Черная пятница! Скидка на подписку 40% 8 (800) 505-89-86
Журнал "Финансовый директор"

Что и как контролировать финансовому директору

Можно выделить несколько основных бизнес-процессов, требующих контроля со стороны финансового директора:

Перечень далеко не полный. В зависимости от специфики деятельности компании приведенный список может быть дополнен другими областями внедрения контрольных процедур.

Как обеспечить необходимый контроль над платежами

Всегда существует повышенный риск исчезновения самого ликвидного актива – денежных средств. Это может произойти в силу разных причин: из-за ошибочной отправки денег (повторной или не тому контрагенту), использования расчетного счета не по назначению. Но если нет уверенности в сохранности денежных средств, любой контроль в какой угодно области сводится на нет.

Рассмотрим подробнее, на что следует обратить внимание при организации контроля процесса оплаты.

Количество счетов и подписантов. Количество банковских счетов должно быть оптимальным, точнее, минимально возможным (подробнее о выборе кредитной организации, которая будет вести рассчетно-кассовое обслуживание, см. Как выбрать банк для расчетно-кассового обслуживания). Чем больше счетов, тем сложнее их контролировать. Поэтому не открывайте лишние счета, а ранее открытые для нескольких разовых операций сразу закрывайте.

Рекомендуется иметь не более двух лиц, обладающих правом первой подписи, и двух – правом второй. Сотрудники с правом первой подписи – обычно топ-менеджеры: как правило, генеральный директор, заместитель по производству или по продажам.

Правом второй подписи наделяются чаще всего финансовый директор и главный бухгалтер. Именно при таком распределении можно быть уверенным, что оплата будет произведена в соответствии с целями бизнеса и соблюдением законодательства.

Наличие только одного лица с правом подписи означает отсутствие превентивного контроля, то есть контроля перед событием (оплатой). Такую оплату невозможно остановить, даже если она неправомерна. Наличие же одного лица с правом первой подписи и одного с правом второй непрактично, так как сотрудники по объективным причинам не всегда присутствуют на работе (отпуска, командировки, болезни). Поэтому рекомендуется всегда иметь официального «запасного игрока». В случае увольнения сотрудника, обладавшего правом подписи, обязательно найдите ему замену.

Сверка до оплаты. Чтобы убедиться, что платеж корректен, перед каждой оплатой проводится сверка. Ответственный за нее, обычно сотрудник бухгалтерии, сопоставляет счет на оплату с подписанным актом выполненных работ (в случае с услугами) или с актом приемки (в случае с товарно-материальными ценностями) и с договором (счет с договором в случае предоплаты).

Сверки обычно проводятся по количеству, цене за единицу товара и общей стоимости. В случае расхождений счет не оплачивается и становится предметом расследования.

Также потребуется сверить заявленный платеж с лимитом по соответствующей статье бюджета (подробнее об этом см. Как разработать и применять платежный календарь).

Отражение в учете. Банковские операции должны отражаться в учете не позже чем на следующий день после проведения платежа. Это не только позволяет лучше управлять денежными средствами, но и облегчает так называемый детективный контроль, то есть контроль после оплаты.

Обычно банки представляют оригиналы банковских выписок на следующий день после платежа. Когда выписки получены, сотрудник финансового отдела (но не бухгалтер по оплате) должен сверить банковскую выписку с проводками по банку. Такой дополнительный контроль позволяет проверить и действия бухгалтера по оплате. Помните, два сотрудника обеспечивают лучший контроль, чем один.

Электронные платежи. Довольно распространена оплата с использованием специальных банковских программ. При этом банк защищает свою систему от несанкционированного доступа паролями, ключами и т. п. Количество паролей и ключей должно соответствовать количеству сотрудников, имеющих право подписи.

Электронная система оплаты должна работать следующим образом. Бухгалтер по оплате заносит в специальную программу реквизиты платежного поручения, сотрудник с правом второй подписи входит в систему с использованием пароля или ключа и подтверждает платеж, а лицо, наделенное правом первой подписи, в системе же одобряет платеж. Затем бухгалтер по оплате отправляет платеж, то есть производит оплату. Система не позволяет бухгалтеру по оплате провести платеж без одобрения сотрудников, уполномоченных подписывать платежные документы.

На практике часто происходит иначе. Бухгалтер по оплате вносит платежное поручение, затем входит в систему, используя пароль или ключи первого и второго уполномоченных подписывать платежи (они же эти пароли бухгалтеру и предоставляют), одобряет платеж и отправляет его. При таком подходе говорить о действенности контроля не приходится.

Как финансовой службе контролировать продажи

Как финансистам контролировать закупки

Как сотрудникам финансовой службы обеспечить контроль над капитальными вложениями

Школа

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
А еще:
×
Чтобы скачать документ, зарегистрируйтесь на сайте!

"Финансовый директор" - единственный профессиональный ресурс по управлению финансами компании. Материалы подготовлены финансовыми директорами и экспертами. Пройдите короткую регистрацию и получите доступ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
или войти через соц сети
Зарегистрироваться

Зарегистрируйтесь или войдите на сайт:

Вы получите доступ к уникальному контенту, который закрыт для незарегистрированных пользователей!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
или войдите через соц.сети
Зарегистрироваться
×
Пожалуйста, войдите на сайт

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться
Простите, что прерываем чтение

"Финансовый директор" - профессиональный ресурс по управлению финансами компании. Авторские материалы подготовлены финансовыми директорами и экспертами находятся в закрытом доступе. Зарегистрируйтесь или войдите через соцсеть, чтобы прочитать эту статью бесплатно

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
или войдите через соц сети
Зарегистрироваться
×

Мы подобрали для вас книги:

Как решать нерешаемые задачи, посмотрев проблему с другой стороны Управление финансовой службой по KPI Как не потерять на налогах: проверенные способы
Скачать бесплатно Скачать бесплатно Скачать бесплатно
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.