Скидка на подписку 20% + 4 месяца бесплатно | 8(800)505-89-86
Журнал "Финансовый директор"

Электронный документооборот - как это работает?

  • 1 июля 2019
  • 64
Электронный документооборот - как это работает?

Обмен документами внутри компаний, между ними, а также между бизнесом и госорганами все чаще происходит в электронном виде. Для этого есть целая инфраструктура - от электронной подписи до операторов электронного документооборота. Разбираемся, как она устроена.

Электронный документооборот (ЭДО) - это вид делопроизводства без бумажных документов. Представляет собой систему автоматизированных процессов, с помощью которых идет обработка и передача документов в цифровом виде.

Документы в электронном виде имеют ту же юридическую силу, что и бумажные.

ЭДО обеспечивает все те же функции, как и в классическом делопроизводстве. В нем:

  • Создают, оформляют и редактируют документы;
  • регистрируют входящую и исходящую корреспонденцию;
  • действуют стандартные формы и единый порядок обработки;
  • разграничен доступ для разных категорий сотрудников;
  • организованы потоки движения документов;
  • существует контроль за сроками согласования, исполнения и прочих действий;
  • есть отчетность (аналитическая, статистическая и т. д.);
  • организовано архивное хранение.

ЭДО делят на два вида: внутренний (функционирует в пределах организации) и внешний (для обмена с другими учреждениями и ведомствами). Но существуют и разновидности:

  • производственный ЭДО;
  • управленческий;
  • кадровый;
  • бухгалтерский;
  • складской;
  • технологический;
  • секретный и конфиденциальный;
  • архивный.

Схема электронного документооборота

Важными данными нельзя обмениваться в мессенджерах или соцсетях - с точки зрения конфиденциальности это опасно, ведь такие каналы связи легко взломать. Поэтому для ЭДО используют особые платформы. Доступ к ним предоставляет оператор.

В качестве оператора выступают специальные сервисы. Их в России несколько десятков. Они доступны через браузер и похожи на электронную почту. Там тоже есть папки “Входящие”, “Исходящие”, поиск по адресам, возможность редактировать документы и т.д.

Как запланировать расходы на внедрение электронного документооборота

Используйте готовое решение для перехода на ЭДО.

Сохранить решение

Сервисы ЭДО платные. Их условия напоминают тарифы мобильных операторов: входящие бесплатны, за исходящие взымают 5-10 рублей. Если покупать пакет на отправку нескольких сотен документов, то стоимость пересылки каждого снижается. Также есть безлимитные тарифы.

На этом аналогии с рынком мобильной связи не заканчиваются: если контрагент пользуется другим сервисом, то стоимость услуг растет.

В сервисе достаточно лишь зарегистрироваться, договор заключать не нужно. Оператор следит за корректностью документооборота и сам за клиентов уведомляет налоговую службу о том, что они участвуют в системе ЭДО.

Виды электронных документов

Договоры, счета, заявки, отчеты, письма, заявления, товарные накладные, акты, счета-фактуры и прочее - все это может существовать в виде электронных документов.

Все они делятся на формализованные и неформализованные. Для первых в законодательстве прописаны жесткие требования к формату и регламенту передачи. Например, такие ограничения устанавливает налоговая служба для некоторых первичных документов.

Неформализованные документы свободны от жесткого регулирования со стороны государства.

Кому нужны электронные документы

Есть ситуации, когда при всех преимуществах ЭДО переходить на него бессмысленно - затраты и потраченные усилия себя не оправдают. Например, если начинающий предприниматель заключает лишь несколько контрактов в год и к тому же работает по упрощенной системе налогообложения.

Но в большинстве случаев польза для организаций от перехода на ЭДО очевидна. Так, крупные фирмы таким образом уменьшают издержки на работу с корреспонденцией. Также они снижают риск ошибок (в том числе тех, что грозят миллионными штрафами от госорганов) и увеличивают скорость прохождения сделок. Эти же факторы актуальны также для малого и среднего бизнеса.

Подготовлено по материалам
"Системы Финансовый директор"

Зачем нужна цифровая подпись и где ее взять

Чтобы электронный документ обладал юридической силой, к нему нужно приложить электронную цифровую подпись (ЭЦП) - аналог росчерка ручкой ответственного лица.

ЭЦП подтверждает подлинность документа и предупреждает о несанкционированном редактировании: если кто-то изменит содержание файла, благодаря электронной подписи это станет известно.

Цифровую подпись покупают в удостоверяющих центрах. Перед тем, как обратиться в один из них, убедитесь, что удостоверяющий центр прошел аккредитацию в Министерстве связи РФ. Список организаций, которые вправе продавать ЭЦП, по состоянию на лето 2019 года можно посмотреть в файле.

Удостоверяющий центр создаст ключ от ЭЦП и загрузит его на флеш-карту.

ЭЦП бывают нескольких видов. Есть простая, ее еще называют неквалифицированной. Она дешевле, ей можно подтверждать договоры, счета или акты, но только по договоренности с контрагентом. Вот шаблон для того, чтобы заключить подобное соглашение.

Если нужно участвовать в тендерах, отправлять бумаги в налоговую и суд или как-то еще взаимодействовать с другими госорганами, требуется квалифицированная ЭЦП.

Сложность в том, что сертификат квалифицированной подписи необходимо обновлять каждый год, а для работы с ней установить программу, которая будет ставить электронную подпись на документ и проверять подписи на входящих документах.

Преимущества и недостатки ЭДО

Плюсы:

  • Делопроизводство упорядочено, что снижает риск ошибок из-за человеческого фактора. Например, разным документам физически невозможно присвоить один и тот же номер, что нередко случается при работе с бумагами.
  • Документ невозможно испортить или потерять - любой удаленный файл в ЭДО можно восстановить.
  • Скорость. Передача электронных документов происходит мгновенно, в отличие от пересылки физических.
  • Есть история изменений документа. Всегда можно посмотреть, кто и какие правки вносил.
  • Доступ к документам можно получить в любое время суток из любой точки планеты.
  • Система помогает распределить очередность работы над документами исходя из установленных сроков исполнения.
  • В СЭД проще найти нужный документ. Это можно сделать по ключевым словам.
  • Экономия бумаги, затрат на почтовую пересылку и на хранение бумажных копий.

Минусы:

  • За ЭДО нужно платить. В некоторых случаях стоимость программного обеспечения и оборудования может исчисляться исчисляться сотнями тысяч рублей.
  • Необходимо обучить специалистов, которые будут в ней работать;
  • Требуется выпустить определенное число ЭЦП и обеспечить защиту системы от взлома.
  • Нужен специалист, который будет следить за функционированием системы и решать вопросы пользователей;
  • Не все контрагенты перешли на ЭДО. При взаимодействии с такими придется переходить на бумажный документооборот.

 

 

logo
×
Чтобы скачать документ, зарегистрируйтесь на сайте!

"Финансовый директор" - единственный профессиональный ресурс по управлению финансами компании. Материалы подготовлены финансовыми директорами и экспертами. Пройдите короткую регистрацию и получите доступ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
или войти через соц сети
Зарегистрироваться
×
Пожалуйста, войдите на сайт

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться
Простите, что прерываем чтение

"Финансовый директор" - профессиональный ресурс по управлению финансами компании. Авторские материалы подготовлены финансовыми директорами и экспертами находятся в закрытом доступе. Зарегистрируйтесь или войдите через соцсеть, чтобы прочитать эту статью бесплатно

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
или войдите через соц сети
Зарегистрироваться
×

Мы подобрали для вас книги:

Как решать нерешаемые задачи, посмотрев проблему с другой стороны Управление финансовой службой по KPI Как не потерять на налогах: проверенные способы
Скачать бесплатно Скачать бесплатно Скачать бесплатно
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.