно при управлении затратами в сроительстве.

Определение процента выполнения зависит от сути работы. Для того чтобы процент был определен достаточно надежно, реализацию необходимо разбить по составляющим работам, а исполнение каждой работы измерять наиболее подходящим показателем. Например, для инжиниринга подойдет показатель трудозатрат: в начале проекта определяем оценочное значение человеко-часов, требуемых на разработку каждого документа (чертежа, расчета и т д), а в течение проекта контролируем сколько уже часов потрачено на каждый документ. Процент завершенности документа считаем как частное фактически списанных на документ часов и оценочной трудоемкости этого документа. Для объемных земляных работ выполнение можно измерять пропорционально кубометрам грунта. Процент завершения работ будет частным фактически разработанного (перемещенного, уложенного и т. п.) и проектного.

Для строительно-монтажных работ (СМР) процент выполнения можно считать по человеко-часам строительного персонала или по фактически завершенной части работы (в метрах или квадратных метрах в зависимости от объекта). Хорошей основой для определения показателя-основы для тех или иных работ служат соответствующие сметные нормы (ГЭСН).

Разные задачи взвешиваются по их сметной стоимости, и в результате формируется агрегированный показатель «процент выполнения проекта».

Пример формата отчета об исполнении сроков строительного проекта

Ед. измерения Плановый % Фактический % Δ
Весь проект
Инжиниринг ч-ч

документ 1

документ 2

Земляные работы куб. м

работа 1

работа 2

СМР

забор

пог. м

асфальтирование

кв. м

строительство

ч-ч

Отчет по контрактной и закупочной деятельности

Закупки оборудования и материалов, а также расторговка объемов работ в случае привлечения субподрядчиков – один из процессов, играющих определяющую роль в прибыльности проекта.  Опоздание в поставке может привести к задержке в исполнении работ, что в конечном итоге скажется на затратах (больше окажутся затраты на персонал, дольше придется держать оборудования в аренде и т. д). Поэтому контроль закупочной деятельности очень важен для управления расходами в строительстве. И это одна из задач финансовой службы предприятия. Отчет должен показывать объем сформированных производственным подразделение заказов на закупку и разбивку этих заказов по статусам:

  • для неразмещенных заказов: по статусам выбора поставщика (стадии тендера, принятые в компании, либо стадии бесконкурсного отбора)
  • для размещенных заказов: по статусам исполнения данного заказа от изготовления до доставки на площадку строительства. Для сложного оборудования с большим сроком изготовления можно также разделять состояния «в производстве» / «в пути»

Пример отчета по контрактной и закупочной деятельности

Статья Сформировано заказов
Итого Неразмещенные заказы Размещенные заказы
Итого Подготовка тендера Сбор предложений Анализ предложений Итого Поставка не произведена Поставка произведена
руб. руб. / % руб. / % руб. / % руб. / % Итого В срок С опозданием
Материалы
Оборудование
Арендованная спецтехника
Субподряд

Для управления затратами строительного проекта, кроме статистической информации, необходимо провести аналитическую работу – выявить причины существенных отклонений (рекомендуется каждой компании разработать собственный критерий существенности, зависящий от рентабельности проекта, например, это может быть 5% от объема соответствующей статьи) и определить возможности по компенсации (например, если использование конкретного поставщика материалов было пожеланием заказчика, не включенное в исходный договор, то разница между ценой этого поставщика и среднерыночной ценой может быть возмещена заказчиком).

Методические рекомендации по управлению финансами компании

logo
×
Чтобы скачать документ, зарегистрируйтесь на сайте!

"Финансовый директор" - единственный профессиональный ресурс по управлению финансами компании. Материалы подготовлены финансовыми директорами и экспертами. Пройдите короткую регистрацию и получите доступ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
или войти через соц сети
Зарегистрироваться
×
Пожалуйста, войдите на сайт

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться
Простите, что прерываем чтение

"Финансовый директор" - профессиональный ресурс по управлению финансами компании. Авторские материалы подготовлены финансовыми директорами и экспертами находятся в закрытом доступе. Зарегистрируйтесь или войдите через соцсеть, чтобы прочитать эту статью бесплатно

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
или войдите через соц сети
Зарегистрироваться
×

Мы подобрали для вас книги:

Как решать нерешаемые задачи, посмотрев проблему с другой стороны Управление финансовой службой по KPI Как не потерять на налогах: проверенные способы
Скачать бесплатно Скачать бесплатно Скачать бесплатно
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.