Скидка на подписку 20% + 4 месяца бесплатно | 8(800)505-89-86
Журнал "Финансовый директор"

Управление денежными потоками предприятия. Check лист для финансового директора

  • 14 февраля 2019
  • 780
руководитель отдела финансового контроля ООО «Аплеона ХСГ»
Управление денежными потоками предприятия. Check лист для финансового директора

В статье – эффективные принципы и методы управления денежными потоками, которые позволят увеличить скорость оборота денежных средств предприятия и поддержать оптимальный остаток на расчетном счете.

Работа финансового директора похожа на китайское учение об Инь и Янь. Инь – это управление прибыльностью, Янь – управление денежными потоками. Оба эти процесса идут ежедневно, параллельно, дополняют друг друга. Сегодня поговорим об управлении денежными потоками.

В чем суть управления денежными потоками?

Денежный поток – это один из видов оборотных активов предприятия, самый ликвидный из них. Соответственно, управление денежными потоками небольшого предприятия или к большой корпорации – это часть глобального процесса управления оборотным капиталом.

Рисунок. Цикл оборота оборотного капитала

Управление денежными потоками пример

Деньги предприятия вкладываются в закупку сырья, материалов и услуг подрядчиков, затем из незавершенного производства получается готовая продукция, которая хранится на складе. После ее отгрузки образуется дебиторская задолженность, которая в итоге дает деньги на расчетном счете, увеличенные на сумму прибыли.

Часто собственных денежных средств не хватает, чтобы обеспечить полный цикл оборота оборотных активов, поэтому компании привлекают займы на разных стадиях. Займы помогают увеличивать оборотный капитал, но снижают долю прибыли.

Важно оптимальным образом использовать собственные денежные средства, и грамотно управлять заемными, чтобы максимизировать в итоге прибыль. Отсюда и рождается процесс управления денежными финансовыми потоками.

Скачайте и возьмите в работу регламенты для управления денежными потоками компании:

Регламент формирования бюджета движения денежных средствПодробная инструкция по составлению бюджета движения денежных средств. Он поможет избежать кассовых разрывов, своевременно получать достоверную информацию обо всех планируемых выплатах и поступлениях.

Отчет о движении денежных средствПоможет контролировать денежные потоки компании в детализации по операционной, инвестиционной и финансовой деятельности

Заявка на платежПоможет ужесточить контроль над деньгами компании, избежать необоснованных и сверхбюджетных выплат.

Реестр действующих банковских счетовПозволит объединить информацию о рублевых и валютных расчетных счетах группы компаний

Цели управления денежными потоками организации

  1. Расчет и поддержание оптимального остатка денежных средств на расчетном счете.
  2. Увеличение скорости оборота денежных средств.

Если первая цель отвечает за предотвращение остановок производственного цикла вследствие неоплат поставщикам, то вторая борется за максимизацию прибыли в периоде.

Задачами управления денежным потоком будут:

  • максимальное снижение дебиторской задолженности через управление сроками оплат;
  • максимальное увеличение кредиторской задолженности, опять же, не через задержку оплат поставщикам, а через управление сроками и оперативное управление платежами.

Управление денежными потоками всегда было прерогативой финансового директора, тогда как в управлении прибыльностью он обычно делит ответственность с генеральным, директором по продажам и производственным директором. См. также планирование прибыли.

Скачайте бесплатно книгу «Как взять денежные потоки под контроль»

Управление денежными потоками предприятия. Check лист для финансового директораЧтобы в компании не возникали кассовые разрывы, возьмите под контроль управление денежными потоками. Оцените, насколько выгодны условия договоров с поставщиками и подрядчиками, застрахуйтесь от ошибок в платежах, мотивируйте исполнителей бюджетов соблюдать лимиты и сроки.

Содержание

    1. Какие долги перед поставщиками погасить первыми.
    2. Что проверить в договоре поставки финансовому директору.
    3. Как застраховать компанию от ошибок в платежах.
    4. Скажите «нет» собственнику компании, он будет благодарен.
Как мотивировать исполнителей бюджета его соблюдать.

Скачать книгу


Check –лист. Управляете ли вы денежными потоками?

Прочитайте короткий check-лист и узнайте, управляете ли вы денежными потоками предприятия на должном уровне. Прочитав статью до конца, вы найдете основную информацию по каждому разделу и сможете прокачать свои знания.

Check

Управление денежными потоками предприятия. Check лист для финансового директораВы оперативно управляете денежными потоками, а значит:

  • знаете текущие остатки по счетам;
  • формируете отчет «Дебиторская задолженность по срокам долга»;
  • формируете отчет «Кредиторская задолженность по срокам долга»;
  • управляете процессом через заявки на оплату;
  • оперативно выставляете счета заказчикам.

Управление денежными потоками предприятия. Check лист для финансового директораВы контролируете денежные потоки, а именно:

  • согласовываете сроки оплат в договорах;
  • согласовываете приемку актов и счетов вне договорных отношений;
  • контролируете лимиты по бюджетам;
  • контролируете просроченную дебиторскую задолженность.

Управление денежными потоками предприятия. Check лист для финансового директораВы планируете денежные потоки:

  • ведете платежный календарь
  • формируете бюджет движения денежных средств
  • постоянно обновляете базу знаний по привлечению финансирования
  • инвестируете излишки денежных средств
Если на все тринадцать пунктов вы ответили утвердительно, не теряйте время, переходите к другой статье.

Если же по каким-то пунктам ответ отрицательный, читайте дальше.

Оперативное управление потоками денежных средств организации

Суть системы оперативного управления денежными потоками сводится к налаженному ежедневному процессу проверки поступлений и выполнения оплат. С одной стороны, не должен быть упущен ни один платеж. С другой стороны, вся деятельность должна занимать как можно меньше рабочего времени.

Оперативным управлением денежными средствами занимается казначейство, или казначей, или бухгалтер на участке банк-касса. При хорошей организации процесса, топ менеджмент компании не тратит свое рабочее время на подбор и проверку счетов к оплате, а участвует только в согласовании сводных реестров на оплату.

Сотрудник, ответственный за оперативное управление денежными средствами:

  • начинает рабочее утро не с кофе, а с проверки остатков на начало дня;
  • сверяет приходы на расчетный счет с планами приходов и с отчетом «Дебиторская задолженность по срокам долга»;
  • затем подбирает и проверяет счета на оплату, срок по которым подошел или просрочен;
  • нередко бывают ситуации, когда план по приходам не выполняется, тогда сотрудник корректирует план по выплатам с учетом приоритетов по оплате;
  • формирует итоговый реестр на оплату.

Финансовый директор включается в процесс после проведения предварительной работы сотрудниками казначейства и согласует сводный реестр, попутно сверяя его с бюджетом движения денежных средств.

Роль заявки на оплату в управлении денежными потоками

Важную роль в процессе оперативного управления денежными средствами играет такой документ, как заявка на оплату. На предприятиях, процесс проведения оплат которых автоматизирован, заявка на оплату (не счет!) является документом, по которому производится платеж.

Заявка на оплату – это документ, имеющий все атрибуты счета: дату оплаты, контрагента, назначение платежа, сумму. Но кроме этого заявка имеет такие атрибуты как:

  1. Центр финансовой ответственности.
  2. Приоритет.
  3. Статья бюджета.
  4. Статус.

Заявка может иметь алгоритм согласования, что важно для громоздких штатных структур.

Полезно описывать процесс оперативного управления денежным потоком в регламентных документах и потом доводить его до всех сотрудников. Это позволит решить сразу несколько проблем:

  • структурирует процесс оплаты и снизит итоговые трудозатраты на оплату счетов;
  • снизит влияние «человеческого фактора» как неосознанного («забыл внести», «надо срочно оплатить»… и т.д.) так и намеренного (завышение сумм оплат, подмена контрагента, однодневки и прочее);
  • повысит управляемость. Например, исключены будут случаи потерь из-за смещения приоритетов по оплатам.

Многие зарубежные, а теперь и российские предприятия вводят «платежные дни». Один-два дня в неделю устанавливаются «платежными», что помогает еще более эффективно использовать рабочее время сотрудников финансового департамента и денежные средства.

Для крупных корпораций с географически разрозненными филиалами и «дочками» очень важно наладить централизованное управление платежами. Это позволит избежать нецелевого использования средств и растрат, и повысит общий уровень контроля за подчиненными, ведь так или иначе все упирается в деньги.

Конечно, реализовать все эти требования без должного программного обеспечения невозможно. Это тот случай, когда Excel не справится с поставленной задачей. Из широкого перечня ПО в России наибольшей популярностью пользуются продукты серии 1С, и опыт показывает что «коробочной» версии бывает достаточно для наладки процессов управления денежными потоками.

Инвойсинг

Вторым слагаемым оперативного управления денежными потоками является оперативный инвойсинг. О нем часто забывают, так как инвойсингом занимаются совсем другие службы – бухгалтера на участке выручка или менеджеры по продажам.

Но на участке цикла «готовая продукция – дебиторская задолженность – денежные средства» порой именно дата выставления счета является точкой отсчета срока оплаты.

Поэтому не забудьте внедрить и по возможности автоматизировать правило «Закрывающие документы заказчику выставлять в дату отгрузки продукции (выполнения услуги)».

В результате качественно проведенного оперативного управления денежными средствами предприятие всегда платит вовремя по приоритетным счетам, ТОП-менеджмент и ответственные сотрудники снабжаются информацией по заказчикам-должникам и по превышениям лимитов оплат по бюджетам.

Контроль денежных потоков

Контроль денежных потоков – это уже часть механизма финансового контроллинга, выстроенного на предприятии. То есть занимаются им уже сотрудники не казначейства, а отдела финансового контроля.

Давайте представим ситуацию, когда вы ежедневно эффективно планируете оплаты по счетам, но денег при этом становится все меньше и меньше. Приходы на расчетный счет не спешат поступать, а платежи к оплате висят грозной тучей и единственное спасение – кредит. Почему может возникнуть такая ситуация?

Во-первых, если предприятие долгое время работает в минус, но это тема для другой статьи. А во-вторых, если не были должным образом проконтролированы договорные отношения с заказчиками и поставщиками.

Все знают, что заказчики стремятся оплачивать счета как можно позже, а поставщики, наоборот, стремятся получить оплаты как можно раньше. Так вот, задача финансового контроллинга состоит в обратном. Если пустить процесс заключения договоров на самотек, то можно в итоге получить постоплатные договора в 90 дней со всеми заказчиками и предоплатные – со всеми поставщиками. И компенсировать неминуемо возникнувший кассовый разрыв кредитными линиями.

Правильным решением будет внедрение сотрудника отдела финансового контроля в механизм согласования договоров и установка этому сотруднику целевых показателей по срокам оплат с покупателями и поставщиками. Соответственно, отклонения от целевых сроков в негативную для предприятия сторону должно быть скомпенсировано положительными факторами – скидками, другими преимуществами. Каждый день отсрочки имеет свою цену и выражается она в формуле

P = WACC * Договорная цена/365

Где  P – стоимость дня отсрочки,

WACC – стоимость капитала предприятия.

Но бывают расходы и платежи, которые не регулируются договорными отношениями – разовые счета от подрядчиков, акцептовав которые вы рано или поздно должны будете по ним заплатить. Такие расходы сотрудники финансового департамента должны контролировать как минимум на соответствие лимитам бюджета.

Лучше конечно контроль на этом не ограничивать и проверять каждого нового поставщика на деловую репутацию, например, с помощью сервиса «Финансовый директор: Проверка контрагентов». Особенно это важно для «предоплатных» поставщиков. Так вы избежите заведомо ошибочного вывода средств с баланса предприятия.

Контроль платежей по лимитам бюджетов

Ранее мы коснулись темы контроля платежей по лимитам бюджетов. Эта практика должна быть внедрена на каждом предприятии с количеством месячных платежей более пятидесяти. Зачем?

Когда количество платежей растет, становится трудно управлять приоритетностью таких платежей. В результате оплаты происходят по принципу FIFO, который может быть хорош для учета стоимости товара на складе, но совершенно не подходит как алгоритм принятия решений по оплате. Например, в начале месяца вы получили счета за аренду и обслуживание офиса, маркетинговый отдел принес счета за рекламу и участие в выставках, вы оплатили предоплатные счета за товар. В итоге деньги потрачены, а по наступлении сроков оплаты зарплаты и оплат поставщикам оказывается что платить им нечем.

По-иному выглядела бы ситуация, если бы вы согласовали в начале квартала бюджеты на закупки, оплату подряда, зарплату, маркетинговый бюджет и т.д. Получив очередную заявку на оплату, сотрудник Казначейства смог бы в реальном времени увидеть, соответствует ли она бюджету. Если нет, то такая заявка должна быть дополнительно согласована, или перенесена на следующий платежный период.

Такой метод, кстати, помогает справиться с постоянной нехваткой свободных денежных средств из-за невыполнения заказчикам обязательств по оплате, или сниженных поступлений от продаж. Можно установить зависимость между доходными и расходными статьями бюджета (например, поступлениями от заказчика и оплатами связанным с ним поставщикам) и тем самым снять с себя обязанность постоянно корректировать оплаты вручную.

Контроль договорных обязательств по оплате

Что касается невыполнения заказчиками договорных обязательств по оплате, то контроль за ними также является важным звеном политики управления денежными потоками.

Отчет «Просроченная дебиторская задолженность» необходимо формировать раз в неделю с целью выявления неплательщиков и сроков просрочки. По каждому неплательщику надо работать – звонки, письма с напоминанием, досудебные претензии, суды. Только так можно снизить риски потери оборотного капитала.

Ответственным за контроль дебиторской задолженности можно назначить как бухгалтера на смежном участке, так и сотрудника казначейства, главное чтобы это был один сотрудник, а не менеджер по каждому заказчику. Иначе вы никогда не получите связной процедуры.

Планирование денежных потоков

Самый интересный и сложный одновременно аспект модели управления денежными потоками – это их планирование. С него все начинается, но само планирование опирается на фактические данные прошлых периодов.

Внедрение планирования денежных потоков начинается с разработки статей движения денежных средств. А для того, чтобы разработать статьи, нужно проанализировать платежи прошлых периодов и структурировать их по назначению.

В итоге у вас должна получиться примерно такая структура:

Поступления

За работы, услуги

Прочие

Выплаты

Покупки (товары)

Покупки (услуги)

Покупки (материалы)

Валовая заработная плата

Расходы по оплате труда (налоги и пр.)

Расходные материалы (офис. )

Ремонт и обслуживание

Реклама

Транспортные затраты

Бухгалтерские и юридические услуги

Аренда

Услуги телефонной связи

Коммунальные услуги

И т.д.

Далее определимся, что планирование денежных потоков делится на две составляющие – оперативное и на перспективу.

Оперативное планирование денежных потоков

Оперативное планирование – это ведение платежного календаря (см., как его составить). Платежный календарь опирается только на фактически свершившиеся события или на события, которые доподлинно должны свершиться в ближайшем периоде. Строить его целесообразно максимум на две недели – месяц. Периодом планирования будет выступать рабочий день или неделя.

Заполните поступления, которые должны прийти на расчетные счета и в кассу на основании уже совершенных продаж. Дополните их выплатами, которые вы должны совершить на основе уже совершенных покупок, другими утвержденными выплатами (зарплата, налоги и прочее) и вы получите платежный календарь.

Планирование на перспективу

Бюджет движения денежных средств составляется на квартал – год. Исходными данными для него являются бюджет доходов и расходов и также ретроспективные данные за прошедшие год – два.

Логика построения бюджета доходов и расходов схожа с построением платежного календаря, статьи движения денежных средств те же, но строится он на основании прогнозных данных, поэтому точность его снижена.

В теории, проанализировав данные по доходам и расходам, внеся их в бюджет с учетом отсрочек по оплатам, вы наглядно увидите кассовые разрывы от операционной деятельности и наоборот месяца с избытком финансирования. Это позволит вам спланировать политику заимствования денежных средств и даже даст инструмент их привлечения – бизнес-план. Но на практике бюджет движения денежных средств должен постоянно корректироваться, лучше ежемесячно. Ни для кого не секрет, что прогнозные данные не бывают 100 % точны, а срывы сроков по оплатам происходят повсеместно. В процессе деятельности появляются новые, ранее не запланированные расходы, и приоритеты финансирования меняются.

Поэтому чтобы получить такой действенный инструмент как бюджет движения денежных средств, и возможность контролировать лимиты по нему, нужно быть готовым к постоянным временным и ресурсным затратам на его ведение. Для маленьких и средних предприятий рекомендую вести только платежный календарь, немного модифицируя его под бюджет движения денежных средств. Иначе цель не будет оправдывать средства.

Внедрение планирования движения денежных средств и тем более контроля исполнения бюджетов немыслим  без использования программного обеспечения. Здесь на выручку также приходят программы на базе 1С, а также многие зарубежные программы. Эксель тоже сгодится для планирования, но вызовет массу проблем в ежедневной эксплуатации.

Итак, бюджет движения денежных средств построен, кассовые разрывы и месяца денежного профицита определены. Что дальше? Дальше грамотный специалист будет планировать, как ему привлечь дополнительные средства на месяца кассовых разрывов  и как ему инвестировать излишки денежных средств в «сытые месяца».

Методами привлечения заемного капитала являются:

  • кредиты и займы,
  • выпуск долговых ценных бумаг,
  • выпуск долевых ценных бумаг,
  • вклады в капитал.

В каждом конкретном случае следует выбирать оптимальный вариант привлечения финансирования или их комбинацию. Ситуация на рынках заемных денег постоянно меняется, поэтому всегда нужно выделять несколько часов в неделю, месяц, чтобы быть в курсе дел.

С инвестированием излишков денег ситуация похожая. Если денежные средства просто лежат на расчетных счетах долгое время, они не больше чем балласт. Все излишки надо инвестировать, а вот каким образом и на какое время – подскажет постоянный контроль рынков вложения денежных средств и планирование.

Методы инвестирования капитала следующие:

  • депозиты,
  • покупка долговых ценных бумаг,
  • покупка долевых ценных бумаг,
  • вклады в капитал других предприятий.

Заключение

Теперь, когда вам известен полный цикл управления денежными потоками на предприятии, вы можете выбрать те процедуры и методики, которые подходят вашей компании и внедрять их в ежедневную работу. Анализ и оценка системы управления денежными потоками позволят определить проблемы, которые надо устранять в порядке убывания критичности, не забывая про баланс полученного эффекта и затраченных усилий.

logo
×
Чтобы скачать документ, зарегистрируйтесь на сайте!

"Финансовый директор" - единственный профессиональный ресурс по управлению финансами компании. Материалы подготовлены финансовыми директорами и экспертами. Пройдите короткую регистрацию и получите доступ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
или войти через соц сети
Зарегистрироваться
×
Пожалуйста, войдите на сайт

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться
Простите, что прерываем чтение

"Финансовый директор" - профессиональный ресурс по управлению финансами компании. Авторские материалы подготовлены финансовыми директорами и экспертами находятся в закрытом доступе. Зарегистрируйтесь или войдите через соцсеть, чтобы прочитать эту статью бесплатно

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
или войдите через соц сети
Зарегистрироваться
×

Мы подобрали для вас книги:

Как решать нерешаемые задачи, посмотрев проблему с другой стороны Управление финансовой службой по KPI Как не потерять на налогах: проверенные способы
Скачать бесплатно Скачать бесплатно Скачать бесплатно
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.