Черная пятница! Скидка на подписку 40% 8 (800) 505-89-86
Журнал "Финансовый директор"

Как сэкономить на командировочных расходах

5 декабря 2018
4304
Средний балл: 0 из 5
Как сэкономить на командировочных расходах

Чтобы сэкономить расходы на командировки сотрудников, не снизив продаж и не ухудшив отношений с контрагентами, воспользуйтесь нашими рекомендациями. Они подскажут, какие статьи затрат можно сократить, какие меры предпринять для этого.

Чтобы сократить расходы на командировки сотрудников, нужно:

  • ужесточить контроль над затратами с помощью регламентов;
  • оптимизировать расходы на проезд и проживание;
  • ввести возможность удаленной связи с партнером.

Скачайте и возьмите в работу:

Как сэкономить на командировочных расходах за счет ужесточения контроля

Чтобы контролировать командировочные расходы, разработайте положение о командировках. Определите в нем допустимые командировочные расходы (ж/д и авиабилеты, проживание, суточные, мобильная связь и др.) и лимиты по ним в зависимости от категории сотрудников. Помимо стандартных лимитов, включите перечень расходов, возмещение которых возможно без дополнительного согласования при соблюдении определенных условий. К примеру, компенсация услуг прачечной возможна при сроке командировки, превышающем две недели, компенсация оплаты сверхнормативного багажа – если сотрудник перевозил образцы товаров, рекламную продукцию.

Перечислите расходы, которые не возмещаются компанией (алкоголь, сигареты, повышение класса авиаперелета и т. д.). Ознакомьте с положением о командировках всех сотрудников – это поможет избежать расходов свыше установленных лимитов, в обратном случае сотрудники должны будут компенсировать их за свой счет.

Укажите порядок согласования заявок на расходы, в каком случае требуется дополнительный акцепт руководства, как обосновывается производственная необходимость поездки, что нужно для получения аванса и возмещения расходов, в какие сроки сотрудник должен представить отчетные документы, кому и в какой форме сдать отчет.

Пропишите в этом документе типы гостиничных номеров (только одноместное или двухместное размещение, номера повышенной комфортности – только для топ-менеджеров и др.).

Планируя расходы на командировки, не ограничивайтесь общей суммой. Детализируйте ее по датам (месяцам), центрам финансовой ответственности, направлениям следования, по возможности – по сотрудникам и целям поездки. Уже на этом этапе можно отсечь малоэффективные командировки (например, поездки по обмену опытом) и спланировать график более экономично с учетом сезонности в ценах на билеты и гостиницы, возможного объединения нескольких населенных пунктов в одну поездку и т. д.

Чтобы придерживаться составленного плана поездок на год, ежемесячно уточняйте у руководителей план командировок на ближайший месяц. Если не предполагается изменений по сравнению с бюджетом, то оформляйте заявку на командировку в стандартном порядке. Если возникла потребность во внеплановой поездке, предусмотрите дополнительное согласование с руководством. Такую поездку квалифицируйте как сверхбюджетную и на сумму затрат по ней уменьшите бюджет на командировки на оставшуюся часть финансового года.

Для контроля исполнения бюджета введите ежемесячное сопоставление запланированных и фактически истраченных на деловые поездки средств. В случае перерасхода остаток до конца периода сократите или перераспределите в его пользу остатки по другим статьям, по которым у подразделения есть экономия. Это обеспечит достоверность бюджета и потребует тщательно просчитывать необходимость предстоящих поездок.

Оценивайте экономическую эффективность деловых поездок, к примеру, на сколько улучшились финансовые показатели филиалов после поездки их руководителей на тренинг, или соотношение выручки по контракту с клиентом и затрат на поездки для переговоров с ним. Такой анализ поможет оценить целесообразность аналогичных расходов в будущем.

Для контроля соблюдения лимитов и нормативов назначьте отдельного сотрудника, который будет отвечать за проверку заявок на командировки и заниматься организацией поездок.

Как снизить расходы на командировки за счет оптимизации стоимости проезда

Нормируя расходы на проезд к месту командировки, ограничьте класс билетов (для авиабилетов – экономкласс для всех перелетов продолжительностью менее восьми часов и бизнес-класс – для более длительных) и тариф (обычно самый низкий из имеющихся на запланированные даты поездки). Дополнительно сэкономить можно, если:

  • заключить договор с агентством делового туризма. Такие фирмы помогут купить билеты с более низкими тарифами, чем при самостоятельном бронировании, и предложат выгодные цены на другие услуги, связанные с поездкой;
  • заключить трехсторонний договор с агентством делового туризма и банком (платежной системой). Тогда заказчик поездки оплачивает расходы на командировку специальной корпоративной картой, открытой для него банком (платежной системой), и позже компания возмещает банку эту сумму в течение определенного периода – обычно один–два месяца;
  • заключить договор с перевозчиком. Актуально при условии значительных объемов ежегодных поездок в населенные пункты, обслуживаемые данным перевозчиком. Тогда компания-клиент может рассчитывать на более низкие тарифы и накопительную систему скидок, а иногда и на возможность накапливать бонусы для последующей оплаты ими части стоимости билетов;
  • правильно выбрать время покупки билетов и даты поездки. Четкий план деловых поездок на год позволит сэкономить до 15 процентов на проезд.

Если сотрудник, ответственный за организацию командировок, самостоятельно ищет предложения по билетам и ценам на проживание, то может:

  • отслеживать предложения перевозчиков и гостиниц с помощью мобильных приложений и специализированных сайтов;
  • подписаться на рассылки перевозчиков в соцсетях и узнавать о спецпредложениях, получать промокоды для покупки льготных авиабилетов;
  • подключить электронное оповещение об изменении цен на билеты в течение дня. Учитывая, что иногда цены за сутки меняются два–три раза, особенно на зарубежные направления в связи с изменением курса валюты, такое оповещение поможет сэкономить от 2 до 10 процентов на покупке билетов.

Планируя командировку, учитывайте сезонность. Если подразделение компании или местонахождение ее клиента расположено в городе, который популярен среди туристов, стоимость билетов на самолет или поезд в летний период может существенно возрастать.

Если сотрудник желает отправиться в деловую поездку на собственном автомобиле, следует ограничить компенсацию связанных с этим расходов (ГСМ, парковка, амортизация автомобиля и др.) суммой, которая не превышает стоимость проезда до места назначения другим видом транспорта.

Как сократить расходы на командировки за счет оптимизации расходов на проживание

Для получения максимально низких цен на проживание в гостиницах:

  • заключайте договор с гостиницей. Стоимость номера может быть снижена на 5–10 процентов, но этот вариант часто экономически оправдан только для гостиниц в больших городах;
  • воспользуйтесь услугами туристического агентства. Такие агентства помогают получить более низкие тарифы на проживание и заказ билетов;
  • бронируйте номера на специализированных сайтах. Они позволяют в режиме онлайн получить информацию о ценах разных гостиниц и предоставляют возможность вносить изменения в даты бронирования.

В качестве альтернативы размещению в гостиницах можно арендовать квартиру. Такой вариант особенно экономичен, если населенный пункт – популярное место командировок (например, город, где расположен головной офис компании), а еженедельное количество командированных сотрудников от компании превышает два–три человека. Даже посуточная аренда квартир дешевле проживания в гостинице, если же снимать квартиру на длительный срок, стоимость размещения снизится минимум в два–три раза.

Как уменьшить командировочные расходы за счет использования современных средств удаленной связи

Чтобы сократить расходы на командировки, переведите часть корпоративных мероприятий и переговоров в онлайн-формат. Потребуется компьютер или планшет с подключением к Интернету и установленная программа для связи. Затраты минимальны – экономия существенная.

Такой способ позволит также сократить расходы на поездки, связанные с обучением сотрудников. При наличии в компании филиальной сети и регулярной потребности в проведении обучающих мероприятий (например, тренинги для новых сотрудников, обучение навыкам продаж, обучение работе с информационными системами и др.) командировки сотрудников по возможности лучше заменить вебинарами.

Подготовлено по материалам
"Системы Финансовый директор"

logo
×
Чтобы скачать документ, зарегистрируйтесь на сайте!

"Финансовый директор" - единственный профессиональный ресурс по управлению финансами компании. Материалы подготовлены финансовыми директорами и экспертами. Пройдите короткую регистрацию и получите доступ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
или войти через соц сети
Зарегистрироваться
×
Пожалуйста, войдите на сайт

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться
Простите, что прерываем чтение

"Финансовый директор" - профессиональный ресурс по управлению финансами компании. Авторские материалы подготовлены финансовыми директорами и экспертами находятся в закрытом доступе. Зарегистрируйтесь или войдите через соцсеть, чтобы прочитать эту статью бесплатно

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
или войдите через соц сети
Зарегистрироваться
×

Мы подобрали для вас книги:

Как решать нерешаемые задачи, посмотрев проблему с другой стороны Управление финансовой службой по KPI Как не потерять на налогах: проверенные способы
Скачать бесплатно Скачать бесплатно Скачать бесплатно
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.