Скидка на подписку 20% + 4 месяца бесплатно | 8(800)505-89-86
Журнал "Финансовый директор"

Как критиковать руководство и сотрудников эффективно и без обид

  • 22 сентября 2017
  • 7818
бизнес-тренер
Как критиковать руководство и сотрудников эффективно и без обид

Вы постоянно общаетесь с руководством компании, главами смежных подразделений, сотрудниками и деловыми партнерами. Когда они ошибаются, как сообщаете об этом? Если выбрать верный тон и правильно критиковать, то можно мотивировать коллег, а не настраивать их против себя.

От финансовых директоров я слышу: «Мои сотрудники ничего не понимают, все делают неправильно и обижаются, когда я говорю, как надо. Они затягивают сдачу отчетов, допускают ошибки. С руководителем напряженные отношения, потому что он ничего не понимает в моей работе. Но я не знаю, как сказать ему об этом, ведь я не могу его осуждать». Это стандартная для многих компаний ситуация. Я расскажу, как критиковать так, чтобы не настроить коллег и руководителей против себя, а мотивировать их.

Скачайте дополнительные материалы к статье:

Иконка PDFКак подавить офисный бунт и сохранить команду

Как общаться с сотрудниками

В первую очередь поймите, что вы даете обратную связь, а не критикуете. Когда человек слышит слово «критика», он готовится к борьбе и защите. В этот момент он тратит много эмоций и энергии, чтобы доказать свою правоту и перестает воспринимать и усваивать нужную информацию. Вы говорите: «Вы отвратительно подготовили отчет, даже посчитать правильно не смогли! Вам нужно переделать его так…» После первой грубой фразы сотрудник начинает мысленно выстраивать ответ и искать аргументы в свою защиту. Он уже не слышит ваши пожелания о том, как улучшить его работу. В результате вы получите озлобленного работника и еще один отчет с ошибками.

Обратная связь должна опираться на ваши наблюдения за рабочим поведением, действиями и результатами. Если научитесь конструктивно критиковать, сможете:

  • оценивать прошлый опыт и применять его в текущей ситуации;
  • поддерживать и поощрять действия, ведущие к нужному результату;
  • повышать эффективность сотрудников.

Обычно руководитель в разговоре с коллегами сразу говорит, что сделано плохо, и практически никогда не говорит о хороших результатах. Он считает, что не нужно говорить о достижениях, ведь все должны делать свою работу без ошибок. В теории это верно, но на практике каждый человек нуждается в признании. И если ваш сотрудник не получает поощрения, то через некоторое время он потеряет желание работать и превратится в саботажника. Чтобы закрепить положительный результат, расскажите:

  • что сделано верно;
  • почему это важно для самого сотрудника, подразделения, организации;
  • к каким положительным результатам привели его действия.

Чтобы скорректировать неэффективную работу, обсудите с сотрудником:

  • что он сделал неправильно. Избегайте обобщений: «Вы совсем не умеете работать! Опять дебиторка просрочена!» Лучше скажите: «Вы не сообщили о просроченной дебиторской задолженности»;
  • каковы последствия для него лично, подразделения, организации. Расширьте свою мысль: «Из-за того что вы не проконтролировали задолженность по этому клиенту, мы не успели вовремя принять меры. Мы уже отгрузили ему следующую партию товара, и долг увеличился»;
  • как и почему действовать иначе. Обязательно предложите ему, как действовать и как именно ему изменить поведение. Избегайте обобщений: «Нужно следить за просроченными задолженностями». Посоветуйте: «В следующий раз заранее сообщите мне о нарушении сроков и напишите об этом в коммерческий отдел. Так мы сможем быстро решить проблему, не доводя до критической ситуации»;
  • что подобное поведение недопустимо в будущем. Предупредите о штрафах, санкциях или других возможных последствиях.
Обычно руководитель в разговоре с коллегами сразу говорит, что сделано плохо, и практически никогда не говорит о хороших результатах. Это неправильно.

Следуйте трем правилами, чтобы сказать коллегам об их ошибках в работе.

Правило 1. Расположите к себе сотрудника. Ваш отзыв должен быть:

1. Описательным. Оцените результаты или поведение, не вешайте ярлыки:

Неправильное поведение во время конфликта«Вы необязательны»

Правильное поведение вор время конфликта«Я получил отчет на два дня позже срока»

2. Конкретным, с примерами. Говорите об определенных событиях, ситуациях и поведении. Избегайте обобщений и не оставляйте возможностей двояко толковать. Вы не сможете понять, как именно мотивировать людей с помощью критики, если будете говорить обобщенно. Следите за своими действиями, словами, тоном, выражением лица:

Неправильная критика«Вы молодец! Отличная презентация!»

Как расположить сотрудника«Вы четко выделили три ключевые темы для рассказа, нашли близкий слушателям пример для иллюстрации, задавали вопросы, позволившие в подходящий момент вовлечь аудиторию в обсуждение»

3. Сбалансированным. Если в результатах или поведении сотрудника есть и примеры успеха, и поводы для улучшения, скажите и о том, и о другом. Не фокусируйтесь только на примерах неэффективного поведения или результата.

Правило 2. Выберите подходящее время. Обсуждайте чужую работу один на один и своевременно. Лучше давайте обратную связь сразу после того, как сотрудник повел себя определенным образом:

Неподходящее время «В прошлом квартале вы подготовили хороший отчет по кредитам»

Подходящее время «Вы подготовили качественный отчет по кредитам. На его основе мы проработали дальнейшую кредитную политику и уже договорились с банком»

Правило 3. Сконцентрируйтесь на самом главном. Мотивирующая обратная связь:

  • охватывает небольшое количество тем. Не пытайтесь обсудить слишком много вопросов за один раз, выделите одну-две ключевые области;
  • имеет обоснование. Когда будете описывать действия и результаты и давать оценку, объясните, почему вы считаете их успешными или ошибочными, к каким последствиям они приведут. Объясните, почему нужно что-то изменить и как именно добиться успеха;
  • ведет к обсуждению будущих решений. Хороший итог обратной связи — договоренность о будущих действиях или просьба о помощи.
     

Светлана Бибикова, бизнес-тренер

Отнеситесь к критике как к возможности исправить ошибки в системе. Представьте, как на ваши высказывания отреагирует сотрудник, и постарайтесь не заразиться от него эмоциями. Переведите фокус беседы на саму проблему, а не на то, что он — ее источник.

Чтобы высказать свои замечания подчиненному:

  • мысленно или письменно изложите сами факты ошибок (например, превысили лимит кассы, затраты неверно разнесли по бухгалтерским счетам или статьям учета);
  • если у вас есть с собой документы — посмотрите их вместе;
  • узнайте, как собирается сотрудник исправлять эту ситуацию, и уточните, нужна ли ему ваша помощь;
  • огласуйте с сотрудником сроки устранения ошибки;
  • критикуйте наедине.

Если вы критикуете в письме, избавьтесь от привычки начинать со слов: «Я не понял! А почему? Почему? Сколько можно? До каких пор?» Такие формулировки сразу заставят вашего адресата занять оборонительную позицию, и в итоге вы получите взвинченного и ничего не понимающего сотрудника. Если хотите, чтобы работник быстро устранил ошибки с наименьшими потерями и вынес урок на будущее, оформляйте свои претензии вежливо и понятно.

Вместо письма: «Татьяна Ивановна!!!!! СРОЧНО уменьшите сумму представительских расходов! Вы превысили бюджет!!! Внимательно СМОТРИТЕ СМЕТУ на I квартал 2016 года! У меня возникают сомнения в Вашей квалификации!» напишите: «Татьяна Ивановна! Посмотрите, пожалуйста, сумму представительских расходов за I квартал 2016 года: вкралась ошибка — превысили бюджет на 15 000 руб. Жду исправленный вариант до обеда».

Если вы критикуете в письме, избавьтесь от привычки начинать со слов: «Я не понял! А почему? Почему? Сколько можно? До каких пор?»

Как говорить с руководителем

Прежде чем обсуждать с начальником спорные вопросы, продумайте, что и как вы будете говорить. Предусмотрите возможные возражения. Оценивайте руководителя:

  • конкретно. Описывайте только факты, говорите о действиях и их результатах, а не о предположениях;
  • своевременно. Не откладывайте свой доклад в долгий ящик, если понимаете, что ошибки начальства могут нанести вред работе всей компании;
  • конструктивно. Всегда предлагайте несколько вариантов решения вопроса, с которым пришли. Тогда руководитель поймет, что вы пришли не ругаться и не ставить под сомнение его компетенцию, а совместно решать проблему;
  • перспективно. Укажите на то, как повлияют действия или принятые решения на рабочий процесс, результаты и достижение целей организации;
  • с точки зрения компании. Покажите, что вы нацелены на ее развитие.

Постройте диалог с начальником как обсуждение общей проблемы. Вам нужно совместно ее решить и предотвратить последствия, а не выяснять, кто виноват.

Неправильный диалог«Я стараюсь хорошо делать свою работу, а вы требуете от меня невыполнимого, это невозможно»

Правильный диалог «По вопросу, который вы поставили, я собрал факты (покажите статьи закона, расчеты, графики, схемы и т. д.). Есть три варианта решения (перечислите их). Если примем первое, будут… результаты и… последствия для организации»

Также расскажите о каждом предложенном решении и совместно выберите наилучшее для компании.

Если вы боитесь своего руководителя, обижаетесь на него, чувствуете себя неуверенно, то вам нужно в первую очередь развивать эмоциональную гибкость, самоосознание и самообладание — главные составляющие эмоционального интеллекта.

Постройте диалог с начальником как обсуждение общей проблемы. Вам нужно совместно ее решить и предотвратить последствия, а не выяснять, кто виноват.

Чем начальник может навредить коллективу

Из-за чего падает мотивация сотрудников:

  • нет психологической поддержки со стороны руководителя;
  • нет обратной связи;
  • руководитель чрезмерно вмешивается в работу;
  • руководитель непоследователен в решении служебных проблем;
  • недостижимые цели;
  • нечетко сформулированные цели;
  • конфликты в коллективе;
  • излишний контроль.

Демотивированный сотрудник:

  • считает, что работает на себя, а не на организацию;
  • тратит слишком много времени на перерывы;
  • не принимает на себя вину за сделанное, ищет «козлов отпущения»;
  • не повышает квалификацию, полагается на имеющийся личный опыт, ценности, устоявшиеся традиции;
  • нацелен только на ближайшие перспективы;
  • считает компанию врагом.

Чем начальник демотивирует работника:

  • угрожает и наказывает при редких похвалах;
  • не ценит или мало ценит сделанную работу;
  • критикует при посторонних;
  • поддерживает атмосферу страха;
  • не интересуется предложениями сотрудников;
  • считает, что начальник всегда прав;
  • выделяет фаворитов;
  • увольняет без разбора;
  • постоянно отвергает идеи;
  • обращается с сотрудниками, как с «винтиками».

Демотивированный коллектив:

  • многие опаздывают на работу;
  • у многих обостренные хронические заболевания;
  • часто уходят способные и нужные люди;
  • чрезмерная сухость и невнимание руководителя к запросам сотрудника;
  • недостаточное обучение;
  • низкая сопричастность сотрудников целям организации.

ВИДЕО: Как разобраться, что на самом деле мотивирует сотрудников

Павел Меньшиков, эксперт по повышению эффективности финансовых служб, рассказывает о том, как важно понять, что мотивирует подчиненных.

Подготовлено по материалам журнала "Финансовый директор"

Методические рекомендации по управлению финансами компании

logo
×
Чтобы скачать документ, зарегистрируйтесь на сайте!

"Финансовый директор" - единственный профессиональный ресурс по управлению финансами компании. Материалы подготовлены финансовыми директорами и экспертами. Пройдите короткую регистрацию и получите доступ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
или войти через соц сети
Зарегистрироваться
×

Мы ещё не знакомы?
Давайте познакомимся!

Пользователи, которые зарегистрированы на сайте, имеют ряд преимуществ:
Читают статьи с закрытых материалов
Первыми узнают последние новости
Пользуются всеми возможностями сервисов

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
и получить преимущества!
Зарегистрироваться
×
Пожалуйста, войдите на сайт

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться
Простите, что прерываем чтение

"Финансовый директор" - профессиональный ресурс по управлению финансами компании. Авторские материалы подготовлены финансовыми директорами и экспертами находятся в закрытом доступе. Зарегистрируйтесь или войдите через соцсеть, чтобы прочитать эту статью бесплатно

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
или войдите через соц сети
Зарегистрироваться
×

Мы подобрали для вас книги:

Как решать нерешаемые задачи, посмотрев проблему с другой стороны Управление финансовой службой по KPI Как не потерять на налогах: проверенные способы
Скачать бесплатно Скачать бесплатно Скачать бесплатно
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.