Скидка на подписку 20% + 4 месяца бесплатно | 8(800)505-89-86
Журнал "Финансовый директор"

Как проверить бюджет расходов на информационные технологии

  • 10 января 2018
  • 110
Как проверить бюджет расходов на информационные технологии

Рекомендации подскажут, как убедиться, что в бюджете расходов на информационные технологии нет ошибок, что в него не включили лишние статьи и не завысили плановые затраты. Они пригодятся компаниям из любой отрасли.

Как проверить бюджет расходов на информационные технологии

Оценивая достоверность бюджета расходов на информационные технологии, действуйте по плану:

  • проверьте корректность классификации статей;
  • удостоверьтесь, что плановые затраты соответствуют факту предыдущих периодов;
  • сопоставьте цены поставщиков оборудования, программного обеспечения и оргтехники со среднерыночными.

Как убедиться в корректности плановых расходов в IT-бюджете

Проверяя бюджет расходов на информационные технологии, первым делом попросите его владельца прислать расшифровки по каждой статье с указанием натуральных и денежных показателей.

Далее проверьте корректность квалификации затрат – соответствует ли она учетной политике. На этом этапе можно выявить лишние расходы, не связанные с бюджетом. Например в статью «Расходы на связь» зачастую попадают затраты на рассылку почтой писем, извещений контрагентам.

Затем сверьте плановые затраты по каждой статье с фактом за прошлые годы. По всем отклонениям владелец бюджета должен представить пояснения. Если в прошлом году компания потратила на ремонт одного компьютера в среднем 4000 руб., а на будущий год IT-служба планирует 4500 руб., это повод для разбирательств.

Следующий шаг – проверка расходов в IT-бюджете на соответствие утвержденным регламентирующим документам. Чтобы не запутаться, данные можно свести в таблицу. Как вариант – объедините все заявки от владельцев бюджетов на покупку оборудования и оргтехники в одну. Покупки оправданы, если собственник компании планирует расширять бизнес, набирать новых людей.

Для проверки операционных расходов сотрудников IT-отдела достаточно сверить их численность и зарплату со штатным расписанием компании на будущий год. По командировкам стоит запросить пояснения, кто едет, куда едет, с какой целью. Расходы на проезд, проживание, суточные сравните с нормами и лимитами. Если они не совпадают, попросите прокомментировать это руководителя IT-отдела. По статье «Обучение» хорошо бы уточнить, предусмотрено ли оно в годовом плане обучения сотрудников на следующий период. Затем выясните название курсов, кто на них пойдет и какую пользу принесет обучение предприятию.

Формула 1. Расчет плановой стоимости проживания сотрудника в период обучения

 СПо = СР х Тп

Используемые обозначения

Расшифровка

Единицы измерения

Источник данных

  СПо

Плановая стоимость проживания в период обучения

руб.

Результат расчета

  СР

Стоимость одноместного размещения в гостинице

руб./сут

Открытые источники информации о стоимости предоставляемых гостиницами услуг

  Тп

Время проживания с учетом дней прибытия и отъезда

сутки

Программа обучения

Формула 2. Расчет плановых суточных расходов сотрудника на период обучения

 С = СН х То

Используемые обозначения

Расшифровка

Единицы измерения

Источник данных

  С

Плановые суточные расходы в период обучения

руб.

Результат расчета

  СН

Норма суточных расходов

руб./дн.

Положение о командировках или другие внутренние регламентирующие документы компании

  То

Плановое время обучения (включая время на дорогу туда и обратно)

дни

Программа обучения

Как проверить цены поставщиков в бюджете расходов на информационные технологии

Чтобы убедиться, что цены на покупку оборудования, ремонт техники указаны в бюджете расходов на информационные технологии корректно и они не завышены, сверьте их на соответствие договорным условиям и рыночному уровню. Хорошо бы зайти на официальные сайты действующих поставщиков, изучить цены на оборудование, комплектующие, лицензии в их прайс-листах, сопоставить с указанными в договоре и в бюджете.

Далее просмотрите в открытых источниках информацию об альтернативных поставщиках, изучите их сайты, запросите коммерческие предложения. Не забудьте уточнить условия оплаты и доставки.

Если в бюджете расходов на информационные технологии цены выше нижней границы рынка (среднерыночного уровня), запросите комментарии у владельца бюджета.

Проверяя статью «Услуги сторонних компаний», запросите договоры у владельца бюджета с их поставщиками. Чтобы убедиться, что компания в будущем году аутсорсерам не переплатит, обратите внимание на следующее:

  • указаны ли в контрактах наименования услуг (например, создание локальной сети в новом магазине, обслуживание и администрирование сетевой инфраструктуры);
  • описаны ли правила контроля их качества;
  • закреплен ли алгоритм расчета стоимости услуг и форма их оплаты. Если в договоре с аутсорсером не зафиксирована цена единичной стандартной работы (тариф), объем услуги в натуральном выражении, пересчитать итоговые цифры и сравнить их с указанными в бюджете IT-расходов не получится.

Подготовлено по материалам ФСС «Система финансовый директор»

Методические рекомендации по управлению финансами компании

logo
×
Чтобы скачать документ, зарегистрируйтесь на сайте!

"Финансовый директор" - единственный профессиональный ресурс по управлению финансами компании. Материалы подготовлены финансовыми директорами и экспертами. Пройдите короткую регистрацию и получите доступ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
или войти через соц сети
Зарегистрироваться
×
Пожалуйста, войдите на сайт

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться
Простите, что прерываем чтение

"Финансовый директор" - профессиональный ресурс по управлению финансами компании. Авторские материалы подготовлены финансовыми директорами и экспертами находятся в закрытом доступе. Зарегистрируйтесь или войдите через соцсеть, чтобы прочитать эту статью бесплатно

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
или войдите через соц сети
Зарегистрироваться
×

Мы подобрали для вас книги:

Как решать нерешаемые задачи, посмотрев проблему с другой стороны Управление финансовой службой по KPI Как не потерять на налогах: проверенные способы
Скачать бесплатно Скачать бесплатно Скачать бесплатно
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.