Скидка на подписку 20% + 4 месяца бесплатно | 8(800)505-89-86
Журнал "Финансовый директор"

Excel для финансиста: как провести быстрый анализ данных в ячейках с помощью условного форматирования

  • 24 марта 2017
  • 36291
автор и руководитель проекта Finalytics.PRO, бывший финансовый директор

Очень часто финансовому директору нужно быстро разобраться с информацией, содержащейся в ячейках. Например, найти события, произошедшие после какой-то даты или найти текстовые повторения в диапазоне ячеек. Или еще более «сложный случай»: быстро проанализировать таблицу однородных данных.

Как это сделать? Очень просто, в Excel имеется набор инструментов, который позволяет выполнить это быстро и просто – буквально за пару-тройку щелчков мыши. Первый и самый простой из таких наборов – это условное форматирование* (речь идет об Excel 2007 года и позже). Давайте разберем несколько ситуаций, когда нам пригодятся условные форматы.

Ячейки с определенными значениями

В примере показаны три столбца с данными. В первом нужно найти значения больше 150 тысяч, во втором – найти часть текста, в третьем – повторяющиеся значения.
Ячейки с определенными значениями

Если мы начнем это делать зрительно, то потратим время и, скорее всего, допустим ошибки. Да, и в работе у нас списки гораздо больших размеров. Для решения такой задачи Excel в Условных форматах есть замечательная опция – Правила выделения ячеек. На рисунке ниже показано, что Условное форматирование в Excel находится на вкладке Главная. Там же указаны основные разделы быстрого доступа к настройкам.

Правила выделения ячеек

Итак, чтобы увидеть ячейки более 150 тысяч, достаточно их выделить, перейти: Главная → Условное форматирование → Правила выделения ячеек → Больше

Вид ячеек в Excel

В открывшемся окне можно ввести число, значения больше которого мы хотим увидеть, а также указать то каким цветом должны быть выделены ячейки.
Для поиска необходимого текста поступаем точно также: Выделить ячейки, где ищем текст → Главная → Условное форматирование → Правила выделения ячеек → Текст содержит. Excel выведет аналогичное, в котором следует указать искомый текст (ищем «материал») и, если нужно, цвет. Такой же принцип и с повторяющимися значениями. В итоге за несколько щелчков получаем уйму сэкономленного на пустой рутине времени и результат – маркированные столбики.

Маркировка столбцов

Быстрый анализ с помощью условного форматирования в Excel

Работая с большими таблицами, мы – финансисты – не всегда их можем «схватить налету». Что тогда говорить о руководителях – нефинансистах, которые не привыкли «сканировать» оборотки и числовые ряды?
Ниже пример простой таблички. Глядя на нее не очень-то понятно, когда было хорошо, когда плохо и по каким подразделениям.

Пример таблицы

Давайте попробуем разобраться с этой таблицей при помощи Условного форматирования в Excel: Выделим ячейки с цифрами без итогов (чтобы исходные данные на фоне итогов не смотрелись заниженными) → Главная → Условное форматирование (далее УФ) → Цветовые шкалы → Самое первое правило: чем зеленей, тем больше, чем краснее – меньше.

Выделение ячеек цветом

В итоге получится вот такая разметка наших данных. Согласитесь, глазу такой светофор нагляднее. Появляется интуитивное понимание цифр.

Разметка данных

Теперь, можно проанализировать структуру продаж по направлениям (данные заранее отсортированы от большего к меньшему). Главная → УФ → Гистограммы → Выбираем любую понравившуюся. Я выбрал синюю.

Анализ данных

Сразу оговоримся, что в Excel 2007 блоки будут выглядеть не так наглядно, потому что там выравнивание происходит не по нулевому значению, а по минимальному; и сам блок может иметь только градиентную заливку. Нужно будет зайти в управление правилами и минимум указать числом «ноль». С заливкой ничего не поделать. Теперь строка итогов. Ее мы разметим с помощью значков (их хорошо использовать для kpi-панелей). Путь тот же: Выделяем итоги по месяцам (без полугодия) → УФ → Наборы значков → любой подходящий, я выбрал 5 цветных стрелок.

Подведение итогов

По умолчанию это правило действует так: Excel находит разницу между максимальным и минимальным значением, делит его на количество стрелок (в нашем случае на 5) и затем, значениям меньше 1/5 присваивает красную стрелку, направленную вниз, далее желтая стрелка по диагонали вниз и вправо и т.д.
Так, финансисты и экономисты за 3 – 5 кликов мышкой могут обрабатывать и анализировать большие объемы информации с помощью Excel. Делать свои отчеты интуитивно понятными и наглядными.

* - условное форматирование в  Excel – 2003 года и старше – это окрашивание ячеек в зависимости от значений или формул (условий). Начиная с Excel 2007 года этот инструмент существенно доработан, условное форматирование в Excel 2010 усовершенствовано еще больше.
 

Читайте также:

Как консолидировать бюджетные заявки с помощью Excel

Нестандартные решения в Excel для повседневных задач финансиста

Инструменты для снижения затрат. Excel найдет решение

Методические рекомендации по управлению финансами компании

logo
×
Чтобы скачать документ, зарегистрируйтесь на сайте!

"Финансовый директор" - единственный профессиональный ресурс по управлению финансами компании. Материалы подготовлены финансовыми директорами и экспертами. Пройдите короткую регистрацию и получите доступ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
или войти через соц сети
Зарегистрироваться
×
Пожалуйста, войдите на сайт

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться
Простите, что прерываем чтение

"Финансовый директор" - профессиональный ресурс по управлению финансами компании. Авторские материалы подготовлены финансовыми директорами и экспертами находятся в закрытом доступе. Зарегистрируйтесь или войдите через соцсеть, чтобы прочитать эту статью бесплатно

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
или войдите через соц сети
Зарегистрироваться
×

Мы подобрали для вас книги:

Как решать нерешаемые задачи, посмотрев проблему с другой стороны Управление финансовой службой по KPI Как не потерять на налогах: проверенные способы
Скачать бесплатно Скачать бесплатно Скачать бесплатно
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.