Скидка на подписку 20% + 4 месяца бесплатно | 8(800)505-89-86
Журнал "Финансовый директор"

Как сократить представительские расходы

  • 10 октября 2017
  • 655
Как сократить представительские расходы

Чтобы расходы компании на поддержание ее репутации и хороших отношений с клиентами не завышались подразделениями, установите общие правила их планирования и контроля. Наши рекомендации помогут определить оптимальный способ сокращения затрат.

Чтобы сократить представительские расходы без ущерба репутации компании, необходимо тщательно планировать их и следить за непревышением затрат сверх установленного бюджета. Определите:

  • какие затраты компании относятся к представительским;
  • когда они возникают;
  • кто их планирует;
  • по какому принципу они устанавливаются.

Какие расходы отнести к представительским

К представительским расходам на предприятиях относят:

  • затраты на прием посетителей в офисе – чай, кофе, конфеты и т. д.;
  • подарки к праздникам, торжественным датам, юбилеям клиентов;
  • деловые обеды, банкеты с клиентами и т. п.

Как правило, такие расходы регламентируются общими законодательными нормами или внутренними приказами и распоряжениями компании.

В каких случаях возникают представительские расходы

Если в компании представительские расходы не планировались, а возникали по мере надобности, важно определить их точную сумму и назначение. Для этого нужно:

  • собрать данные о расходах за прошлые периоды;
  • установить, кто из сотрудников был их инициатором;
  • распределить расходы по местам их возникновения (подразделениям, представительствам и др.).

Соберите в один отчет расходы за последние несколько периодов (три–пять лет). Из полученных данных выделите случаи, в которых представительские расходы повторялись из года в год. Это могут быть обязательные выставки, встречи региональных представительств в головном офисе компании, приезд представителей, праздничные даты, юбилеи компаний-партнеров или клиентов – все обоснованные причины расходов, встречающиеся более одного раза. Важно не привязывать анализ к конкретному событию, например, юбилей генерального директора фирмы-партнера, а зафиксировать, что такие расходы, как персональные поздравления с юбилеями, возможны.

Определите ответственных за расходы – директор по направлению, начальник отдела или рядовой сотрудник. Это важно, если на предприятии статья представительских расходов фигурирует и в коммерческих затратах, и в общеадминистративных и существует отдельный бюджет дирекции, где собираются затраты всех директоров по направлениям деятельности.

Объедините все расходы в одном документе. Суммы затрат разнесите по годам их возникновения и классифицируйте по назначению: поздравительные мероприятия, деловые встречи, прием в офисе и т. д. Такая детализация важна особенно в крупных подразделениях, например, в коммерческой службе, где чаще всего возникают представительские расходы.

Кому поручить планирование представительских расходов

Кому поручить планирование представительских расходов, зависит от того, как поставлен процесс бюджетирования на предприятии:

  • если затраты планируют централизованно в планово-бюджетном отделе, то суммы представительских расходов устанавливаются там же;
  • если бюджеты составляются по направлениям деятельности или подразделениям, то планировать расходы для этой статьи будут, соответственно, в каждом подразделении (отделе), а планово-бюджетное управление сможет проконтролировать и убедиться в обоснованности представленных затрат.

Как планировать представительские расходы

Определившись с тем, где возникают представительские расходы и в каком объеме, кто отвечает за их планирование, необходимо установить единый принцип планирования затрат.

Размер представительских расходов можно установить в процентах от общих затрат (прямых, косвенных, коммерческих, общеадминистративных), например, 0,01 процента. Значение можно определить экспертным путем либо на основании отчетности прошлых периодов – оценить, какой процент в структуре затрат принадлежал представительским расходам. Полученную сумму необходимо распределить по директорам направлений (руководителям отделов) или подразделениям равномерно или по какому-либо иному принципу. Например, лимиты для директоров можно установить как средние по году на основании анализа расходов за несколько лет. Аналогично для отделов и представительств. Главное, чтобы общая сумма (представительские расходы в коммерческих и общеадминистративных статьях) не превышала установленного предела.

Бюджеты составляют сотрудники на местах – в подразделениях, представительствах, которые планируют назначение и суммы расходов в соответствии с планом мероприятий и другими пожеланиями (например, при проведении маркетинговой акции, представительские затраты можно сопоставить с рентабельностью акции в целом). Далее бюджет передается на согласование в планово-бюджетное управление. Его специалисты проверяют, чтобы расходы не оказались необоснованно высоки: сопоставив их с остальными статьями затрат, где могут возникнуть представительские расходы (командировки, выставки и др.), либо сравнив с аналогичными расходами за прошлые периоды по этому подразделению. Если бюджет предприятия планируется с поправкой на инфляцию, то все расходы, в том числе и представительские, должны быть запланированы с этой поправкой.

Формула. Расчет рентабельности затрат на проведение маркетинговой акции

Как сократить представительские расходы

Используемые обозначения

Расшифровка

Единицы измерения

Источник данных

Р

Рентабельность затрат на проведение акции

%

Результат расчета

ПДТ

Дополнительная прибыль от проведенной акции

тыс. руб.

Определяется по формуле

З

Затраты на проведение акции

тыс. руб.

Отчет о расходах на проведение акций

Бюджет планируется для каждого руководителя в отдельности – устанавливается фиксированная сумма. Лимит выводит планово-бюджетное подразделение на основании анализа фактических затрат за несколько периодов, для точности лучше взять отчеты более чем за три года. Такой подход возможен, когда предприятие давно на рынке, у него сложился определенный имидж, есть готовые стандарты работы с клиентами (например, на праздники всем клиентам презентуется торт или представительские встречи организуются только в определенном ресторане и т. д.). Максимальную сумму расходов можно зафиксировать для каждого месяца или квартала.

Подразделениям средства на представительские расходы можно выделять по запланированным мероприятиям, например, на Новый год, 23 февраля, 8 марта и профессиональный праздник (День строителя, День энергетика и др.), либо установить лимит на один подарок. Планируя представительские расходы генерального директора в офисе компании, нужно оговорить, что именно будет закупаться в офис для гостей, с какой периодичностью и т. д.

Всю процедуру планирования представительских расходов необходимо закрепить в корпоративном стандарте, описывающем процесс бюджетирования. Если представительские расходы нерегулярны, то стоит по мере актуальности издавать приказы, где следует утверждать суммы лимитов для каждого из директоров и подразделений (отделов) предприятия.

Подготовлено по материалам ФСС «Система финансовый директор»

logo
×
Чтобы скачать документ, зарегистрируйтесь на сайте!

"Финансовый директор" - единственный профессиональный ресурс по управлению финансами компании. Материалы подготовлены финансовыми директорами и экспертами. Пройдите короткую регистрацию и получите доступ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
или войти через соц сети
Зарегистрироваться
×
Пожалуйста, войдите на сайт

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться
Простите, что прерываем чтение

"Финансовый директор" - профессиональный ресурс по управлению финансами компании. Авторские материалы подготовлены финансовыми директорами и экспертами находятся в закрытом доступе. Зарегистрируйтесь или войдите через соцсеть, чтобы прочитать эту статью бесплатно

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
или войдите через соц сети
Зарегистрироваться
×

Мы подобрали для вас книги:

Как решать нерешаемые задачи, посмотрев проблему с другой стороны Управление финансовой службой по KPI Как не потерять на налогах: проверенные способы
Скачать бесплатно Скачать бесплатно Скачать бесплатно
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.