Черная пятница! Скидка на подписку 40% 8 (800) 505-89-86
Журнал "Финансовый директор"

Как составить управленческую отчетность в два раза быстрее

15 января 2019
655
Средний балл: 0 из 5
Как составить управленческую отчетность в два раза быстрее

В среднем на закрытие года у российских компаний уходит 24 рабочих дня — показал опрос редакции. Но есть те компании, кто успевают за 10 дней. Мы собрали решения, которые помогли им ускорить работу.

Каждая четвертая российская компания формирует управленческую отчетность за год только к концу января. А почти половине организаций требуется еще больше времени — до середины февраля.

Опрос показал, что оперативнее всех работают средние компании. 72 процента из них успевают закрыть отчетность за полмесяца или быстрее. Больше 50 процентов крупных и мелких предприятий тратят месяц на то, чтобы подвести итоги года.

Рисунок 1. Сколько времени уходит на подготовку годовой управленческой отчетности у российских компаний

Как составить управленческую отчетность в два раза быстрее

Руководство же требует готовую отчетность чуть ли не в первую рабочую неделю января. Основная сложность, которая мешает финансистам ускориться, — отсутствие всех данных и документов. Кроме этого, тормозит работу излишняя детализация отчетов и то, что в течение года меняются принципы управленческого учета из-за новых требований акционеров.

Рисунок 2. Что мешает составить управленческую отчетность

Как составить управленческую отчетность в два раза быстрее

 

Скачать инструкцию, как составить экспресс-отчетность

 В статье мы собрали решения, которые помогли вашим коллегам на практике сократить период подготовки управленческой отчетности, в том числе годовой.

Используйте правило «11 + 1»

Чтобы быстрее подвести итоги года, защитите у руководства промежуточную отчетность. То есть тот же комплект отчетов, который вы готовите по результатам года, но за 11 месяцев.

Так вы сможете заранее узнать, какие данные сложно собрать, и принять меры, чтобы оперативно получить показатели декабря. При этом у вас будет время, чтобы при необходимости изменить комплект отчетов или доработать их формы. Например, успеете заменить один отчет другим или добавить недостающий.

Читать подробнее про правило «11 + 1»

Ограничьте количество отчетов и показателей

Каждый четвертый финансовый директор считает, что быстро получить результаты года мешает слишком большое количество отчетов, которые вдобавок перегружены показателями. Если в вашей компании такая же проблема, воспользуйтесь правилом «7 на 7»: готовьте не более семи отчетов, каждый из которых содержит не более семи показателей.

Данных слишком много и придерживаться этого правила невозможно?

Ограничить количество отчетов и показателей

Не делайте руками

Если в компании нет дорогой ERP-системы или своих разработчиков, придется потратить не один день на то, чтобы консолидировать данные от всех подразделений и филиалов. Частично решить проблему можно, используя связку PowerQuery и сводных таблиц Excel.

Например, годовая отчетность компании «Альфа» содержит такие показатели, как время выполнения заказов, число привлеченных или перешедших к конкурентам клиентов. Финансовая служба получает эти данные от подразделений, которые за них отвечают. В итоге выходит более ста файлов, из которых надо извлечь данные по одному параметру.

Если копировать и вставлять информацию, скорее всего, возникнут ошибки. Процесс отнимает много времени, а если исходные данные поменяются, придется переделывать всю работу.

Собрать данные быстрее

Не ждите всех данных

Собирать все цифры финансовая служба будет до конца I квартала. В управленческой отчетности можно сделать допущения, чтобы составить ее быстрее. Не дожидайтесь, пока центры финансовой ответственности представят первичные документы, — соберите то, к чему можете получить доступ быстро, например данные из учетной системы, а остальное спрогнозируйте.

Какие допущения можно делать в управленческих отчетах

Начните раньше

В крупных компаниях часто на декабрь и январь приходится много трудозатратных дел. Например, инвентаризация. Чтобы освободить время в дни, когда собираете отчетность, перенесите эти задачи на октябрь или ноябрь. Тогда вы сможете 90 процентов объемных задач выполнить к первой декаде декабря. Запланировать перенос таких мероприятий лучше в сентябре.

Разделите расходы

На первое января у компаний есть данные по доходам, а по расходам — далеко не все. Чтобы получить отчетность быстрее, разделите расходы на три группы.

Разделить расходы

Не жалейте внеурочные

В первый рабочий день января из всех сотрудников, которые задействованы в подготовке годовой отчетности, к работе приступают 20–30 процентов. Остальные ждут, пока коллеги выполнят свою часть задачи.

Чтобы сэкономить время, определите, кто отвечает за первые этапы подготовки отчетности. Договоритесь, что они выйдут на работу в последние выходные декабря или в начале января, во время праздников.

Как уговорить сотрудников

logo
×
Чтобы скачать документ, зарегистрируйтесь на сайте!

"Финансовый директор" - единственный профессиональный ресурс по управлению финансами компании. Материалы подготовлены финансовыми директорами и экспертами. Пройдите короткую регистрацию и получите доступ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
или войти через соц сети
Зарегистрироваться
×
Пожалуйста, войдите на сайт

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться
Простите, что прерываем чтение

"Финансовый директор" - профессиональный ресурс по управлению финансами компании. Авторские материалы подготовлены финансовыми директорами и экспертами находятся в закрытом доступе. Зарегистрируйтесь или войдите через соцсеть, чтобы прочитать эту статью бесплатно

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
или войдите через соц сети
Зарегистрироваться
×

Мы подобрали для вас книги:

Как решать нерешаемые задачи, посмотрев проблему с другой стороны Управление финансовой службой по KPI Как не потерять на налогах: проверенные способы
Скачать бесплатно Скачать бесплатно Скачать бесплатно
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.