Скидка на подписку 20% + 4 месяца бесплатно | 8(800)505-89-86
Журнал "Финансовый директор"

Удаленная финансовая служба: выгоды и риски для компаний

  • 23 мая 2017
  • 360
генеральный директор «R&C Kyiv Group LLC», доктор философии в области управления человеческими ресурсами, консультант

Собственники и топ-менеджмент компаний все чаще обсуждают вопросы перевода персонала на удаленный режим работы. Уже сегодня каждый 10 сотрудник в мире это – временный, внештатный фрилансер или работающий удаленно. И это быстро растущий тренд. Перед компанией стоит 2 ключевых вопроса: какие бизнес-функции финансовой службы можно перевести на удаленный режим работы и как организовать эффективную работу удаленных команд.

Работа финансовой службы имеет свою специфику, и отличается работой с первичными финансово-бухгалтерскими документами и высокой степенью конфиденциальности. В связи с этим, вопрос перевода финансовой службы на удаленный режим работы имеет свою специфику. Рассмотрим выгоды и риски для компании от перевода финансовой службы на удаленный режим работы.

Выгоды для компаний

  1. Возможность формировать международные команды высококвалифицированных сотрудников, что не всегда возможно в пределах офиса/сов или страны в которой работает компания.
  2. Отсутствие миграционных и визовых ограничений при привлечении иностранных специалистов в команду.
  3. Отсутствие привязки к соблюдению трудового права страны в которой компания осуществляет свою деятельность.
  4. Возможность быстрее и проще масштабировать бизнес.
  5. Экономия ФОТ (фонда оплаты труда) связана с выбором оптимального места налогового резидентства.
  6. Отсутствие затрат связанных с переездом сотрудников (и их семей) в другую страну.
  7. Экономия затрат на офис, содержание офиса, создание, обеспечение и поддержку рабочих мест.
  8. Мультинациональность, мультикультурность, мультирелигиозность, гендерное равенство.
  9. Гибкий график работы и возможность привлекать персонал в режиме 24/7.
  10. Персонализация социальных пакетов.

Скачайте полезный документ:

Иконка WordТрудовой договор с дистанционным сотрудником

Риски для компаний при работе удаленных сотрудников и команд

Ограничения живого личного общения между сотрудниками компании, ее партнерами и клиентами. Так как основные рабочие процессы и коммуникации проходят в онлайн режиме, не все сотрудники готовы только посредством цифровых технологий выстраивать и развивать рабочие отношения. Если внутренние межличностные коммуникации внутри команд и компании возможна наладить через периодические выездные корпоративные мероприятия, где сотрудники могут лично познакомиться друг с другом. То систему коммуникаций с клиентами и партнерами важно продумывать комбинированную, где есть как онлайн, так и офлайн взаимодействие.

Сложности в управлении удаленными сотрудниками и командами. Не во всех компаниях есть менеджмент который умеет эффективно управлять удаленными сотрудниками. Данным навыкам нужно обучать. Сегодня есть разнообразные ИТ-решения которые позволяют перевести большинство бизнес-процессов компании в CRM и ERP-системы. Которые дают возможности для планирования, координации и контроля бизнес-процессов компании. Вместе с тем, управление удаленными командами имеет свою специфику и требует от сотрудников и менеджмента высокого уровня самоорганизации, самоконтроля, ответственности. А также умения создавать атмосферу в которой сотрудники будут хотеть работать с данной компанией. Поскольку, сотрудники в которых есть опыт работы удаленно, более независимые и более склонные к смене компании-заказчика с которой работают. Также важно уметь удерживать и развивать удаленных сотрудников. Через программы развития вовлеченности и лояльности.

Дополнительные логистические и накладные расходы. Они возникают при необходимости передачи документов, осуществления перевозок или оплаты услуг связанных с жизнедеятельностью компании. Так как сегодня уже многие компании используют электронную цифровую подпись, это значительно сокращает затраты на доставку документов. Вместе с тем, для финансовой службы затраты будут связанные с получением и отправкой первичной финансово-бухгалтерской документации, поездками в контролирующие и проверяющие органы власти. Хранением и обработкой  документов, обеспечением их конфиденциальности и сохранности.

Неготовность к переходу в онлайн режим работы менеджмента и сотрудников. Несмотря на то, что новые формы управление вытесняют и заменяют старые методы управления не все готовы принимать изменения. Есть некоторая часть консервативного персонала и менеджмента которые не поддерживают и не воспринимают нововведения, а наоборот всячески им препятствуют. Спецификой удаленной работы, кроме возможности контроля через  CRM и ERP-системы всех действий сотрудников есть еще то, что работа в удаленном режиме ориентирована не на процесс (выполнение работы), а на результат (достижения результата). Не все сотрудники готовы перейти от оценки процесса выполнения работ к оценки результатов их работы. Связи с этим компании которые решили весь или часть персонала перевести на удаленный режим работы должны развивать и поддерживать культуру изменений в компании. Поощрять внедрение современных методов управления компанией.

Соблюдение конфиденциальности. Один из важных риском перед которым стоят компании. Многие компании переводя компании на удаленный режим работы используют бесплатные облака для хранения и обмена информации, а также мессенджеры для коммуникаций. С другой стороны внедрение CRM и ERP-систем в которых есть разные права доступа и использования информации также не всегда гарантируют соблюдение правил конфиденциальности. Зачастую компании подписывают очень детальные и жесткие правила о нераспространении конфиденциальной информации. Важно внедрять не только инструменты, которые позволяют контролировать действия сотрудников, через системы контроля, ограничений и ответственности за нарушения, в внедрять систему культуры работы с информации и конфиденциальности. Для работы удаленной финансовой службы данные риски достаточно высоки. Меры по защите информации и соблюдение конфиденциальности могут быть комбинированные: юридические (договора о нераспространении конфиденциальной информации), технические (установления прав доступа в CRM и ERP-системах), социально-культурные (внедрения культуры работы с информации) и управленческие (мероприятие направленые на повышения уровня лояльности и вовлеченности персонала).

Формирование и управление удаленной финансовой службой

Перед тем как принять управленческое решение о переводе финансовой службы на удаленный режим работы, важно изначально проанализировать:

  1. Какие функции финансовой службы компания готова передать на удаленный режим работы  – возможность выполнять работы удаленно, отсутствие привязки к офису.
  2. Затраты которые понесет компания при выполнении работ удаленно, создание и обслуживание удаленных рабочих мест: компьютеры, мобильные телефону, IP-телефония, услуги удаленных серверов, внедрения CRM и ER-систем. Сегодня рынок данных ИТ решений очень разнообразный и быстро развивающиеся. Компании также активно используют бесплатные облака и мессенджеры, а также ИТ-решения, плата за которые зависит от количества рабочих мест, что является оптимальным для небольшого и среднего бизнеса.
  3. Обеспечение защиты информационной безопасности (защита хранения и обмена информации и данных).
  4. Готовность и умения менеджмента компании эффективно управлять удаленными сотрудниками. Наличие необходимого опыта и компетенций управления удаленными командами.
  5. Экономический эффект от выполнения работ финансовой службы удаленно. Сопоставление затрат на выполнение работ финансовой службы в офисе и удаленно (затраты на содержание и обслуживание рабочих мест).

Если компания проанализировал каждый из пяти пунктов приходит к выводу, что она готова переводить работу финансовой службы на удаленный режим работы. Можно формировать шаги перехода – готовить юридическое, техническое, коммуникационное, социально-культурное и управленческое обеспечение. Проводить обучающие мероприятия направленные на развитие навыков работы удаленно для сотрудников и навыков управления удаленными командами для менеджмента компании. Успешный переход возможный тогда, когда внутрикорпоративная культура будет поддерживать нововведения и изменения, развивать инновационные методы управления компанией.

Методические рекомендации по управлению финансами компании

logo
×
Чтобы скачать документ, зарегистрируйтесь на сайте!

"Финансовый директор" - единственный профессиональный ресурс по управлению финансами компании. Материалы подготовлены финансовыми директорами и экспертами. Пройдите короткую регистрацию и получите доступ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
или войти через соц сети
Зарегистрироваться
×
Пожалуйста, войдите на сайт

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться
Простите, что прерываем чтение

"Финансовый директор" - профессиональный ресурс по управлению финансами компании. Авторские материалы подготовлены финансовыми директорами и экспертами находятся в закрытом доступе. Зарегистрируйтесь или войдите через соцсеть, чтобы прочитать эту статью бесплатно

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
или войдите через соц сети
Зарегистрироваться
×

Мы подобрали для вас книги:

Как решать нерешаемые задачи, посмотрев проблему с другой стороны Управление финансовой службой по KPI Как не потерять на налогах: проверенные способы
Скачать бесплатно Скачать бесплатно Скачать бесплатно
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.