Скидка на подписку 20% + 4 месяца бесплатно | 8(800)505-89-86
Журнал "Финансовый директор"

Какие нестандартные отчеты помогут контролировать расходы в «1С»

  • 17 января 2019
  • 1554
  • Средний балл: 0 из 5
Какие нестандартные отчеты помогут контролировать расходы в «1С»

Редакция «Системы Финансовый директор» выбрала настраиваемые отчеты с показателями, которых не найдете в базовых конфигурациях «1С»: финансовый результат от закупок, маржинальный доход от продаж в детализации по номенклатуре.

Финансовые директора поделились опытом, какие отчеты в «1С» они используют, чтобы контролировать закупки, продажи, поступление первичных документов от контрагентов, исполнение договоров с контрагентами, прогнозные финансовые результаты по контрактам, ход реализации проектов, исполнение бюджета. В решении вы найдете инструкции к отчетам и пояснения для технического задания программистам.

Отчет для контроля закупок

Какие нестандартные отчеты помогут контролировать расходы в «1С»

Компания, в которой я работаю, занимается строительством. Бухгалтерский учет ведем в программе «1С: Подрядчик строительства 4.0. Управление финансами, редакция 2.0». Бухгалтерские данные подробно не детализируем, чтобы не усложнять учет по РСБУ. Для управленческого учета и отчетности с 2018 года используем внешнюю базу «ЭКСТРО» на платформе «1С». В нее автоматически попадают документы бухгалтерского учета, когда бухгалтеры проводят операции. Программа проверяет введенные данные и при необходимости автоматически дополняет их недостающими реквизитами – например, «Подразделение», «Номенклатурная группа».

Расходы на материалы – одна из самых значимых статей затрат в строительстве, поэтому мы стали ежедневно формировать управленческий отчет «Ведомость материалов». С помощью отчета контролируем закупки и приемку ресурсов.

Пока отчета не было, закупки контролировали по бухгалтерским оборотно-сальдовым ведомостям. Служба снабжения вела учет исполнения заявок на закупку материалов формально, используя Excel. У руководства компании постоянно возникали вопросы, насколько достоверны данные, нередко выявляли факты злоупотреблений и хищений. Кроме того, приходилось тратить много времени на то, чтобы собрать информацию со всех территориальных подразделений.

Отчет позволяет ежедневно отслеживать по каждому проекту, сколько материалов оплатили, сколько поступило на склад, сколько осталось закупить, исходя из заложенного в бюджет лимита, а также финансовые результаты от закупок. Благодаря отчету нам удалось уменьшить излишки запасов, избежать закупок по завышенным ценам, исключить потери, связанные с хищениями персонала. Мы снизили трудоемкость подготовки отчетности о закупках и повысили достоверность данных.

Составить отчет для контроля закупок

Отчет для анализа продаж

Какие нестандартные отчеты помогут контролировать расходы в «1С»

Чтобы контролировать и анализировать продажи, с 2017 года наша компания применяет специальный управленческий отчет. Мы формируем отчет в программе «1С: ERP Управление предприятием 2».

Благодаря отчету ежедневно получаем актуальную информацию по каждой номенклатуре – о выручке, скидках, расходах, финансовых результатах от продаж. Это позволяет оперативно принимать решения по изменению ассортимента, ценовой политике, маркетинговым акциям.

Варианты отчета. Отчет для анализа продаж можно формировать в трех вариантах: до конца месяца, за месяц до его закрытия в учете, за период (месяц, квартал, год) после закрытия в учете. Содержание и точность отчета зависит от того, какие есть исходные данные на момент анализа.

Оперативный отчет используем в течение незавершившегося месяца, чтобы анализировать объемы продаж и их эффективность исходя из цены, скидок и плановых (нормативных) расходов. Такой отчет аналитик формирует практически ежедневно, отфильтровывая данные по интересующим контрагентам и номенклатуре. Информация о продажах – их количестве, стоимости, скидках, ценах – отражается по факту. Сведения о премиях и бонусах отсутствуют, поскольку до окончания месяца не известна их величина – она зависит от объема продаж. Все расходные составляющие считаем по нормативам.

Оперативный отчет о результатах работы за месяц формируем до 5-го числа месяца, следующего за отчетным, – до того, как бухгалтерия закроет отчетный период. Отчет позволяет анализировать финансовые результаты – прибыль на единицу и на весь объем реализации исходя из информации о фактических продажах, бонусах, фактических переменных затратах и нормативов всех остальных расходов. Мы автоматизировали расчет бонусов по окончании месяца. Этот отчет позволяет оперативно оценить потенциальный финансовый результат за месяц. При этом учитываем, что периодические затраты, например на ремонты помещения и оборудования, рекламные и маркетинговые акции, могут отличаться от плана. Тогда и фактические результаты окажутся иными.

Отчет для анализа продаж формируем после того, как бухгалтерия закрывает отчетный месяц. Отчет составляем на основе фактических затрат вместо нормативных. Он позволяет анализировать продажи по каждой номенклатуре и контрагенту, оценивать доходы, маржинальность и иные стоимостные показатели.

Составить отчет для анализа продаж

Отчет для контроля поступления первичных документов от контрагентов

Какие нестандартные отчеты помогут контролировать расходы в «1С»

Правильно оформлять документы на поступление и выбытие ТМЦ необходимо не только чтобы соблюсти правила бухгалтерского учета. Если документов нет или их неверно оформили, компания рискует остаться без оплаты от контрагентов и получить отказ в суде.

Несколько лет назад наша компания теряла значительные суммы из-за отсутствия корректно оформленных документов. Когда дебитор не оплачивал поставки, взыскать задолженность можно было только через суд. Однако прежде, чем рассмотреть иск, судебные органы требовали оригиналы всех документов по работе с контрагентом, за всю историю сотрудничества с ним. Недостаточно было предъявить только акт сверки, даже если его подписали обе стороны. Если на предприятии были лишь копии накладных, суд отклонял иск, считая долг неподтвержденным. Компания несла ущерб, равный сумме поставки.

Кроме того, если у нас не было всех первичных документов, налоговая инспекция доначисляла НДС и налог на прибыль на документально не подтвержденные операции. Ущерб предприятия составлял более 30 процентов от суммы такой поставки без учета пеней и штрафа.

Чтобы снизить потери компании из-за отсутствия первичных документов, мы разработали и с 2012 года стали применять специальный управленческий отчет. Его внутреннее название в компании – «Отчет по возвратным документам». Мы формируем этот отчет в программе «1С: Предприятие 7.7», используя конфигурацию «Производство + Услуги + Бухгалтерия».

Отчет помогает организовать управление сбором недостающих документов. По нему мы отслеживаем, по каким операциям компания не получила документы, какие документы потеряли или некорректно оформили. За время использования отчета количество отсутствующих накладных сократилось с 17 до 0,5 процента. Нам удалось минимизировать потери компании из-за недостающей первички.

Составить отчет для контроля первички от контраентов

Отчет для контроля реализации проектов

Какие нестандартные отчеты помогут контролировать расходы в «1С»

Компания, в которой я ранее работал, занимается автоматизацией учетных систем, у нее проектная организация работ. Несколько лет назад руководство провело аудит системы менеджмента качества и выяснило, что фактическая трудоемкость проектов существенно превышает плановую. Причина – слабый контроль выполнения проекта.

На начальном этапе в учетную систему вводили только плановое количество часов в целом по проекту. Участники отражали фактически отработанные часы также в целом по проекту. Ход работ анализировали раз в месяц: проверяли соотношение плановых и фактических сроков. Сложность этапов не учитывали. В результате часто оказывалось, что в первой половине проекта фактическая трудоемкость работ соответствовала плану, а затем из-за возрастающей сложности работ факт все больше превышал план. Изменить ситуацию в оставшееся до окончания проекта время было очень трудно.

Чтобы решить проблему, в компании разработали специальный отчет в программе «1С: Предприятие 8.3», позволяющий оперативно контролировать реализацию проекта.

Новый отчет показывает, на сколько выполнен каждый этап проекта и соответствуют ли фактические трудозатраты и сроки запланированным. В регламенте по управлению проектами зафиксировали необходимость разделить плановое время проекта на этапы (фазы). Руководство компании и руководители проектов получили возможность оперативно контролировать ход работ, своевременно принимать меры, чтобы устранить риск переработок и срыва сроков. Например, перераспределять ресурсы, назначать на самые сложные работы наиболее квалифицированных сотрудников.

Отчет стали применять для контроля не только внешних, но и внутренних проектов, например проекта по планированию годового бюджета.

Составить отчет для контроля реализации проектов

Отчет для контроля исполнения договоров с контрагентами

Какие нестандартные отчеты помогут контролировать расходы в «1С»

Топ-менеджеры нашей компании регулярно запрашивают информацию о том, какой объем работ по договорам с заказчиками мы выполнили, какую часть они оплатили, текущий финансовый результат. Чтобы подготовить развернутый ответ с помощью Excel, сотрудникам требовалось несколько часов. Причем данные отчета не всегда оказывались достоверными.

С 2018 года мы стали формировать управленческий отчет «Обороты по договорам с заказчиками». Назначение отчета – контролировать по каждому договору взаимное исполнение обязательств компании и ее контрагентов, текущий финансовый результат по выполненным работам.

Отчет позволяет установить, кто кому должен: компания – контрагентам, или, наоборот, планировать поступления средств от заказчиков и оплату исполнителям. Топ-менеджеры в любой момент получают актуальную и достоверную информацию о ходе исполнения договора. Трудозатраты сотрудников финансово-экономического блока на подготовку требуемых данных минимизировали.

Составить отчет для контроля исполнения договоров

Отчет о планируемом финансовом результате по договорам с заказчиками

Какие нестандартные отчеты помогут контролировать расходы в «1С»

До того как в 2018 году наша компания внедрила систему управленческого учета и отчетности, финансовые результаты по работам, выполняемым силами самой компании и подрядчиков, мы планировали в Excel. В программе возникали сбои, если данные пытались ввести одновременно несколько пользователей и часть введенных сведений не сохранялась. В результате, когда мы заключали договоры с заказчиками и передавали работы подрядчикам, одни и те же работы в полном объеме могли по ошибке передать нескольким исполнителям. Не удавалось отследить, кто какие изменения внес в файл.

Чтобы контролировать прогнозные результаты от выполнения договоров, с 2018 года мы стали формировать оперативный управленческий отчет «Планируемый финансовый результат по договорам с заказчиками». В отличие от отчета «Обороты по договорам с заказчиками» отчет «Планируемый финансовый результат по договорам с заказчиками» показывает прогнозный результат не только по выполненным работам, но и по тем, которые предстоит выполнить.

Мы составляем отчет в базе «ЭКСТРО» на платформе «1С» по данным бухгалтерского учета из программы «1С: Подрядчик строительства 4.0. Управление финансами, редакция 2.0». 

С помощью отчета «Планируемый финансовый результат по договорам с заказчиками» мы стали выявлять убыточные для компании работы на этапе согласования договора с заказчиком. По таким работам мы договариваемся о более высокой цене с заказчиками или ищем способы снизить себестоимость, чтобы избегать убытков.

Сейчас любой сотрудник может открыть отчет, проанализировать представленные в нем данные и непосредственно из отчета перейти в документы, чтобы внести правки, если это необходимо. При этом документы сохраняют всю историю изменений и информацию о том, кто их внес.

Составить отчет о планируемом финансовом результате

Отчет об исполнении бюджета движения денежных средств

Какие нестандартные отчеты помогут контролировать расходы в «1С»

До 2018 года, когда наша компания автоматизировала систему управленческого учета и отчетности в «1С», исполнение бюджета движения денежных средств контролировали в Excel. Плановые и фактические суммы выплат и поступлений вводили вручную. Сейчас плановые данные вводим в «1С». Фактические сведения об исполнении бюджета автоматически формируются в программе из бухгалтерских документов. По итогам каждого месяца мы составляем отчет об исполнении БДДС .

Благодаря отчету об исполнении бюджета движения денежных средств в «1С» в любой момент можно установить, не превышают ли фактические выплаты план.

Составить отчет об исполнении БДДС

Подготовлено по материалам
"Системы Финансовый директор"

 

logo
×
Чтобы скачать документ, зарегистрируйтесь на сайте!

"Финансовый директор" - единственный профессиональный ресурс по управлению финансами компании. Материалы подготовлены финансовыми директорами и экспертами. Пройдите короткую регистрацию и получите доступ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
или войти через соц сети
Зарегистрироваться
×
Пожалуйста, войдите на сайт

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться
Простите, что прерываем чтение

"Финансовый директор" - профессиональный ресурс по управлению финансами компании. Авторские материалы подготовлены финансовыми директорами и экспертами находятся в закрытом доступе. Зарегистрируйтесь или войдите через соцсеть, чтобы прочитать эту статью бесплатно

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
или войдите через соц сети
Зарегистрироваться
×

Мы подобрали для вас книги:

Как решать нерешаемые задачи, посмотрев проблему с другой стороны Управление финансовой службой по KPI Как не потерять на налогах: проверенные способы
Скачать бесплатно Скачать бесплатно Скачать бесплатно
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.