Скидка на подписку 20% + 4 месяца бесплатно | 8(800)505-89-86
Журнал "Финансовый директор"

Бизнес-процессы в организации: примеры и описание

  • 8 мая 2019
  • 880
  • Средний балл: 0 из 5
Финансовый директор ООО «Радиус»
Бизнес-процессы в организации: примеры и описание

Правильно устроенные бизнес-процессы повышают эффективность работы организации. Рассмотрим на примерах, как их анализировать, описывать и оптимизировать.

Определение 

Бизнес-процессы (БП) – это последовательность определенных действий, отвечающая следующим условиям:

  • процесс в конечном итоге направлен на производство продукта или услуги, обладающими ценностью для покупателя;
  • процесс происходит с участием людей (в противном случае это технологический процесс);

Наличие документа, регламентирующего процесс, не является обязательной частью определения. Но управляемость процесса значительно снижается, если у него нет владельца (то есть ответственного лица), а ожидаемый результат не формализован и не измеряется.

Владелец процесса – то самое звено, которое отличает процессное управление от функционального. Функциональные задачи отдельно взятого подразделения часто противоречат задачам другого подразделения или компании в целом.

Оптимизация бизнес-процессов: пошаговое руководство

Пример: отдел снабжения заинтересован в оптовых закупках, рассчитывая на скидки за объем приобретенной продукции. Финансовый отдел заинтересован в снижении рисков кассовых разрывов, а коммерческий - в наличии продуктов на складе, но определенного вида и в определенном количестве.

Пригодится в работе:

Инструкция по описанию бизнес-процессов Этот файл сэкономит вам время при написании бизнес-процессов

Пример описания бизнес-процессовСкачайте пример, чтобы понять, как прописать бизнес-процесс

Для большего понимания сути процессного управления бизнес-процессами в организации приведем еще один пример. Главный бухгалтер заинтересован в строгой дисциплине оборота первичной документации. Несвоевременное признание расходов увеличит налог на прибыль. Однако главный бухгалтер формально не имеет полномочий ставить задачи руководителям и специалистам других подразделений, которые контактируют с контрагентами. В этом случае поможет документ, регламентирующий процесс документооборота в компании.

Владельцем процесса будет главный бухгалтер, при этом до всех подразделений компаний доведут информацию об обязательности исполнения положений описанного и утвержденного процесса.

Группы бизнес-процессов

Классификация типовых бизнес-процессов в организации помогает расставить приоритеты и эффективнее распределить ресурсы. Наиболее часто встречающееся определение групп БП выглядит следующим образом:

Бизнес-процессы в организации: примеры и описание

Основные бизнес-процессы в организации непосредственно связаны с производством и реализацией продукции. В периметр этой группы входит весь жизненный цикл продукта - от маркетинговых исследований до получения оплаты и постпродажного обслуживания. Именно здесь создается большая часть добавленной стоимости.

Обеспечивающие. Эти процессы предназначены для обеспечения эффективной работы основных БП. Примеры: процесс подготовки и обучения персонала, регламентированные документооборот и работа IT-подразделения. В теории нередко выделяют управленческие процессы, но, по сути определения, они являются частным случаем обеспечивающих БП.

Процессы развития отмечают по признаку инвестиционной активности компании. Реализация инвестиционных проектов – это отдельная задача, регламентация которой существенно влияет на их успешность. Сотрудникам, погруженным в рутину операционных задач, сложно сбалансированно расставить приоритеты. Проектное управление как процесс должно помочь эффективно распределить ресурсы и обеспечить персонал соответствующей мотивацией.

Важно: следует отличать процесс от инструкций и процедур. Инструкции и процедуры описывают конкретные действия (например, правила эксплуатации оборудования в конкретном производстве или инструкция по эксплуатации программного обеспечения). Процесс описывает последовательность действий на более высоком уровне, акцентируя внимание на выполнении задачи и интеграции с другими подразделениями или процессами.

Описание и анализ бизнес-процессов в организации: пример

Описание БП необходимо, чтобы представить сложную информацию в простой для восприятия форме для изучения и принятия решений. Чтобы получить представление о реально действующем БП, на первом этапе надо определить периметр действий и ресурсов, которые охватывает процесс. На втором этапе необходимо внимательно изучить действия сотрудников, участвующих в процессе. В результате анализа важно зафиксировать ресурсы и пошаговые действия, которые потребовались для выполнения конкретной задачи.

Этапы анализа и описания бизнес-процесса выглядят следующим образом:

Бизнес-процессы в организации: примеры и описание

После того, как первичная информация собрана, ее необходимо перевести в графическое представление. Исключительно текстовое представление процесса тяжело воспринимается сотрудниками и не позволяет «охватить взглядом» картину целиком.

Как быстро перестроить бизнес-процессы в компании - используйте решение от Системы Финансовый Директор.

Важнейший и, как правило, самый тяжелый этап - формирование и согласование конечного документа. Этот этап в обязательном порядке проходит в рамках совещаний рабочей группы, где каждый из участников процесса представляет и защищает свою позицию. Роль модератора и автора документа берет на себя владелец будущего процесса. Арбитраж и конечное согласование остаются за генеральным директором или бенефициарами компании.

В качестве примера регламентированного процесса прилагаем два разных регламента, принятых в малой компании «Альфа».

Регламент осуществления платежей Скачайте пример, чтобы понять, как прописать бизнес-процесс
Схема организации отгрузокИспользуйте готовый шаблон, чтобы организовать бизнес-процесс в вашей компании

Рекомендации из практического опыта

При описании бизнес-процесса в организации целесообразно придерживаться следующих правил и принципов:

  • Ответственным за написание и утверждение БП должен быть его владелец. Это позволит снизить вероятность «саботажа» основными исполнителями, если они не принимали участия в составлении соответствующего регламента.
  • Результаты, которые получаются на выходе процесса, должны быть четко сформулированы, измеримы и понятны. Если на объяснение положений регламента сотрудникам уходит много времени, то следует поработать над изменением формулировок в регламентирующем документе.
  • Используйте простые схемы. Правила описания алгоритма представлены в любом учебнике информатики для старших классов. Это простой и интуитивно понятный язык. Выбор программы для визуализации процессов не принципиален: можно успешно обойтись стандартными программами пакета MS Office.
  • Основное внимание следует уделять наиболее критичным для развития бизнеса процессам. Наука, производство и продажи – это три столпа добавленной стоимости. Нет большого смысла вкладывать ресурсы в контроль работы бэк-офиса, если продажи и производство никак не контролируются.
  • Все участники процесса должны быть учтены и прямо указаны. Каждый из них должен знать:
    • что от него требуется,
    • в какие сроки следует выполнять поставленные задачи,
    • как будет измеряться результат его работы,
    • каким будет вознаграждение в случае успешного исполнения
  • Используйте простые и стандартные термины и определения. Процесс описывается для сотрудников компании, а не для самовыражения.
  • Акцентируйте внимание руководства компании, что самым дисциплинированным исполнителем принятых регламентов должны стать генеральный директор и топ-менеджмент компании. Процесс перестанет генерировать добавочную стоимость, если будет периодически нарушаться руководством компании.
  • Контролируйте исполнение положений принятого документа и применяйте дисциплинарные взыскания за необоснованные нарушения.
  • Акцентируйте работу на поиске узких мест. На практике приходится сталкиваться с удивительными вещами. Например, новое современное производство не оснастили линией розлива достаточной мощности. В итоге качественные препараты были произведены, но розлив в тару существенно замедлил весь процесс и свел на нет большую часть работы коммерческого департамента.
  • Привлечение консультанта для описания и утверждения БП сопоставимо с привлечением высоко классифицированного модератора, но не более. Никто не знает ваш бизнес лучше вас и вашей команды. Бизнес-процесс в организации эффективнее описывать совместно с командой.
  • Если процесс «не работает», то уделяйте время анализу причин и внесению необходимых изменений. Методы оптимизации БП хорошо известны:
    • Упрощение (например, когда из процесса исключаются не влияющие на результат звенья);
    • Объединение (исключение дублирующих частей БП);
    • Аутсорсинг (передача исполнения дискретных задач сторонним компаниям);
    • Оптимизация сроков (сокращение или увеличение сроков для регламентированных задач);
    • Стандартизация (например, подготовка шаблонов документов или ввод дополнительных инструкций).

logo
×
Чтобы скачать документ, зарегистрируйтесь на сайте!

"Финансовый директор" - единственный профессиональный ресурс по управлению финансами компании. Материалы подготовлены финансовыми директорами и экспертами. Пройдите короткую регистрацию и получите доступ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
или войти через соц сети
Зарегистрироваться
×
Пожалуйста, войдите на сайт

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться
Простите, что прерываем чтение

"Финансовый директор" - профессиональный ресурс по управлению финансами компании. Авторские материалы подготовлены финансовыми директорами и экспертами находятся в закрытом доступе. Зарегистрируйтесь или войдите через соцсеть, чтобы прочитать эту статью бесплатно

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
или войдите через соц сети
Зарегистрироваться
×

Мы подобрали для вас книги:

Как решать нерешаемые задачи, посмотрев проблему с другой стороны Управление финансовой службой по KPI Как не потерять на налогах: проверенные способы
Скачать бесплатно Скачать бесплатно Скачать бесплатно
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.