Скидка на подписку 20% + 4 месяца бесплатно | 8(800)505-89-86
Журнал "Финансовый директор"

Как планировать закупки при составлении бюджета

  • 29 декабря 2017
  • 586
  • Средний балл: 0 из 5
Как планировать закупки при составлении бюджета

Одна из самых существенных составляющих бюджета компании – это бюджет закупок ресурсов, которые ей потребуются для ведения деятельности. Предлагаемые рекомендации помогут качественно организовать процесс его формирования, подготовить максимально точный план закупок в натуральном и стоимостном выражении.

Как планировать административно-управленческие расходы при подготовке бюджетов

Чтобы достоверно спланировать и в дальнейшем иметь возможность контролировать административно-управленческие расходы, можно рекомендовать следующий алгоритм:

  • определить аналитику, которая нужна для планирования и контроля административных расходов;
  • распределить ответственность по центрам финансовой ответственности;
  • утвердить сроки и порядок планирования;
  • объяснить принципы планирования ответственным исполнителям;
  • обсудить параметры бюджета с руководителями центров финансовой ответственности;
  • проанализировать показатели бюджета.

Как определить аналитику, которая нужна для планирования и контроля административных расходов

Первая дилемма, с которой сталкивается любая компания в процессе планирования административно-управленческих расходов, – насколько детальные сведения нужны. Для качественного анализа затрат потребуются как минимум следующие аналитические срезы:

  • центр финансовой ответственности (ЦФО);
  • статья затрат (на основе принятого классификатора затрат);
  • месяц начисления (период отнесения затрат);
  • месяц платежа (период осуществления выплат);
  • операционные расходы или капитализируемые затраты (OPEX–CAPEX);
  • регулярность (регулярные или нерегулярные затраты);
  • название проекта (вводится для нерегулярных операционных расходов и капитализируемых затрат. Не заполняется, если дополнительная детализация не нужна);
  • версия бюджета.

Такая детализация позволит финансовому директору проанализировать, как и на что подразделения тратят деньги, насколько сократились или возросли отдельные статьи расходов в процессе согласования бюджета, насколько увеличились регулярные издержки по сравнению с прошлым годом.

Разделение административно-управленческих расходов на регулярные и нерегулярные поможет расставить приоритеты и пригодится, когда возникнет необходимость срочно сокращать расходы. К нерегулярным затратам можно, например, отнести издержки на проведение дью-дилидженс приобретаемой компании, планируемые финансовым и юридическим департаментами. В отличие от регулярных расходов, для которых можно установить лимиты или нормативы (например, исходя из расчета на одного сотрудника или квадратный метр площади) и сравнить с показателями за прошлые годы, нерегулярные затраты лучше суммировать по всем ЦФО, сгруппировать по проектам, а затем ранжировать по значимости. Первая группа (наиболее приоритетные) – это те, без которых работа компании рискует остановиться. Вторая группа – проекты, которые могут принести ощутимую прибыль, а третья – способствующие повышению эффективности работы отдельного подразделения или компании в целом. Как правило, каждый из таких проектов по отдельности не требует существенных средств, но в сумме по всем ЦФО набегает внушительная цифра. В том случае, если потребуется сократить административно-управленческие расходы, предприятие сможет безболезненно отказаться от менее приоритетных проектов и не тратить ограниченные ресурсы и время на улучшение бизнес-процессов.

Как распределить ответственность по центрам финансовой ответственности

При распределении ответственности между подразделениями лучше руководствоваться «функциональным подходом», в соответствии с которым каждый ЦФО планирует так называемые централизованные расходы. Например, бюджет зарплаты контролируется департаментом персонала, бюджет офисных расходов – административным департаментом. Кроме того, каждое подразделение планирует расходы в рамках исполняемых им функций в разрезе статей затрат (нецентрализованные расходы), конкретных проектов и мероприятий, которыми оно управляет. Если на данном этапе нет информации о том, что это будет за проект или мероприятие, в качестве названия статьи можно указать: «Резерв».

При составлении бюджета административно-управленческих расходов лучше планировать с нуля. Фактически это означает, что руководителям подразделений придется доказать обоснованность всех затрат, заложенных ими в бюджет. Использование показателей за прошлый год в качестве аргумента недопустимо, исключение составляют регулярные затраты, по которым можно сравнить нормативы текущего и будущего года.

Например, норму для расхода ГСМ можно рассчитать по формуле:

Формула. Месячная норма расхода горюче-смазочных материалов для офисного автотранспорта

Qн = 0,01 х Нб х S x (1 + 0,01 x D)

Используемые обозначения

Расшифровка

Единицы измерения

Источник данных

  Qн

Нормативный расход топлива

л/мес.

Результат расчета

  Нб

Базовая норма расхода топлива на пробег автомобиля

л/100 км

Технический паспорт автомобиля

  S

Пробег автомобиля

км

Показания приборов

  D

Поправочный коэффициент (суммарная относительная надбавка или снижение) к норме

%

Распоряжение Минтранса России о введении норм расходов на ГСМ

Как утвердить сроки и порядок планирования бюджета

Как правило, все принципы бюджетного управления компании прописываются в бюджетном регламенте. Когда компания активно развивается, а ее организационная структура ежегодно пересматривается, вполне достаточно приказа генерального директора, в котором будут указаны сроки, ответственные сотрудники и т. д. Для начала потребуется составить и утвердить:

  • список центров финансовой ответственности, в том числе конкретных исполнителей, непосредственно отвечающих за подготовку бюджета, а также руководителей ЦФО;
  • сроки планирования – план-график с перечнем сроков и задач для ответственного исполнителя и руководителя ЦФО, бюджетного контролера, финансового директора;
  • методологические принципы бюджетирования административно-управленческих расходов – описание назначения и содержания справочников, в разрезе которых бюджетируются административно-управленческие расходы, методологии функционального планирования и принципов планирования;
  • форматы представления бюджетов ЦФО (для каждого подразделения конкретная форма представления данных).

Все перечисленное имеет смысл утвердить приказом по предприятию, сопроводив его необходимыми приложениями. Такой приказ будет лучше восприниматься сотрудниками, поскольку в нем нет ссылок на другие документы, а сроки бюджетирования адаптированы к конкретному графику событий предприятия в текущем году.

Как объяснить принципы планирования административно-управленческих расходов ответственным исполнителям

Прежде чем приступать к контролю установленных приказом правил, стоит ввести в курс дела всех ответственных исполнителей. И эту работу имеет смысл поручить бюджетному контролеру, ведь именно ему предстоит в дальнейшем общаться с центрами финансовой ответственности и анализировать бюджеты. Будет лучше, если контролер лично встретится с ответственными исполнителями каждого подразделения (причем по отдельности) и на фактических цифрах разъяснит принципы планирования. После того как ответственные менеджеры спланируют расходы на следующий год, бюджетному контролеру останется проверить корректность разбивки затрат по статьям.

Как определить параметры бюджета с руководителями центров финансовой ответственности

Рассматривая бюджет административно-управленческих расходов конкретного подразделения, финансовый директор и руководитель ЦФО должны обсудить в рамках встречи следующие вопросы:

  • что сделать, чтобы регулярные расходы не росли;
  • в чем преимущества или риски для компании от каждого из запланированных нерегулярных расходов (рассматриваются все проекты и мероприятия).

Если в центре финансовой ответственности не могут заранее определить, сколько именно денег потребуется на тот или иной проект, то в бюджет подразделения добавляется еще одна статья – «Резервный проект», под которую резервируются денежные средства.

Поскольку на практике ЦФО нередко умышленно завышают собственные расходы, рассматривая бюджетирование как возможность получить дополнительное финансирование, план административно-управленческих расходов каждого подразделения понадобится актуализировать, как только у компании появятся новые проекты или мероприятия.

По окончании процесса бюджетирования необходимо собрать всех руководителей ЦФО на общем совещании и ознакомить их с общим бюджетом административно-управленческих расходов.

Как анализировать показатели бюджета административно-управленческих расходов

Чтобы судить о том, насколько реалистичен сформированный бюджет административно-управленческих расходов, стоит попытаться ответить на следующие вопросы:

  • насколько отличаются фактические и прогнозные статьи расходов за 2011 год и их плановые значения на 2012 год (все в разрезе ЦФО);
  • по каким причинам возникли отклонения (обычный факторный анализ);
  • есть ли какие-либо резервы для оптимизации затрат (пересмотреть список проектов на 2012 год).

Подготовлено по материалам ФСС «Система финансовый директор»

Методические рекомендации по управлению финансами компании

logo
×
Чтобы скачать документ, зарегистрируйтесь на сайте!

"Финансовый директор" - единственный профессиональный ресурс по управлению финансами компании. Материалы подготовлены финансовыми директорами и экспертами. Пройдите короткую регистрацию и получите доступ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
или войти через соц сети
Зарегистрироваться
×
Пожалуйста, войдите на сайт

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться
Простите, что прерываем чтение

"Финансовый директор" - профессиональный ресурс по управлению финансами компании. Авторские материалы подготовлены финансовыми директорами и экспертами находятся в закрытом доступе. Зарегистрируйтесь или войдите через соцсеть, чтобы прочитать эту статью бесплатно

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
или войдите через соц сети
Зарегистрироваться
×

Мы подобрали для вас книги:

Как решать нерешаемые задачи, посмотрев проблему с другой стороны Управление финансовой службой по KPI Как не потерять на налогах: проверенные способы
Скачать бесплатно Скачать бесплатно Скачать бесплатно
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.