Черная пятница! Скидка на подписку 40% 8 (800) 505-89-86
Журнал "Финансовый директор"

Что поможет ускорить согласование договоров и избежать конфликтов с контрагентами

27 октября 2014
11154
Средний балл: 0 из 5
финансовый директор группы компаний «Автоцентр КГС»

Для усиления контроля договоров, введения обязательного согласования любых изменений в контрактах, сокращения сроков прохождения документов в группе компаний и минимизации риска их потери необходимо внедрение единой системы электронного документооборота. Как результат - сокращение количества разбирательств с клиентами и поставщиками.

Контроль договоров во многих компаниях не всегда эффективен. Практика показывает, что некорректные формулировки или условия в договорах, которые по разным причинам миновали процедуру согласования, приводят к неприятным последствиям в отношениях с контрагентами. А бывают и недопустимые ситуации, когда оригиналы важных документов попросту бесследно исчезают.Что поможет ускорить согласование договоров и избежать конфликтов с контрагентами

Группа компаний «Автоцентр КГС» специализируется на продаже автомобилей и запчастей, а также оказывает услуги авторемонта на территории Восточной Сибири. Ежедневно только при оформлении продаж юрлицам регистрируется более 250 документов. Руководство группы обратило внимание, что юридический и финансовый отделы физически не справлялись с имеющимся объемом документации. При этом полную неразбериху в работу вносили менеджеры по продажам. Стремясь исполнить капризы клиентов, они вносили правки в типовые контракты, используемые в «Автоцентр КГС», но забывали или не успевали пройти согласование договоров с юристами и финансистами. Поскольку электронные версии договоров хранились на компьютерах у тех самых менеджеров, а бумажные экземпляры попадали в бухгалтерию зачастую только после подписания, ни юридический, ни финансовый отделы не могли отследить допущенные ошибки. Результат – количество арбитражных разбирательств с клиентами и поставщиками росло. 

Чтобы разом решить все проблемы, в ГК «Автоцентр КГС» приняли решение о внедрении системы электронного документооборота. Компании группы перешли на работу в единой информационной системе «1С:Управление производственным предприятием 8.1» (далее - «1С:УПП 8.1»). И можно было заняться новым масштабным проектом автоматизации.

Решение, которое наладит и упростит учет договоров в компании

Выбор программы для контроля договоров

При выборе программного продукта главным критерием была его совместимость с новой учетной системой. Также руководство группы стремилось найти такое решение, которое не влияло бы на работу «1С:УПП 8.1», не включало каких-либо лишних функций – только документооборот и ничего более – и было предельно простым как при внедрении, так и в эксплуатации. Конечно же, стоимость подыскиваемой программы тоже имела большое значение.

Личный опыт

Федор Башкиров, финансовый директор ГК «Агрико»

Группа компаний «Агрико» существует с 2000 года. Центральный офис расположен в Москве, сельхозпроизводство – в Краснодарском и Ставропольском краях. По мере развития группы рос и документооборот. В определенный момент стало понятно, что он стал огромным. Документы терялись, затраты на бумагу были существенными. По этой причине мы уже в 2007 году перешли на электронный документооборот. Критерии при выборе программного средства были такими:

  • стоимость внедрения;
  • простота в использовании;
  • масштабируемость;
  • возможность использовать систему во всем холдинге как единую;
  • удаленный доступ к системе.

Спустя три года работы в системе могу сказать, что эти критерии были правильными. Но я бы рекомендовал коллегам также обращать внимание на то, есть ли успешный опыт использования рассматриваемых программ в аналогичных компаниях, с таким же (подобным) документооборотом. И последнее. Можно встретить мнение, что лучше сэкономить и написать программу самостоятельно. Я так не считаю. Разумнее купить готовое решение. Ведь всегда есть риск, что «умелец», создавший для вас программу, уволится и никто другой из IT-отдела не сможет ее поддерживать и развивать.

Данила Васкевич, финансовый директор «Белый Ветер ЦИФРОВОЙ»

При автоматизации документооборота главные критерии выбора системы – быстродействие, гибкость, масштабируемость, а также распространенность этого конкретного программного решения.

Поясню. Важно иметь возможность дорабатывать систему своими силами. Если ее архитектура жесткая и не поддается изменениям, то приспособить ее к своим бизнес-процессам будет очень сложно. Не исключено, что спустя некоторое время придется отказаться от такой программы и начать подыскивать другую. Далее, если программа покупается растущей компанией, она должна работать без сбоев как при 3–5 пользователях, так и при 20–30.

Наконец, я убежден, что система документооборота требует постоянной поддержки и развития. И без собственных специалистов тут не обойтись. Распространенность системы – ваша гарантия того, что в компании или на рынке труда всегда найдутся специалисты, способные ее поддержать и развить. То есть организация не окажется в зависимости от поставщика решения, не придется постоянно тратиться на аутсорсинг IT-поддержки.

После непродолжительных поисков руководство «Автоцентр КГС» остановило свой выбор на программе «1С:Документооборот 8». Аргументы в пользу этого продукта были следующими:

  • единая с «1С:УПП 8.1» платформа и, как следствие, полная совместимость;
  • только нужные в работе функции: централизованное хранение документов, регистрация входящих и исходящих документов, передача, архивирование, редактирование, отслеживание версий. Не нужно переплачивать за дополнительные сервисы;
  • не требуется менять конфигурацию учетной системы (весь электронный документооборот реализован в отдельной базе);
  • поскольку холдинг уже оплатил лицензии на «1С:УПП 8.1», не было необходимости покупать дополнительные лицензии на «1С:Документооборот 8». Достаточно было заплатить только за само «коробочное» решение 30 тыс. рублей.

Реализация проекта автоматизации

Проект автоматизации документооборота начали с самых проблемных участков – точек продаж. Именно здесь возникало больше всего претензий к качеству документов. Для пилотного проекта выбрали автосалон в Красноярске. Как ни парадоксально, завершить полностью автоматизацию документооборота в этом салоне и перейти к промышленной эксплуатации системы во всей группе компаний не удалось. Все ограничилось только пробными запусками. Помешал пресловутый человеческий фактор. Менеджеры по продажам саботировали внедрение программы. Они посчитали нецелесообразным дорабатывать и тестировать на их салоне новую систему. Ведь все это отнимало время, увеличивало нагрузку и отвлекало от главной задачи – продавать.

Интересная статья? Добавьте страницу в закладки, сохраните, распечатайте ее или переадресуйте. 

Пришлось сменить объект для пилотного проекта – от автосалона отступились и занялись внедрением системы в отделе снабжения. Забегая вперед, стоит отметить, что к концу 2010 года эта работа была успешно завершена, технология электронного документооборота адаптирована под бизнес-процессы группы и сейчас под копирку переносится на все автосалоны и оптово-розничные магазины запчастей.

Программа автоматизации документооборота по отношению к учетной системе – внешняя. То, что она функционирует автономно, с одной стороны, несомненное преимущество – ее загрузка не влияет на скорость работы пользователей с «1С:УПП 8.1». С другой стороны, это и существенный недостаток – не предусмотрена возможность синхронизировать однородные справочники, а также автоматизировать обмен данными о контрагентах.

Перечисленные проблемы удалось решить силами собственных программистов. Базовые конфигурации обеих систем существенно менять не пришлось. Программисты создали механизм экспорта новых записей из справочника «Контрагенты» «1С:УПП 8.1» (принята за эталонную базу) в одноименный справочник «1С:Документооборот». В этом механизме предусмотрена защита от дублирования – повторные записи блокируются автоматически.

Возможности Excel для избавления финансовой службы от рутинной работы с документами

Среди других доработок, обеспечивающих скоординированную работу систем, – инструмент, позволяющий преобразовать печатную форму из «1С:8 УПП» (например, шаблон или проект договора) в файл формата Word и прикрепить его к карточке «Исходящий документ» в «1С:Документооборот 8». Но сделать это тоже не составило труда.

Согласование договоров в новой программе

Система электронного документооборота в первую очередь предназначена для согласования договоров с поставщиками и покупателями, а также для их хранения. Проиллюстрируем, как ведется в ней работа, на примере службы снабжения.

В программе под каждый проект договора поставки, направленный поставщиком, создается специальная карточка – «Входящий документ». В ней указывается отправитель (конкретное лицо (Ф.  И. О.) и компания), адресат, подразделение ГК «Автоцентр КГС», наименование договора и другие его реквизиты. Сам контракт прикрепляется к карточке как файл формата Word (см. рис. 1).

Рисунок 1. Пример зарегистрированного входящего документа

Что поможет ускорить согласование договоров и избежать конфликтов с контрагентами

На основании «Входящего документа» регистрируется «Исходящий документ» – именно он будет задействован в последующих процедурах согласования и утверждения. Что интересно, в программе не заданы и не зафиксированы цепочки согласующих лиц или маршруты движения документов. Руководствуясь негласными правилами, принятыми в компании, исполнитель (менеджер службы снабжения) вручную выбирает из предложенного списка тех, кому отправить проект договора (см. рис. 2), а затем запускает процедуру согласования.

Рисунок 2. Запуск процедуры согласования документа

Что поможет ускорить согласование договоров и избежать конфликтов с контрагентами

После этого в «1С:Документооборот 8», на вкладке «Задачи и бизнес-процессы», появляется новая задача для первого лица из списка задействованных в этой процедуре пользователей (см. рис. 3).

Рисунок 3. Пример списка задач

Что поможет ускорить согласование договоров и избежать конфликтов с контрагентами

Например, исполнитель указал поочередно начальника службы снабжения, руководителя юридического отдела и финансового директора. Сначала в программе отобразится задача для начальника службы снабжения. Как только он изучит договор и поставит свою резолюцию (разумеется, электронную), документ автоматически отправится к руководителю юридического отдела (это также будет отмечено появлением новой задачи), а затем – к финансовому директору. Стоит отметить, что в «1С:Документооборот» предусмотрена возможность одновременного согласования, когда документ поступает ко всем сразу, но в компании его не используют, придерживаются принципа очередности.

У каждого руководителя, участвующего в согласовании договора, есть возможность не только изучить версию контракта, полученную от поставщика, и прокомментировать, но и внести правки в текст. При этом измененный документ сохраняется отдельной версией. Программа позволяет сравнить все появившиеся таким образом варианты одного и того же договора.

Для проверки оперативности согласования договоров в компании регулярно формируют отчеты «Список просроченных задач», «Список задач, истекающих на заданную дату», «Справка об исполнительской дисциплине» и т. д.

Согласованный вариант договора отправляется поставщику. Если тот не принимает правки, присылает свой протокол разногласий, то документ заново проходит процедуру согласования в соответствии с описанной схемой. При необходимости этот процесс может повториться и в третий, и в четвертый раз, пока не будет найден компромисс.

Если же согласование с поставщиком завершается успешно, инициатор документа (сотрудник службы снабжения) запускает процедуру утверждения договора. По логике работы с программой, она полностью идентична согласованию. Разница лишь в том, что в списке согласовывающих руководителей — только генеральный директор. Остальные уже ознакомились с этим документом.

Как с помощью электронного документооборота оптимизировать бизнес-процессы компании

Утвержденный договор распечатывается, визируется и отправляется поставщику. Информация о месте хранения подписанного поставщиком бумажного договора отражается сотрудником бухгалтерии в карточке соответствующего исходящего документа.

Автосалоны приступили к промышленной эксплуатации системы электронного документооборота в марте 2011 года. Точки продаж работали с договорами по той же схеме, что и снабжение. Только согласовывались не контракты на поставку, а договоры купли-продажи. Последние формировались в учетной системе на основании заранее заданных шаблонов, а затем экспортировались в программу, обеспечивающую электронный документооборот.

По мнению юристов компании, внедрение программы, позволяющей осуществлять контроль договоров, позволило снизить объем претензий и количество арбитражных дел с участием «Автоцентр КГС» на 60-70 процентов. Теперь в программе работает отдел снабжения, юридический, финансовый отделы, отдел IT.

logo
×
Чтобы скачать документ, зарегистрируйтесь на сайте!

"Финансовый директор" - единственный профессиональный ресурс по управлению финансами компании. Материалы подготовлены финансовыми директорами и экспертами. Пройдите короткую регистрацию и получите доступ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
или войти через соц сети
Зарегистрироваться
×
Пожалуйста, войдите на сайт

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться
Простите, что прерываем чтение

"Финансовый директор" - профессиональный ресурс по управлению финансами компании. Авторские материалы подготовлены финансовыми директорами и экспертами находятся в закрытом доступе. Зарегистрируйтесь или войдите через соцсеть, чтобы прочитать эту статью бесплатно

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
или войдите через соц сети
Зарегистрироваться
×

Мы подобрали для вас книги:

Как решать нерешаемые задачи, посмотрев проблему с другой стороны Управление финансовой службой по KPI Как не потерять на налогах: проверенные способы
Скачать бесплатно Скачать бесплатно Скачать бесплатно
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.