Черная пятница! Скидка на подписку 40% 8 (800) 505-89-86
Журнал "Финансовый директор"

Как проверить достоверность бюджета административно-хозяйственных расходов

Бюджет административно-хозяйственных расходов составляют на основе заявок и расчетов ответственных подразделений или их локальных бюджетов. Финансовая служба консолидирует все заявки в один бюджет, дополняет и распределяет статьи на общехозяйственные, общепроизводственные затраты.

Начинайте проверять бюджет административно-хозяйственных расходов с заявок подразделений:

Как убедиться в полноте заявленных в бюджете административно-хозяйственных расходов

Чтобы удостовериться, что в бюджете административно-хозяйственных расходов заложили все планируемые затраты компании, выясните:

Если в компании действует бюджетный регламент, из которого ясно, какой отдел или должностное лицо отвечает за планирование расходов, необходимо свериться с этим документом. Для этого может пригодиться матрица ответственности в виде таблицы 1. Отметьте в ней подразделения, которые уже прислали заявки, а также какие из них уже удалось утвердить.

Далее проверьте сами заявки подразделений в бюджет административно-хозяйственных расходов компании:

Те заявки, которые не прошли проверку, следует отправлять на доработку. Такой подход поможет убедиться в наличии всей необходимой для бюджета информации и корректности ее оформления.

Как проверить обоснованность затрат, включенных в бюджет административно-хозяйственных расходов

Все суммы в бюджете административно-хозяйственных расходов проверьте на соответствие фактическим расходам прошлых периодов, установленным лимитам и нормам, ценам на товары и услуги поставщиков, а также планам компании.

Детально рассмотрите каждую составляющую статьи, оцените, отвечают ли представленные обоснования характеру выявленных отклонений. Сотрудник финансовой службы не может и не должен разбираться во всех тонкостях работы других подразделений, поэтому ему придется выстроить взаимодействие со специалистами этих служб, чтобы иметь возможность консультироваться по интересующим его вопросам. Лучше сформировать для этого специальный регламент. Подробнее о том, как это сделать, см.  Как наладить взаимодействие финансовой службы с другими подразделениями компании.

Расходы прошлых периодов. Часть административных и общехозяйственных нужд планируют на основании фактических данных прошлых лет. Если такие статьи расходов есть, то они должны быть отмечены в бюджете. Нужно убедиться, что в представленном подразделением документе есть информация о фактических расходах предыдущих периодов: года, квартала или среднего значения расходов за пять лет, либо ее можно получить из действующей на предприятии учетной системы.

Если какой-либо из плановых показателей бюджета значительно отличается от прошлого своего итога, подразделение должно указать причину в самой заявке, см. таблицу 2. Бюджет административно-хозяйственных расходов компании на 2018 год (фрагмент).


п/п
Содержание статей Код статьи Факт предыдущего года, тыс. руб. Лимиты и нормы, тыс. руб. Сумма, тыс. руб. (без НДС) Отклонение по лимитам Отклонение от факта прошлого года Подразделение, ответственное за подачу информации
I квартал II квартал III квартал IV квартал Итого за год
1 Оплата труда 01 205 556,00 222 000,00 49 000,00 52 800,00 53 700,00 66 700,00 222 200,00 200,00 16 644,00
... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ...
2 Социальные отчисления 03 69 889,00 75 480,00 16 660,00 17 952,00 18 258,00 22 678,00 75 548,00 68,00 5659,00
... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ...
3 Служебные разъезды 04 0,00 0,00 24,30 24,30 24,30 24,30 97,20 97,20 97,20 Логистика
... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ...
4 Расходы на командировки 05 250,00 200,00 0,00 0,00 200,00 0,00 200,00 0,00 -50,00 Производство, логистика
... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ...
5 Расходы на почтовые и канцелярские товары 06 1230,00 1200,00 385,00 135,00 340,00 340,00 1200,00 0,00 -30,00 Отдел обеспечения, отдел логистики
... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ...
6 Расходы на услуги связи и сигнализации 07 500,00 450,00 108,50 112,50 116,50 108,50 446,00 -4,00 -54,00 Отдел главного инженера
... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ...
7 Расходы на электроэнергию 08 1852,00 2000,00 550,00 450,00 500,00 500,00 2000,00 0,00 148,00 Отдел главного инженера
8 Расходы на тепло 09 648,00 700,00 300,00 100,00 0,00 300,00 700,00 0,00 52,00 Отдел главного инженера
9 Расходы на водоснабжение и канализацию 10 648,00 700,00 150,00 200,00 200,00 150,00 700,00 0,00 52,00 Отдел главного инженера
10 Расходы на содержание оборудования 11 1019,00 1100,00 500,00 0,00 550,00 0,00 1050,00 -50,00 31,00 Производство
... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ...
Итого 285 938,00 68 839,50 72 679,50 75 095,50 91 889,50 308 504,00 22 566,00

Нормы и лимиты расходов. Далее нужно рассмотреть те статьи расходов, по которым есть нормы и лимиты, о том, как нормировать эти расходы, см.  Как нормировать общехозяйственные расходы. Если политика контроля норм и лимитов затрат строгая, то заявки, превысившие установленные ограничения, возвращайте на доработку. В случае гибкой политики можно попросить обосновать отклонения и, возможно, скорректировать уже неактуальные нормы.

Например, в компании есть норма расходов на канцелярские товары – 1200 руб. в год на одного сотрудника. Но этих денег не хватает отделу маркетинга для презентации, уже утвержденной планами развития компании, – нужно закупить фотобумагу, папки и т. д. Важность этой презентации, прогноз числа участников и расчет требуемого количества дополнительных канцелярских товаров – достаточное обоснование, чтобы увеличить расходы сверх лимита.

Цены на товары и услуги поставщиков и подрядчиков. Проверяя суммы по каждой статье затрат, уточните, чем их обосновали. Если расходы внесли в заявку из действующих или заключенных договоров, убедитесь, что каждый из них подписали ответственные лица, а сумма в бюджете соответствует сумме в контракте. Для таких статей расходов обязательно должны быть отметки в бюджете. При их проверке финансовый контролер может пользоваться базами данных договоров, предстоящих работ, мероприятий и т. д. Стоит предусмотреть автоматизацию и взаимосвязь таких баз с функциональными бюджетами, что обеспечит более качественное планирование и контроль.

Если связи между плановыми расходами и договорами нет, предстоит провести детальный анализ. Выбрать самые крупные статьи, найти цены на аналогичные товары, работы, услуги у различных поставщиков, сопоставить условия. Если цену в заявке существенно завысили, просите обосновать.

Анализируя суммы затрат по статьям бюджета административно-хозяйственных расходов, нужно учитывать такие факторы, как сезонное изменение цен, инфляция и т. д.

Планы компании. Проверяя бюджет, сопоставьте целевое назначение и величину административно-хозяйственных расходов с тактическими планами компании. К примеру, учли ли подразделения в плановых расходах на хозяйственные нужды изменения объемов производства, а в расходах на тепло- и электроэнергию – увеличение арендуемых площадей и т. д.

Если обнаружили неточности в планах, не хватает обоснований, то бюджет лучше сразу отдать на доработку. Выделите статьи затрат или заявки подразделений, которые требуют корректировки, и направьте их ответственным исполнителям. Стоит сопроводить их информационным письмом, в котором подробно изложить причины возврата документа, установить срок представления исправлений. Это позволит избежать недопонимания со стороны проверяющего и исполнителя и сформировать бюджет в установленные сроки. Для дальнейшего контроля бюджета можно подготовить отдельную форму документа, см.  Как составить отчет об общих, коммерческих и административных расходах.

Как проверить расчетные данные бюджета административно-хозяйственных расходов

После сбора заявок от подразделений в один документ – бюджет административно-хозяйственных расходов – необходимо проверить расчеты, например, суммы налогов, премиального фонда, социальных выплат и т. д. Алгоритм вычисления таких показателей должен быть утвержден в методике по бюджетированию. Далее нужно убедиться в корректности расчетов, сделав простую проверку:

Важно помнить, что любая техническая ошибка в расчетах может привести к серьезным искажениям итогов вне зависимости от величины суммы расхода. Но устранить небольшие отклонения, возникающие из-за округления значений, можно, установив уровень погрешности, например, до 1 тыс. руб.

Если в компании разработаны унифицированные формы заявок, обеспечена преемственность форм, по максимуму исключены ручные корректировки данных, проверка расчетов займет минимум времени.

Оксана Афонина , начальник бюро финансового анализа и планирования ФГУП «ЦНИИХМ»

Быстро и с наименьшими ошибками собрать и проверить бюджет административно-хозяйственных расходов поможет специальная форма заявки на расходы или бюджета расходов для каждого подразделения. В таком документе можно указать виды затрат для отдельных служб и отделов компании (к примеру, в компании «Альфа» разработали шаблон заявки для службы главного инженера в форме таблицы 3). Чтобы сотрудникам было проще разобраться с заполнением таблиц, лучше составить и утвердить для них подробную инструкцию.

Если отдел отвечает за обеспечение нескольких подразделений (например, административно-хозяйственный отдел закупает канцелярские товары для всего предприятия), то он и планирует, и предоставляет информацию обо всех расходах, получая предварительно заявки от этих подразделений. Не лишним будет предусмотреть регламент такого взаимодействия, который поможет исключить ошибки в заявках и обеспечит своевременную передачу данных между отделами.


п/п
Содержание статей расходов Код статьи Лимиты и нормы, тыс. руб. Сумма, тыс. руб. без НДС Обоснование расходов Подразделение, ответственное за подачу информации
I квартал II квартал III квартал IV квартал Итого на 2018 год
6 Расходы на услуги связи и сигнализации 07 450,00 108,50 112,50 116,50 108,50 446,00 Отдел главного инженера
... ... ... ... ... ... ... ... ...  
7 Расходы на электроэнергию 08 2000,00 550,00 450,00 500,00 500,00 2000,00 Договор от 30.03. № 10, плановый расчет потребления электроэнергии (приложение 3)
8 Расходы на тепло 09 700,00 300,00 100,00 0,00 300,00 700,00 Договор от 01.02 № 9, плановый расчет потребления теплоэнергии (приложение 4)
9 Расходы на водоснабжение и канализацию 10 700,00 150,00 200,00 200,00 150,00 700,00 Договор от 01.04. № 12, плановый расчет по водоснабжению и канализации (приложение 5)
11 Расходы на содержание зданий и сооружений 12 1350,00 380,00 210,00 365,00 355,00 1310,00
... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ...
16 Прочие расходы 17 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 Все подразделения
... ... ... ... ... ... ... ... ... ...
Итого 3200,00 938,50 622,50 681,50 913,50 3156,00

Оксана Афонина , начальник бюро финансового анализа и планирования ФГУП «ЦНИИХМ»

Если в компании большой объем административно-хозяйственных расходов и сложная организационная структура, то стоит организовать подготовку сотрудников к бюджетному процессу. Перед тем как собрать заявки от подразделений, нужно провести консультации или семинары для специалистов, участвующих в формировании бюджета.

На первом семинаре сотрудники финансовой службы могут ознакомить ответственных исполнителей заявок с формой их подачи, объяснить, как их заполнить, подробнее см.  Как организовать обучение сотрудников работе с бюджетами. Тогда второй семинар-консультацию можно провести уже после сбора и первичного анализа финансовой службой всех заявок.

На второй семинар участников лучше приглашать отдельными группами – это позволит соблюсти конфиденциальность данных от подразделений, а также не отвлекать всех сотрудников от работы. Перед этим финансовая служба может направить информационные листы с указанием своих вопросов, требующих разъяснений.

Организовав такую подготовку перед ежегодным бюджетированием, можно будет устранить спорные моменты в обосновании затрат подразделениями, своевременно получить недостающие сведения, проконтролировать сроки и т. д.

Школа

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
А еще:
×
Чтобы скачать документ, зарегистрируйтесь на сайте!

"Финансовый директор" - единственный профессиональный ресурс по управлению финансами компании. Материалы подготовлены финансовыми директорами и экспертами. Пройдите короткую регистрацию и получите доступ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
или войти через соц сети
Зарегистрироваться

Зарегистрируйтесь или войдите на сайт:

Вы получите доступ к уникальному контенту, который закрыт для незарегистрированных пользователей!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
или войдите через соц.сети
Зарегистрироваться
×
Пожалуйста, войдите на сайт

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться
Простите, что прерываем чтение

"Финансовый директор" - профессиональный ресурс по управлению финансами компании. Авторские материалы подготовлены финансовыми директорами и экспертами находятся в закрытом доступе. Зарегистрируйтесь или войдите через соцсеть, чтобы прочитать эту статью бесплатно

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
или войдите через соц сети
Зарегистрироваться
×

Мы подобрали для вас книги:

Как решать нерешаемые задачи, посмотрев проблему с другой стороны Управление финансовой службой по KPI Как не потерять на налогах: проверенные способы
Скачать бесплатно Скачать бесплатно Скачать бесплатно
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.