Скидка на подписку 20% + 4 месяца бесплатно | 8(800)505-89-86
Журнал "Финансовый директор"

Как контролировать выбор поставщика и исполнение им своих обязательств

  • 31 октября 2018
  • 1485
  • Средний балл: 0 из 5
Как контролировать выбор поставщика и исполнение им своих обязательств

К основным рискам процесса снабжения можно отнести закупки по завышенным ценам или в избыточном объеме у поставщиков, аффилированных с недобросовестными сотрудниками компании, а также приобретение товара ненадлежащего качества, срыв поставок. Наши рекомендации помогут внедрить необходимые контрольные процедуры, чтобы избежать подобных рисков.

При выборе контрагентов и согласовании договорных условий, на которых заключаются контракты, уделите особое внимание:

  • формированию оптимального пула поставщиков, которые могут удовлетворить потребности компании в закупаемых ТМЦ;
  • выбору в установленном порядке из сформированного перечня контрагента, отвечающего заданным критериям;
  • заключению договоров в определенные сроки на условиях, наиболее выгодных для компании.

Основной риск – возникновение личной заинтересованности как со стороны сотрудников службы снабжения, так и со стороны представителей иных структурных подразделений в работе с конкретным поставщиком. В результате создаются реальные возможности для заключения договоров на заведомо невыгодных для компании условиях и необоснованного обогащения недобросовестных сотрудников.

Как разграничить полномочия сотрудников для контроля выбора поставщиков

Предпосылки для злоупотреблений создаются в случае, если полный спектр или существенная часть закупочных функций (начиная от выбора поставщика до проведения оплаты по договору) замыкается на одном должностном лице или структурном подразделении.

В закупочном регламенте перераспределите полномочия в сфере снабжения между различными организационными звеньями. Например, подразделения-заказчики формируют технические требования к закупаемой продукции (работам и услугам) и потенциальному поставщику. Служба снабжения организовывает закупочную процедуру, но непосредственный отбор контрагента проводится на коллегиальной основе с участием представителей подразделения заказчика, службы закупок и иных структурных подразделений. Также служба снабжения проводит преддоговорную работу, но контракт должно будет подписывать должностное лицо, не участвовавшее в непосредственных переговорах с контрагентом. Что же касается оплаты по договору, то ее санкционирует финансовая служба.

Разделите полномочия по заключению договора с поставщиком, текущему взаимодействию с контрагентом и последующей приемке продукции (работ, услуг). Последнюю лучше поручить сотрудникам, которые не взаимодействовали с поставщиком на этапе заключения контракта, это снизит риски возможного сговора и вероятность приемки некачественной продукции (работ, услуг).

Как обеспечить объективность при выборе поставщика

Для повышения объективности выбора поставщиков в регламенте укажите правила их отбора. Установите несколько критериев для оценки всех коммерческих предложений. Последние должны учитывать в комплексе стоимость, качество, сроки поставки и наличие гарантийного обслуживания. Предложения поставщиков лучше сопоставлять не только по цене, а с учетом общей стоимости владения (подробнее см. Как обосновать выбор поставщика).

Регламент может предусматривать различные виды закупочных процедур в соответствии с категорией приобретаемых товаров. Например, в зависимости от стоимости и видов ТМЦ для отдельных групп может быть установлен упрощенный порядок, а для других – исключительно тендерные процедуры.

Для объективного выбора контрагентов включите в состав тендерной комиссии представителей подразделений, формально незаинтересованных в результатах проведения конкурса, например, службу экономической безопасности и финансовый департамент. В целях экономии времени на организацию закупочных процедур проводите тендеры на заключение долгосрочных договоров с поставщиками. Заключение длинных контрактов повышает надежность поставок и дает возможность для получения наиболее выгодных условий от поставщиков (к примеру, скидки за объем закупки). Установите перечень документов, запрашиваемых у поставщиков – это позволит проверить контрагентов на предмет налоговой добросовестности.

Как контролировать проведение тендеров между поставщиками

По наиболее дорогостоящим позициям выборочно проверяйте условия тендерной документации – нет ли в ней завышенных требований к определенному оборудованию. Не исключено, что техническое задание может быть составлено под конкретную компанию, эксклюзивного поставщика определенной марки продукции, а в число участников тендера входят его дружественные фирмы, действующие в координации с потенциальным победителем и создающие только видимость проведения закупочной процедуры. Проверка может выявить наличие необоснованно отклоненных коммерческих предложений с более выгодными условиями.

Создайте единую базу поставщиков и регулярно ее обновляйте. Утвердите основных поставщиков компании, с которыми имеется положительная история сотрудничества. В отношении них контрольные процедуры (проверка на предмет аффилированности и т. п.) можно свести к минимуму.

Создайте на сайте компании специальный раздел, где будут публиковаться акты, регламентирующие закупочную деятельность, планы закупок и соответствующая документация, прочая информация. Это повысит прозрачность работы службы снабжения и позволит избежать ситуаций, когда потенциальные компании-поставщики с привлекательными предложениями не получают информацию о предстоящих тендерах.

Убедитесь, что условия, на которых поставщик выиграл тендер, и условия заключаемого договора совпадают и не противоречат интересам компании. Проверку можно провести по наиболее крупным контрактам. Проверьте, содержит ли договор положения о штрафных санкциях, возлагаемых на поставщика в случае нарушений сроков поставки.

Как контролировать платежи поставщикам

Проверяйте выставленный счет на предмет соответствия условиям договора и бюджету каждый раз перед перечислением оплаты по договору поставщику.

Установите суммовые критерии, по которым платежи на условиях 100-процентной предоплаты должны также обязательно санкционироваться службой безопасности, особенно если речь идет о новом контрагенте. Кстати, это условие прописывается в закупочном регламенте как норматив общего действия. Затем оно может дублироваться в условиях тендерной документации, составляемой к конкретной закупке.

Как контролировать исполнение поставщиком условий договора

Контроль исполнения контрактов подразумевает отслеживание фактов нарушения договоров поставки и выработку мер по своевременному и адекватному реагированию на них (внесение поставщика в стоп-лист, прекращение оплаты и т. п.). А кроме того, организацию контроля приемки ТМЦ и оборудования, в количестве, качестве, номенклатуре и цене, соответствующим условиям заключенных договоров.

Регулярный контроль позволит также выявить факты роста цен за определенный период. В этом случае оправданная реакция компании – переход к альтернативным поставщикам.

Выборочно отслеживайте цены по позициям, на долю которых приходится существенная часть себестоимости продукции. Сравнивайте цены на сайтах поставщиков с теми, что указаны в договорах. Разница может свидетельствовать о возможных злоупотреблениях со стороны службы снабжения.

Предусмотрите процедуру приемки поступивших товаров, включая проверку ТМЦ на предмет соответствия тендерной документации, договору и товаросопроводительным документам. Это позволит, например, пресечь поставку оборудования, бывшего в употреблении, под видом нового. Для снижения вероятности конфликта интересов принимать продукцию должны сотрудники, не участвовавшие во взаимодействии с поставщиком при заключении контракта.

Служба безопасности должна проводить регулярный мониторинг поставщиков на предмет выявления их аффилированности с отдельными сотрудниками компании. Эффективное отслеживание закупочной деятельности также поможет выявить собственные ошибки, допускаемые отдельными подразделениями, приводящие к задержке сроков поставок и штрафным санкциям (например, вовремя не произвели предоплату, не уведомили поставщика, не сделали заявку на транспортировку и т. д.).

Подразделение внутреннего аудита периодически тестирует контроли на предмет получения представления об оценке их эффективности. При необходимости они могут дорабатываться в связи с возросшими рисками бизнес-процесса. Следует проверять закрепление контрольных процедур за ответственными лицами и отсутствие их дублирования.

Подготовлено по материалам ФСС «Система Финансовый директор»

Методические рекомендации по управлению финансами компании

logo
×
Чтобы скачать документ, зарегистрируйтесь на сайте!

"Финансовый директор" - единственный профессиональный ресурс по управлению финансами компании. Материалы подготовлены финансовыми директорами и экспертами. Пройдите короткую регистрацию и получите доступ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
или войти через соц сети
Зарегистрироваться
×
Пожалуйста, войдите на сайт

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться
Простите, что прерываем чтение

"Финансовый директор" - профессиональный ресурс по управлению финансами компании. Авторские материалы подготовлены финансовыми директорами и экспертами находятся в закрытом доступе. Зарегистрируйтесь или войдите через соцсеть, чтобы прочитать эту статью бесплатно

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
или войдите через соц сети
Зарегистрироваться
×

Мы подобрали для вас книги:

Как решать нерешаемые задачи, посмотрев проблему с другой стороны Управление финансовой службой по KPI Как не потерять на налогах: проверенные способы
Скачать бесплатно Скачать бесплатно Скачать бесплатно
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.