Черная пятница! Скидка на подписку 40% 8 (800) 505-89-86
Журнал "Финансовый директор"

Как рассчитать оптимальное количество сотрудников финансовой службы

15 марта 2017
485
Средний балл: 0 из 5

Если требуется сократить расходы на финансовую службу или оптимизировать ее трудозатраты, воспользуйтесь нашими рекомендациями. С их помощью вы быстро рассчитаете оптимальное количество работников, которые возьмут на себя задачи отдела.

Как рассчитать оптимальное количество сотрудников финансовой службы

Если в финансовой службе сотрудников слишком мало, они могут не справиться с объемом работ. Много – будут бездельничать и «съедать» деньги компании. Чтобы избежать подобных проблем, финансовому директору нужно определить оптимальное количество подчиненных.

От чего зависит размер финансовой службы

Чтобы найти резервы для оптимизации штата финансовой службы, проанализируйте функции подразделения и объем операций. Выясните, сколько времени тратят подчиненные на рабочие вопросы.

Идеального соотношения специалистов финансовой службы и общего числа сотрудников компании нет, поскольку нет стандартного набора функций. Чем больше функций контроля, тем более трудоемкими становятся операции, поэтому даже в похожих компаниях число финансовых специалистов может отличаться в несколько раз.

Не всегда при изменении условий в компании у сотрудников меняется объем работы. Например, выручка не влияет на численность финансового подразделения. Предположим, она выросла с 200 000 руб. в день до 2 млн руб. В одной компании раньше сотрудник выставлял один счет на 200 000 руб., а сейчас – такой же, но на 2 млн руб. А другая компания, чтобы заработать 200 000 руб., должна выставлять 20 000 счетов по 10 руб. каждый. Когда выручка увеличилась до 2 млн руб., то счетов и входящих платежных поручений стало 200 000. Поэтому штат сотрудников для их обработки придется расширить.

Чтобы эффективно распределить нагрузку между сотрудниками, нужно посчитать затрачиваемое время на функции. Важны степень автоматизации, дисциплина и правильная мотивация.

Сколько времени сотрудники тратят на рутинные операции

Не пытайтесь нормировать сразу все функции и операции. В первую очередь определите показатель для самого трудозатратного процесса.

Чтобы оценить эффективность работы сотрудника, нужно понимать, сколько времени он на них тратит. Для этого и нужно разработать нормативы, то есть удельные затраты времени на операции. Есть три метода.

Первый метод. Попробуйте найти нужный норматив в открытых источниках информации. Используйте результаты исследований научных институтов, которые занимаются нормированием труда. Минус в том, что подобные исследования часто проводят для крупных корпораций и в открытом доступе почти не публикуют.

Второй метод. Определите норматив с помощью тестовой производительности. Замеры и исследования проведите сами. Используйте:

  • данные следящих программ (контроль работы за компьютером, о наблюдении сотрудник не знает);
  • секундомер (сотрудник знает о наблюдении);
  • данные учета рабочего времени (сотрудник сам сообщает, как долго выполнял задание).

Первые два метода нормирования используйте для коротких, но многочисленных рутинных операций. Таких как ввод и обработка документов, формирование актов сверок, сканирование.

Третий метод. Действуйте по принципу «сколько не жалко» – установите норматив самостоятельно на основе своего профессионального опыта, интуиции и здравого смысла. Этот метод подходит для функций, которые проще оценить сразу в часах.

Какие резервы времени заложить при расчете оптимальной численности сотрудников финансовой службы

В расчет оптимальной численности закладывайте резерв на непредвиденные дела. Чем выше должность подчиненного, тем чаще у него возникают внеплановые события, поэтому времени на них должно быть больше. Если у рядового сотрудника, который выполняет простые и однотипные функции, резерв должен составлять 10 процентов времени, то у ведущего специалиста – 20, а у руководителя – не менее 30.

При нормативе рабочего времени 176 часов в месяц (22 рабочих дня) резерв на непредвиденные дела составит от 18 до 54 часов.

Второй очень важный резерв – личные дела. Обязательно учитывайте время на них, но установите разумный предел – один час в день. Эти дела не зависят от должности, поэтому и норматив одинаков для всех. В пересчете на месяц это 22 часа.

Как посчитать количество рядовых сотрудников и руководителей отделов финансовой службы

Составьте список функций финансовой службы. Сразу учтите периодичность. Непериодические задачи, например внеплановые проверки налоговой инспекции, перечислить и оценить по времени сложно. Поэтому для них вы предусмотрели резерв времени на непредвиденное.

Периодические задачи делятся на ежедневные, еженедельные, ежемесячные, ежеквартальные и ежегодные. Например, сотрудник каждое утро участвует в планерках. Это ежедневная задача. Он ежедневно формирует платежные поручения, но количество в разные дни отличается. В месяц же количество платежек примерно одинаковое, поэтому нужно обозначить эту задачу как ежемесячную.

Когда составите перечень функций и периодичности, с помощью нормативов или принципа «сколько не жалко» рассчитайте время в часах на каждую задачу. Приведите задачи в сопоставимый вид. Время на ежедневные задачи умножьте на количество рабочих дней, на еженедельные – на количество недель и т. д. Годовую загрузку разделите на 12, чтобы получить среднемесячный показатель. Рассчитанные часы общей загрузки подразделения разделите на 176 за вычетом резервов (18 + 22). Так вы получите требуемое количество линейных сотрудников.

Когда будете перечислять функции работников, не забудьте учесть время на участие в рабочих группах. Например, при внедрении новых программных продуктов и на профессиональное обучение.

Формула. Расчет численности сотрудников централизованной бухгалтерии для обслуживания определенного участка учета

NPV формула

Используемые обозначения

Расшифровка

Единицы измерения

Источник данных

C

Численность сотрудников централизованной бухгалтерии, которые будут обслуживать определенный участок учета

Количество человек

Результат расчета

i

Порядковый номер бухгалтерских операций, относящихся к одному участку учета

ед.

Результаты исследования

j

Порядковый номер филиала (дочернего предприятия) компании

ед.

Организационная структура компании (группы компаний)

Oij

Частота проведения i-х бухгалтерских операций, относящихся к одному участку учета и исполняемых для j-го филиала

ед. в месяц

Данные бухгалтерского и управленческого учета

Вi

Время исполнения (норматив) i-й бухгалтерской операции

мин.

Результаты хронометража

Др

Среднее количество рабочих дней в одном месяце

дн.

Производственный календарь

Чр

Длительность одного рабочего дня

ч

Табель учета рабочего времени

После того как рассчитали количество рядовых сотрудников, добавьте руководителей в соответствии с классическими нормами управляемости – один руководитель среднего звена на 5–9 сотрудников.

Сравните расчет численности с действующим штатным расписанием.

Подготовлено по материалам ФСС «Система финансовый директор»

logo
×
Чтобы скачать документ, зарегистрируйтесь на сайте!

"Финансовый директор" - единственный профессиональный ресурс по управлению финансами компании. Материалы подготовлены финансовыми директорами и экспертами. Пройдите короткую регистрацию и получите доступ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
или войти через соц сети
Зарегистрироваться
×
Пожалуйста, войдите на сайт

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться
Простите, что прерываем чтение

"Финансовый директор" - профессиональный ресурс по управлению финансами компании. Авторские материалы подготовлены финансовыми директорами и экспертами находятся в закрытом доступе. Зарегистрируйтесь или войдите через соцсеть, чтобы прочитать эту статью бесплатно

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
или войдите через соц сети
Зарегистрироваться
×

Мы подобрали для вас книги:

Как решать нерешаемые задачи, посмотрев проблему с другой стороны Управление финансовой службой по KPI Как не потерять на налогах: проверенные способы
Скачать бесплатно Скачать бесплатно Скачать бесплатно
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.