Черная пятница! Скидка на подписку 40% 8 (800) 505-89-86
Журнал "Финансовый директор"

Как правильно организовать передачу дел при увольнении сотрудника финансовой службы

В зависимости от того, было ли заранее известно об увольнении сотрудника финансовой службы или же он планирует покинуть компанию буквально на следующий день, подходы к передаче дел будут различаться.

Как организовать передачу дел при плановом увольнении сотрудника

Плановым увольнением специалиста финансовой службы можно считать ситуацию, когда в запасе есть две–три недели до его ухода. Это самый благоприятный вариант, так как есть возможность обеспечить полную передачу обязанностей преемнику. Предстоит сделать следующее:

Назначить преемника. Поиск и подбор специалистов – дело небыстрое (подробнее о том, как ускорить этот процесс см. Как найти нового сотрудника в финансовую службу). А ведение бухгалтерии и финансового блока – процесс непрерывный. Поэтому лучше сразу назначить исполняющим обязанности одного из сотрудников финансовой службы или даже разделить обязанности между двумя и более сотрудниками. Преемником может стать тот, кто заменял увольняющегося во время отпусков и больничных. При условии, конечно, что он не перегружен текущими задачами. Лучше сразу предупредить о том, что временное исполнение чужих обязанностей может продлиться достаточно долго. И, более того, о том, что именно ему придется обучать новичка. Обсудите, сможет ли он полноценно совмещать оба функционала или стоит передать часть его обязанностей кому-то еще. Пообещайте бонус за рост нагрузок – материальное поощрение или отгулы.

Составить график передачи дел. Увольняя сотрудника, убедитесь, что он не оставляет после себя незавершенные задачи. Лучше всего совместить передачу дел с аудитом исполняемого функционала, то есть зафиксировать не только в каком состоянии находится его зона ответственности, но и за что отвечал сотрудник.

Таблица 1. План-график передачи дел (фрагмент) Скачать

Функционал Статус Дата передачи
1 Проверка корректности данных управленческого учета в части взаиморасчетов с поставщиками и покупателями Готово 01.03.2015
2 Занесение всех операций за отчетный период в управленческий учет Готово 01.03.2015
3 Сбор данных от руководителей ЦФО Не сдано 02.03.2015
4 Проверка заявленного плана продаж на корректность Не сдано 03.03.2015
5 Подготовка документации для кредитного комитета Не сдано 03.03.2015
   

Если сотрудник уходит в разгар сдачи отчетности или в середине проекта, четко обговорите с ним (а лучше зафиксируйте письменно), какие из задач он обязуется полностью закончить. Если сомневаетесь в его добросовестности или заинтересованности, используйте разные стимулы, например, предоставление рекомендаций, выплату бонуса и т. п.

Найти замену. Не откладывая в долгий ящик, начинайте сразу же искать замену уходящему сотруднику. Так с большей вероятностью можно успеть найти достойного кандидата и включить его в процесс передачи дел. В любом случае, чем раньше вы наймете нового сотрудника, тем менее стрессовой для вас и для всего коллектива будет ситуация увольнения.

Подготовить инструкцию для нового сотрудника. Попросите увольняющегося составить перечень его обязанностей, контактов, выпускаемых им отчетов и т. п. Лучше не оставлять этот список на совести сотрудника и самостоятельно проверить, не упущено ли что-то в этом перечне. Обязательно обсудите список с увольняющимся и с его непосредственным руководителем (если это не вы), сверьте основные пункты с имеющимися регламентными документами и должностной инструкцией, освежите в памяти, за что конкретно отвечал сотрудник в последнем из закрытых отчетных периодов (подробнее о том, как провести инструктаж для новичка см. Как быстро ввести в курс дела нового сотрудника финансовой службы).

Таблица 2. Реестр задач и сроки выполнения (фрагмент) Скачать

Задача Периодичность Приоритет Срок
1 Подготовка и проверка основных KPI для годового бюджета Раз в год 1 До 31 января
2 Подготовка и консолидация бюджетных форм Раз в год 1 До 5 февраля
3 Защита бюджета Раз в год 1 До 15 марта
4 Подготовка скользящего бюджета Ежеквартально 1 До 15-го числа
5 Подготовка ежеквартального прогноза Ежеквартально 2 До 10-го числа
6 Подготовка отчета «План-факт» Ежемесячно 3 До 10-го числа
7 Расчет бонусов менеджерам по продажам Ежеквартально 3 До 20-го числа
8 Отчет по ФОТ и численности Ежемесячно 3 До 20-го числа

Все рабочие файлы с компьютера увольняющегося сотрудника нужно скопировать на общий диск, облачный сервис или соответствующий раздел внутреннего портала. После того как вы назначили преемника, проинформируйте об этом другие подразделения компании. Имеет смысл сразу настроить на его почту автоматическую переадресацию всей деловой переписки увольняющегося сотрудника, а также передать ему все права доступа к информационным системам. Это позволит безболезненно перенести увольнение и обезопасит от сбоев в работе.

Как действовать при неожиданном увольнении сотрудника финансовой службы

Школа

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
А еще:
×
Чтобы скачать документ, зарегистрируйтесь на сайте!

"Финансовый директор" - единственный профессиональный ресурс по управлению финансами компании. Материалы подготовлены финансовыми директорами и экспертами. Пройдите короткую регистрацию и получите доступ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
или войти через соц сети
Зарегистрироваться

Зарегистрируйтесь или войдите на сайт:

Вы получите доступ к уникальному контенту, который закрыт для незарегистрированных пользователей!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
или войдите через соц.сети
Зарегистрироваться
×
Пожалуйста, войдите на сайт

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться
Простите, что прерываем чтение

"Финансовый директор" - профессиональный ресурс по управлению финансами компании. Авторские материалы подготовлены финансовыми директорами и экспертами находятся в закрытом доступе. Зарегистрируйтесь или войдите через соцсеть, чтобы прочитать эту статью бесплатно

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
или войдите через соц сети
Зарегистрироваться
×

Мы подобрали для вас книги:

Как решать нерешаемые задачи, посмотрев проблему с другой стороны Управление финансовой службой по KPI Как не потерять на налогах: проверенные способы
Скачать бесплатно Скачать бесплатно Скачать бесплатно
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.