Черная пятница! Скидка на подписку 40% 8 (800) 505-89-86
Журнал "Финансовый директор"

Четырнадцать неотложных задач перед отпуском

7 июля 2017
330
Средний балл: 0 из 5
директор по экономике и финансам ООО «Российские Коммунальные Системы»
Четырнадцать неотложных задач перед отпуском

Чтобы спокойно уйти в отпуск и не ждать звонков из офиса каждую минуту, нужно заранее подготовиться и передать дела. Своим опытом делится Ирина Антохова, директор по экономике и финансам ООО «Российские Коммунальные Системы».

Сейчас роль финансового директора компании выходит за рамки понятий «казначейство — бюджет — учет — отчетность». Он руководит кроссфункциональными проектами, может отвечать за оптимизацию продуктовой линейки, стратегическое развитие, внедрение Lean-технологий и обладать полномочиями на уровне руководителя компании. Поэтому время, когда финансовый директор уходит в отпуск, часто превращается в тяжелое испытание и для него самого, и для подчиненных, и для руководства.

Я поделюсь своим опытом, который поможет превратить долгожданный отпуск в полноценный отдых для финансового директора и снизить стресс для тех, кто остался на работе. Распишу действия по этапам. Первый лучше сделать заранее, как можно раньше.

Прямо сейчас

Чтобы всегда иметь возможность оперативно уехать в командировку, отпуск или отсутствовать по другим причинам, подготовьтесь заранее и организуйте работу своей команды. Иначе без правильной подготовки коллектива отпуск может превратиться в кошмар для вас и вашего окружения.

Мне очень повезло с сотрудниками — они организованные, мотивированные и неравнодушные к компании. Но у нас небольшая численность при полноценном объеме работы и большом количестве проектов. Поэтому отсутствие каждого сотрудника всегда становится болезненным. Чтобы оптимизировать работу, мы ввели проектное управление. Под проектом подразумеваю любую работу, у которой есть начало, конец, промежуточный и итоговый результаты. Например, подготовка отчета за I квартал. Она имеет промежуточные результаты: закрытый учет по РСБУ, закрытый учет по МСФО и т. д. и итоговый: презентацию для менеджмента и акционера. Задачами мы называем проекты продолжительностью менее двух недель. А вот визирование договоров на предмет налоговых рисков — не проект, а повторяющаяся работа.

Как только начинаем проект или открываем задачу, сразу присваиваем владельца. Он вносит свой проект в общий план работы дирекции. То есть вписывает в файл:

  • название;
  • принадлежность к тому или иному подразделению;
  • фамилию ответственного;
  • статус на текущий момент;
  • план работы и необходимые ресурсы.

Я для себя поставила ограничение — план не должен превышать трех листов формата А3 альбомной ориентации. Если мы выходим за эти пределы, то обсуждаем с руководителем компании перераспределение задач на другие дирекции.

Еженедельно по пятницам мы с ответственными за проекты сотрудниками обсуждаем результаты работы за неделю, сложности и успехи, необходимые ресурсы и ранжирование проектов по приоритету, если возникает конфликт ресурсов. Во время этих обсуждений я, как директор по экономике и финансам, также информирую коллег о статусе своих проектов. Благодаря этому все ключевые сотрудники понимают текущее состояние и механизмы работы всех проектов и могут «подхватить знамя», если одновременно будем отсутствовать и я, и мой заместитель. В свою очередь, заместитель всегда знает, у кого узнать подробности по любому из дел, если появятся вопросы у руководителя компании. Таким образом, несмотря на административную структуру дирекции, фактически у нас есть ряд руководителей проектов и несколько унифицированных специалистов.

Такая работа с персоналом требует дополнительных затрат времени на совещания и реестр проектов. Но мой опыт показывает, что это сполна окупается.

Скачайте полезный документ:

Иконка WordСпискок дел, которые надо сделать финансовому директору перед отпуском

За две недели до отпуска

Срок подготовки к отпуску должен соответствовать его продолжительности. Если уезжаете на две недели, то подготовку начните за это время.

Составьте план работ. Если в вашей дирекции нет общего графика работы, попросите всех зафиксировать задачи и проекты, которыми они занимаются, соедините их в единый план и проведите организационное совещание по статусу дел. Это поможет вам передать дела перед отпуском и принять обратно.

У любого директора есть работа, которую он выполняет только сам. Обсудите с заинтересованными лицами, какие из ваших проектов могут быть приостановлены, какие завершены до отпуска, а какие вы отдадите заместителю. Например, автоматизацию работы другой дирекции можно отложить, а получение рейтинга передать замещающему сотруднику. Составьте план дел, которые вы делегируете, передайте контакты задействованных участников.

Делегируйте. Определите заместителя на время своего отсутствия и утвердите кандидатуру у главы компании. Если вы уходите в отпуск в разгар важного проекта, то лучшей кандидатурой станет его руководитель.

Заместитель должен в первую очередь уметь брать на себя ответственность и принимать решения. Важная задача финансового директора — не демотивировать такого сотрудника. Я часто наблюдаю случаи, когда вернувшийся директор обрушивает на заместителя критику, отменяя приказы, и, что совсем недопустимо, поручает подчиненным переделать работу. С таким подходом будьте готовы, что во время следующего отпуска ваш телефон не будет умолкать, а работа встанет. Даже если вы считаете, что есть более эффективное решение, чем было принято, его надо либо мягко откорректировать, либо смириться с выбранным путем. Конечно, если вы недовольны результатом работы, в следующий раз выберите другого сотрудника. Но подрывать авторитет заместителя, критиковать при подчиненных и наказывать за то, что он дал вам возможность отдохнуть, — стратегическая ошибка.

Мы выбираем заместителя в момент составления плана отпусков и четко отслеживаем пересечения. График можно назвать идеальным, если на протяжении всего вашего отпуска остальные руководители департаментов вашей дирекции находятся на рабочих местах.

Большинство финансовых директоров обладают правом подписи документов и могут принимать самостоятельные решения. Например, утверждать платежи и договоры. Проверьте, имеет ли заместитель необходимые доверенности и технические возможности для этого. Убедитесь, например, что система документооборота позволяет ему утверждать входящие заявки. Не оставляйте никому свой пароль и электронную подпись. Это может создать неприятности в случае недобросовестности или ошибки заместителя и стать формальным поводом для налоговых инспекторов, чтобы не признать операцию.

За неделю до отпуска

Основной этап подготовки начинается за неделю до отъезда:

  • в начале недели на оперативном совещании руководителей и уведомительным сообщением по электронной почте предупредите других директоров и ключевых сотрудников о датах вашего отпуска;
  • укажите, до какого времени коллеги могут решить с вами вопросы в личном порядке;
  • представьте заместителя и сообщите о границах его полномочий (какие вопросы он может решать, какие придется отложить, а по каким из них с вами могут связаться в отпуске);
  • если кто-то из директоров ведет проекты с вашим участием, переключите его непосредственно на куратора проекта от дирекции (это особенно актуально, если другие руководители не работают с вашими подчиненными напрямую, а только через вас);
  • за несколько дней до отпуска оповестите внешних клиентов, например менеджеров ключевых для компании банков.

Вопрос связи обязательно решите заранее. Если вы планируете провести отпуск за границей, обязательно подключите роуминг и выгодный тариф. Убедитесь, что в отеле будет Wi-Fi. Лучше заранее предупредить коллег о том времени, когда вы будете на связи.

По мере готовности обязательно проведите совещание о статусе работ дирекции, чтобы понять, какие есть проблемы. Идеальный вариант — провести отчетную встречу с руководителем компании и вашим заместителем.

Дмитрий Гинкулов, заместитель генерального директора по экономике и финансам ООО «Артпласт»

Все задачи я делю на операционную, проектную деятельность и стратегию.

Операционной деятельностью занимаются сотрудники — все регламентировано и прописано в должностных инструкциях. Руководитель лишь контролирует и разрешает конфликты.

Проектная деятельность также в компетенции сотрудников. Руководитель только помогает решать вопросы по методологии, выбирает оптимальное решение задач.

Стратегия развития направлений и компании — это задача исключительно руководителя. Эти решения принимают на совете директоров в конце отчетного периода и редко меняют в течение года. Поэтому они мало влияют на отпуск.

Перед отпуском я обсуждаю с сотрудниками их проектные задачи, чтобы расставить приоритеты. Если нужно мое участие, то решаю все вопросы. Остальное откладываю до возвращения.

Такой подход позволяет мне полноценно отдыхать без постоянных звонков и ежедневной почты. В крайнем случае, само собой, я доступен по телефону.

Перед отъездом

В последний рабочий день перед отпуском вы должны чувствовать, что дела надежно устроены. Я рекомендую напомнить участникам приостановленных проектов о датах вашего отпуска. Еще раз сообщите им к кому обращаться по переданным делам. Также напомните руководителю компании и его помощнику, кто исполняет ваши обязанности.

Сообщите коллегам удобные для вас способ и время связи. Не забудьте установить на почту функцию «заместитель». Укажите в сообщении:

  • причину и срок вашего отсутствия;
  • координаты заместителя или руководителей проектов;
  • предпочтительный способ связи с вами.

Перед отъездом встретьтесь с заместителем. Еще раз кратко оговорите его полномочия и подтвердите, что поддержите его решения. Напомните ему, какие дела вы будете контролировать по электронной почте. Я предпочитаю, чтобы по основным вопросам в переписке сотрудники продолжали ставить меня в копию, даже когда я в отпуске. Это создает взаимное ощущение контроля и позволяет мне легко войти в курс дел. При этом я не читаю всю почту. Если поступило сообщение, на которое необходимо обратить внимание, заместитель присылает мне SMS.

Когда все дела устроены и вы спокойны за работу, можно идти в отпуск. Хорошего отдыха!

Подготовлено по материалам журнала «Финансовый директор»

logo
×
Чтобы скачать документ, зарегистрируйтесь на сайте!

"Финансовый директор" - единственный профессиональный ресурс по управлению финансами компании. Материалы подготовлены финансовыми директорами и экспертами. Пройдите короткую регистрацию и получите доступ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
или войти через соц сети
Зарегистрироваться
×
Пожалуйста, войдите на сайт

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться
Простите, что прерываем чтение

"Финансовый директор" - профессиональный ресурс по управлению финансами компании. Авторские материалы подготовлены финансовыми директорами и экспертами находятся в закрытом доступе. Зарегистрируйтесь или войдите через соцсеть, чтобы прочитать эту статью бесплатно

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
или войдите через соц сети
Зарегистрироваться
×

Мы подобрали для вас книги:

Как решать нерешаемые задачи, посмотрев проблему с другой стороны Управление финансовой службой по KPI Как не потерять на налогах: проверенные способы
Скачать бесплатно Скачать бесплатно Скачать бесплатно
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.