Скидка на подписку 20% + 4 месяца бесплатно | 8(800)505-89-86
Журнал "Финансовый директор"

Как сформулировать будущие результаты проекта автоматизации бюджетирования

  • 29 мая 2018
  • 423
  • Средний балл: 0 из 5
Как сформулировать будущие результаты проекта автоматизации бюджетирования

От качества автоматизации бюджетирования зависит, удастся ли формировать бюджеты по утвержденной методике и оперативно получать данные об их исполнении. Чтобы результаты автоматизации соответствовали ожиданиям, детально проработайте техническое задание для исполнителей. О том, как это сделать, – в наших рекомендациях.

Эффективно ли работает система бюджетирования, во многом зависит от того, качественно ли автоматизировали планирование, учет фактических данных, формирование отчетов об исполнении бюджетов. Чтобы избежать ошибок и сбоев в этих процессах, сформулируйте требования к результатам проекта автоматизации бюджетирования. Заказчик проекта – финансовая служба, а исполнителем может выступать как IT-служба компании, так и специализированная организация.

Разработайте техническое задание и опишите в нем будущие результаты автоматизации. Назначение документа:

  • служит руководством для автоматизации процессов бюджетирования;
  • позволяет контролировать ход и качество работ;
  • помогает тестировать качество работ при приемке;
  • служит обучающим материалом для сотрудников компании, которые работают с блоком бюджетирования в учетной программе.

Зафиксируйте требования к работе блока бюджетирования и задачи разработчика.

Как сформулировать общие требования к проекту автоматизации бюджетирования

Сформулируйте общие требования к проекту автоматизации на основе регламентов бюджетирования, утвержденных в компании.

Включите в первый блок технического задания описание:

В блоке с общими требованиями зафиксируйте, как заказчик и разработчик разделили ответственность за выполнение и качество работ по проекту (см. пример).

Закрепите задачи и ответственность сотрудников, которые будут работать с блоком бюджетирования в учетной программе. Это нужно, во-первых, чтобы разработчики настроили для них права доступа, а во-вторых, чтобы сотрудники заранее знали свои задачи и разобрались, как их выполнять.

Какую справочную информацию отразить в техническом задании при автоматизации бюджетирования

Разработайте и включите в техническое задание глоссарий с определениями терминов, а также справочник с расчетными формулами, которые предстоит использовать при автоматизации бюджетирования. Иначе, если у заказчика и исполнителя возникнут расхождения в трактовке понятий, результат автоматизации будет отличаться от ожидаемого.

Закрепите в техническом задании на автоматизацию бюджетирования, какие справочники необходимы и как должны быть взаимосвязаны их элементы. Укажите ответственных за актуализацию справочников.

Чтобы обеспечить работу блока бюджетирования в учетной программе, нужно создать, например, такие справочники:

  • «Центры финансовой ответственности»;
  • «Статьи бюджетов»;
  • «Версии бюджетов»;
  • «Сценарии планирования».

Как в техническом задании на автоматизацию бюджетирования разработать требования к планированию

Чтобы записывать бюджеты в программу, используйте формы ввода плановых данных – документы планирования. Назовите их, например, «Плановый бюджет». Заполняя форму, ответственный сотрудник должен выбрать вид бюджета, его версию, период бюджетирования.

Закрепите в отдельном разделе технического задания на автоматизацию бюджетирования требования к формированию планов. Опишите:

  • какие документы планирования должны быть в программе;
  • какие показатели они должны содержать;
  • как создавать документы планирования;
  • как формировать бюджеты в программе;
  • как согласовывать бюджеты.

Предусмотрите два метода планирования показателей бюджета:

  • методом начисления – для бюджета доходов и расходов (БДР);
  • кассовым методом – для бюджета движения денежных средств (БДДС).

Опишите в техническом задании алгоритмы, как согласовывать и утверждать проекты бюджетов. Укажите, кто должен визировать документы планирования, прежде чем сотрудник, ответственный за формирование бюджетов, проведет их в программе. Учтите, что бюджеты компании взаимосвязаны друг с другом. Если скорректировать показатели БДР, то изменится и БДДС. Поэтому согласовывать изменения придется в обоих бюджетах.

Как оформить требования к фактическим данным в техническом задании на автоматизации бюджетирования

Закрепите в техническом задании на автоматизацию бюджетирования требования, как отражать в учетной программе фактические данные об исполнении бюджетов. Укажите, с помощью каких документов или обработок фактические данные записывают в программу, какие показатели указывает пользователь, а какие формируются автоматически.

Опишите, как должен действовать пользователь, которому нужно подготовить данные о фактическом исполнении бюджета. Например:

1. Выбрать вид бюджета, для которого он формирует фактические данные: БДР, БДДС и т. д.

2. Заполнить аналитики формы, которая предназначена для ввода данных о факте исполнения бюджета: версия бюджета, период выборки данных, ЦФО и т. д.

3. Проверить корректность сведений о факте исполнения бюджета.

4. Провести документ в программе.

Не забудьте закрепить в техническом задании требования о создании алгоритмов:

1. Проверки корректности взаимосвязей между элементами справочника статей бюджетов и справочников «Статьи движения денежных средств», «Статьи затрат» и «Номенклатурные группы». Необходимо, чтобы программа проверяла наличие взаимосвязей по всем статьям бюджетов и выводила сообщение, если связи отсутствуют. Если этого не предусмотреть в техническом задании, то фактические данные бюджетов окажутся некорректными. Хозяйственные операции, которые содержат в аналитике элементы справочников «Статьи денежных средств», «Статьи затрат» и «Номенклатурные группы», не связанные со статьями бюджетов, не попадут в регистры бюджетирования.

2. Защиты от дублирования данных о фактическом исполнении бюджетов. Если, предположим, один пользователь сформировал документ о фактическом исполнении БДДС за отчетный месяц, то программа не должна позволить другому пользователю провести такой же документ за тот же период повторно.

Как сформулировать требования к отчетности при автоматизации бюджетирования

Сформулируйте в техническом задании на автоматизацию бюджетирования требования к отчетам об исполнении бюджетов.

В разделе технического задания, посвященном требованиям к отчетности по бюджетам, закрепите:

  • формы отчетов о выполнении бюджетов;
  • набор показателей в отчетах по бюджетам;
  • аналитику отчетов;
  • варианты настройки отчетов;
  • варианты группировки и отбора данных.

Как застраховаться от возможных рисков при реализации проекта автоматизации бюджетирования

Включите в техническое задание на автоматизацию бюджетирования раздел с описанием:

  • возможных рисков проекта;
  • способов их минимизации;
  • ответственности заказчика и подрядчика за контроль над рисками.

Этот раздел пригодится, когда вы будете принимать результаты работ: он поможет согласовать разногласия.

Каждый проект автоматизации бюджетирования уникален, перечень возможных рисков зависит от специфики бизнеса и структуры компании. Тем не менее можно выделить одинаковые для всех предприятий группы рисков. Это риски управления:

  • ресурсами проекта;
  • сроками проекта;
  • стоимостью проекта;
  • качеством проекта;
  • коммуникациями проекта.

Перечислите эти группы в техническом задании. При необходимости дополните и детализируйте перечень. Опишите, в чем заключается каждый риск, укажите степень его влияния на результат проекта (уровень критичности риска), способы минимизации и ответственного за управление риском (см. пример).

Подготовлено по материалам ФСС «Система финансовый директор»

Методические рекомендации по управлению финансами компании

logo
×
Чтобы скачать документ, зарегистрируйтесь на сайте!

"Финансовый директор" - единственный профессиональный ресурс по управлению финансами компании. Материалы подготовлены финансовыми директорами и экспертами. Пройдите короткую регистрацию и получите доступ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
или войти через соц сети
Зарегистрироваться
×
Пожалуйста, войдите на сайт

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться
Простите, что прерываем чтение

"Финансовый директор" - профессиональный ресурс по управлению финансами компании. Авторские материалы подготовлены финансовыми директорами и экспертами находятся в закрытом доступе. Зарегистрируйтесь или войдите через соцсеть, чтобы прочитать эту статью бесплатно

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
или войдите через соц сети
Зарегистрироваться
×

Мы подобрали для вас книги:

Как решать нерешаемые задачи, посмотрев проблему с другой стороны Управление финансовой службой по KPI Как не потерять на налогах: проверенные способы
Скачать бесплатно Скачать бесплатно Скачать бесплатно
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.