Черная пятница! Скидка на подписку 40% 8 (800) 505-89-86
Журнал "Финансовый директор"

Как оценить фактическую нагрузку сотрудников финансовой службы

Актуальная информация о том, какими трудовыми ресурсами располагает финансовая служба, как распределены функции, насколько разумно используют сотрудники свое рабочее время, может понадобиться финансовому директору в следующих случаях:

Самый простой способ оценить реальную нагрузку сотрудников – фотография рабочего дня. Предстоит сделать следующее:

Как подготовиться к оценке рабочей нагрузки сотрудников финансовой службы

Прежде чем разработать форму анкеты для фотографии рабочего дня специалистов финансовой службы и приступить к оценке загруженности персонала, стоит определиться с целями такого анализа. От целей будут зависеть формат исследования, время его проведения. Чтобы анкетирование не мешало текущей работе и не вызвало большого недовольства персонала, лучше составить и утвердить специальный регламент и ознакомить с ним всех участников.

Цели и задачи наблюдения. Фотография рабочего дня специалистов финансовой службы поможет:

Понимание, как и на что распределяется время сотрудников службы, позволит внести корректировки в их должностные инструкции (подробнее см. Как разработать должностные инструкции для сотрудников финансовой службы), принять решение о передаче каких-либо функций на сторону (о том, каких именно, см. Какие функции финансовой службы можно передать аутсорсинговой компании), реструктурировать штат (см. Как оптимизировать штат сотрудников финансовой службы), а также разработать систему мотивации или изменить ключевые показатели эффективности (подробнее см. Как разработать систему мотивации для сотрудников финансовой службы).

Евгения Биркая, финансовый директор компании «PR-Premier»

Чтобы измерить реальную нагрузку сотрудников финансовой службы, распределите задачи такого исследования по группам или по подразделениям и уточните, для каких целей ведется наблюдение. Для наглядности эту информацию можно представить в виде таблицы.

Таблица 1. Характерные задачи фотографии рабочего дня финансовой службы

Функции финансовой службы Характерные задачи фотографии рабочего дня Примечания
1. Управление платежами, контроль заявок на платеж Определить оптимальную структуру рабочего дня Утвердить нормативы времени на получение и обработку заявок.
Разработать регламент проведения платежей (см.  Как контролировать платежи компании)
Выявить дублирующие функции
Установить сроки согласования и проведения платежей, назначить платежные дни
Оптимизировать бизнес-процессы подразделения
Составить описание функционала сотрудников отдела казначейства Организовать работу в филиале (см.  С чего начать создание казначейства компании)
Выявить причины потерь рабочего времени Проверить корректность работы используемых программных продуктов и техники
2. Бюджетирование, нормирование Установить сроки подготовки бюджетов Определить порядок согласования бюджетов (см.  Какой подход к планированию и согласованию бюджетов выбрать)
Составить описание задач, выполняемых сотрудниками при работе с бюджетами Определить, как лучше организовать работу отдела (см.  Как организовать работу отдела бюджетирования).
Разработать положение о бюджетировании (см.  Как регламентировать бюджетирование)
Оптимизировать бизнес-процессы
Определить оптимальную структуру рабочего дня
Распределить обязанности между сотрудниками
Выявить причины потерь рабочего времени Устранить ошибки в системе бюджетирования (см.  Какие ошибки допускают компании при создании системы бюджетирования)
3. Контроль, управленческий учет Установить сроки подготовки отчетов Понять, можно ли ускорить составление отчетов с помощью программных средств
Зафиксировать список должностных обязанностей специалистов Регламентировать работу отдела
Описать структуру рабочего дня
Оптимально распределить обязанности между сотрудниками
Устранить дублирующие функции
Выявить причины потерь рабочего времени
4. Бухгалтерский и налоговый учет Определить характер и содержание работ Пересмотреть порядок оплаты труда сотрудников (подробнее см.  Как разработать систему мотивации для бухгалтерии)
Выявить причины потерь рабочего времени
Найти и устранить дублирующие функции Реорганизовать работу отдела
Оптимизировать бизнес-процессы подразделения
Установить сроки подготовки бухгалтерской и налоговой отчетности Необходимо сократить сроки подготовки отчетности
5. Правовая и экономическая экспертиза.
Внутренний контроль
Определить должностные обязанности специалистов Как лучше организовать контроль над договорами компании (см.  Как контролировать договорную работу)
Выявить причины потерь рабочего времени Усовершенствовать программу учета (см.  Как автоматизировать учет договоров с помощью Access)

Протоколирование рабочего дня специалистов финансовой службы особенно в большой компании – это трудоемкий и длительный процесс. Поэтому не стоит проверять все функции сразу. Лучше остановиться на нескольких наиболее важных задачах. К примеру, если цель наблюдения – оптимизировать нагрузку на казначейство, то можно не фиксировать работу отдела бюджетирования, поскольку это только отнимет время у его сотрудников. Если требуется оценить, нужен ли компании еще один менеджер по работе с системой «Банк-Клиент», достаточно составить фотографию рабочего дня конкретного специалиста, а не всего отдела и т. д. Случается, что сотрудник бухгалтерии, ответственный за документооборот, проверяет счета по тем же параметрам, что и специалист казначейства. Наблюдение поможет обнаружить эти дублирующие функции и устранить их.

Формат наблюдения. Как лучше «сфотографировать» рабочий день сотрудника финансовой службы – это зависит от целей исследования, а также от имеющихся ресурсов. Что нужно принять во внимание:

Так, если требуется внедрить новую информационную систему в холдинге, привлечение консультантов может оказаться длительной и дорогостоящей процедурой (здесь поможет решение Как выбрать консультантов).

Если нужно проверить эффективность работы казначейства по согласованию заявок на оплату, может быть достаточным наблюдение за сотрудниками в течение недели. Если нужно оценить процесс бюджетирования – на протяжении месяца и т. д.

Анкета для фотографии рабочего дня. Анкету для заполнения можно представить в формате таблицы 2.

Таблица 2. Дневник учета рабочего времени сотрудника (фрагмент)

Вид работы (действие) Время
начала
Время
окончания
Продолжительность, ч Примечания (пояснения)
Подготовка отчета об исполненных заявках на оплату за прошлый день 9:00 10:00 1 _
Проверка поступивших заявок на оплату 11:00 13:00 2
... ... ... ... ...

В графе «Вид работы» сотрудник или привлеченный специалист, который за ним наблюдает, указывает конкретное действие, совершаемое в течение рабочего дня. В графах «Время начала» и «Время окончания», соответственно, фиксируется время каждого действия. Продолжительность может рассчитываться автоматически. В примечания стоит вносить дополнительные пояснения и комментарии. Форму можно дополнить еще одной графой, где указать имя стороннего наблюдателя.

Регламент наблюдения. Чтобы качественно оценивать нагрузку на сотрудников финансовой службы, особенно если это не разовое мероприятие, а регулярное, стоит разработать отдельный документ. В нем нужно закрепить форму фотографии рабочего дня (подготовить несколько вариантов в зависимости от задач, анкетируемых подразделений и т. д.), вид анкеты, порядок ее анализа, лиц, ответственных за сбор и обработку информации, а также сроки, в которые проводится наблюдение, и периодичность подобного мероприятия. Контроль регламента, а также подготовку и организацию всего процесса можно возложить на службу персонала.

Подготовка сотрудников к составлению фотографии рабочего дня. Можно издать специальный приказ (или распоряжение) о введении процедуры наблюдения за использованием рабочего времени и довести его до сведения всех сотрудников службы. Чтобы избежать недопонимания или сопротивления персонала, лучше провести совещание (собрание), на котором подробно объяснить причины, порядок и регламент наблюдения, обсудить методику заполнения анкет и иные вопросы (о том, как подготовиться и провести такое совещание, см. Как финансовому директору сообщить подчиненным о непопулярном решении).

Как оценить нагрузку сотрудников финансовой службы

Как проанализировать результаты наблюдения за работой сотрудников финансовой службы

Школа

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
А еще:
×
Чтобы скачать документ, зарегистрируйтесь на сайте!

"Финансовый директор" - единственный профессиональный ресурс по управлению финансами компании. Материалы подготовлены финансовыми директорами и экспертами. Пройдите короткую регистрацию и получите доступ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
или войти через соц сети
Зарегистрироваться

Зарегистрируйтесь или войдите на сайт:

Вы получите доступ к уникальному контенту, который закрыт для незарегистрированных пользователей!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
или войдите через соц.сети
Зарегистрироваться
×
Пожалуйста, войдите на сайт

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться
Простите, что прерываем чтение

"Финансовый директор" - профессиональный ресурс по управлению финансами компании. Авторские материалы подготовлены финансовыми директорами и экспертами находятся в закрытом доступе. Зарегистрируйтесь или войдите через соцсеть, чтобы прочитать эту статью бесплатно

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
или войдите через соц сети
Зарегистрироваться
×

Мы подобрали для вас книги:

Как решать нерешаемые задачи, посмотрев проблему с другой стороны Управление финансовой службой по KPI Как не потерять на налогах: проверенные способы
Скачать бесплатно Скачать бесплатно Скачать бесплатно
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.