Секреты эффективной работы с дебиторской задолженностью в компании

Прежде чем говорить о том, как работать с дебиторской задолженностью, надо разобраться, почему возникают просроченные долги. Причин тому много, но ключевых  пять.

1. У должника нет денег, чтобы оплатить долг.
2. Дебитор выбирает другие приоритеты расходования средств.
3. Должник – недисциплинирован или непорядочен.
4. Работники вашего предприятия не совершили требуемых действий для своевременного востребования задолженностей.
5. У контрагента есть надуманные основания для того, чтобы не платить вам.

В условиях финансового кризиса наличие дебиторской задолженности для многих компаний является самой острой и актуальной проблемой. Нехватка денежных средств вынуждает нарушать обязательства по оплате своим поставщикам, задерживать уплату налогов, привлекать дополнительные кредиты под высокие проценты банка. Фактически любая задержка оплаты может создать для бизнеса серьезные проблемы, поскольку получить кредит в банке сейчас удается далеко не всем.

Как показывает практика, основные трудности, с которыми сталкиваются практически все, кто работает с дебиторской задолженностью, достаточно типичные:

• нет оперативной достоверной информации о сроках погашения принятых обязательств компаниями-дебиторами;
• нет четкого регламента работы с дебиторской задолженностью;
• не проводится оценка кредитоспособности контрагента;
• нет четкого плана взаимодействия структурных подразделений в работе с дебиторской задолженностью;
• отсутствие системности и персональной ответственности за каждый этап процесса, направленного на взыскание долга.

Скачайте и возьмите в работу:

Отчет о работе с дебиторской задолженностью

Отчет о дебиторской задолженности в детализации по покупателям

Как выстроить работу с дебиторской задолженностью

Для того чтобы грамотно выстроить функцию управления дебиторской задолженностью, в первую очередь необходимо:

• провести анализ финансового состояния дебиторов;
• сформировать рейтинг кредитоспособности (ранжирование контрагентов);
• разработать порядок расчета сроков и величины кредитной линии;
• разработать систему документооборота между структурными подразделениями, которые непосредственно участвуют в работе с покупателями;
• установить взаимосвязь между наличием и качеством дебиторской задолженности и мотивацией персонала, участвующего в продаже товаров и ведущего работу по взысканию дебиторки;
• определить порядок работы с покупателями, если имеет место быть просрочка платежа, механизм начисления пеней и штрафных санкций;
• разработать порядок взыскания дебиторской задолженности (порядок осуществления досудебной и судебной работы, исполнительное производство, банкротство).

Предварительный анализ

На этом этапе работы с дебиторкой необходимо предпринять следующие шаги:

• проанализировать величину дебиторки. Подписать с контрагентами акты сверок. В дальнейшем своевременно подписанные акты сверок помогут компании правильно выстроить позицию в суде и не позволят пропустить срок исковой давности;
• рассчитать величину покрытия дебиторской задолженности к кредиторской (основное правило: величина дебиторской задолженности никогда не должна превышать величину кредиторской задолженности перед поставщиками и банковскими кредитами, привлекаемыми на пополнение оборотных средств компании);
• ранжировать задолженность по дате образования и величине. Это позволит наметить очередность  проводимой работы с конкретными дебиторами, а также отразить динамику задолженности за отчетный период. Данный способ удобен для применения в крупных компаниях, чтобы выявлять крупных дебиторов и активно проводить мероприятия по взысканию задолженности;
• оценить платежеспособность клиентов для выстраивания порядка взыскания задолженности и реализации схем по управлению ДЗ.

Оценка реальной ко взысканию задолженности

На этом этапе проводится анализ задолженности, которая реальна ко взысканию (срок исковой давности не истек и должник не прекратил свою деятельность) и нереальна ко взысканию (безнадежный долг). Реальную к взысканию задолженность разделяют на:

• непросроченную;
• просроченную (на нее начисляют штрафные санкции);
• отсроченную задолженность.

В отношении каждой из них определяют стратегию работы.  Для непросроченной определяется стратегия учета, просроченной – стратегия взыскания, отсроченной – стратегия наблюдения за возможностью взыскания.

Взыскание любой задолженности необходимо начинать с оценки возможности погашения наиболее удобными способами. Это могут быть денежные средства или векселя со сроком погашения «по предъявлению». И только если такой возможности нет, целесообразно переходить к рассмотрению иных способов расчетов, таких, как проведение зачетов, цессий, принятие в оплату векселей и так далее.

Технология истребования долгов

Управленческие технологии, как и производственные, включают в себя строгие последовательности действий, совершаемых работниками. Построение цепочки шагов в документе по работе с дебиторской задолженностью следует начать с формулировки последнего шага. В данном случае это – бухгалтерская проводка, закрывающая дебиторскую задолженность клиента. Сформулировав этот шаг в прошедшем времени «Совершена бухгалтерская проводка», необходимо также в прошедшем времени последовательно сформулировать все предшествующие шаги, включая шаг «Зафиксировано возникновение просроченной дебиторской задолженности».

Формулировка шагов в прошедшем времени – прием, позволяющий разработчику технологии продумать все, чтобы гарантировать выполнимость каждого шага.

Чтобы фиксация возникновения просроченной задолженности происходила автоматически, надо продолжить формулировку шагов до момента «Заключен договор с клиентом». В их числе надо отразить движение документов и передачу информации об исполнении договорных обязательств.

Процесс истребования просроченной дебиторской задолженности будет включаться немедленно, когда ваши работники будут узнавать о ее возникновении. Для этого надо предусмотреть информирование соответствующих работников об исполнении обязательств по договорам между вашим предприятием и клиентами. То есть ваши работники должны письменно сообщать друг другу о заключении каждого договора с клиентами, о сроках отгрузок и оплат товаров (услуг), о фактах поступления платежей, и другие особенности договоров. Для этого удобно использовать программные продукты класса CRM-систем. Это упростит и автоматизирует создание, хранение и передачу необходимой информации.

По мере каждого перехода к предшествующему шагу технологии ее разработчик автоматически определяет, кто из имеющихся у него работников должен выполнять этот шаг. Выявляются точки перехода между отдельными работниками и подразделениями предприятия. Становятся очевидными процедуры передачи информации и документов, а также требования к контролю того, что получает принимающий. Отсюда вытекают критерии приёмки или отказа в ней. Таким образом, на каждом шаге каждый исполнитель обязан тщательно выполнить свои обязанности.

Нормативное обеспечение технологии

Кроме действующего законодательства в нормативное обеспечение технологии входит ряд документов. В том числе:

• договоры с клиентами (см., например, 10 опасных условий договора поставки товара);
• приемо-сдаточные первичные бухгалтерские документы (акты, накладные);
• приказы по предприятию о вводе технологии в эксплуатацию и ответственности работников за её исполнение;
• щаблоны писем и претензий, направляемых должникам и распоряжений по предприятию о приостановке или ограничении выполнения обязательств перед должниками;
• должностные инструкции по работе с дебиторской задолженностью для работников, включающие и запреты на совершение тех или иных действий. Более точным названием этих документов является «технологические инструкции».
• шаблоны информационных и отчетных документов.

Эти документы необходимы не только для оформления взаимоотношений с клиентами, а и для формализации исполнения обязанностей вашими специалистами по работе с дебиторской задолженностью.

Наличие этих документов:

1. Нивелирует страхи работников, боящихся понести наказание за возможные ошибки.
2. Запрещает им совершать действия наносящие ущерб вашему предприятию. (Обычно многие запреты сами собой разумеются. Но так как они не отражены в действующем законодательстве и во внутренних документах предприятий, то  разрешены. То есть работники могут оправдаться незнанием, что вредное действие запрещено).
3. Предписывает что, как и когда делать. (Работники не смогут вам сказать: «А я думал, что по-другому лучше»).
4. Обеспечивает обязанность работников письменно отчитываться о выполненных обязанностях. Липовые отчёты невозможны, так как должны быть  представлены конкретные результаты действий.

Ваши работники должны хорошо знать и чувствовать, что вы не печатаете деньги, что их зарплата выплачивается из тех средств, которые ваше предприятие получает от клиентов.

Что учесть при истребовании дебиторской задолженности

Прежде чем внедрять технологию истребования дебиторской задолженности, не поленитесь лишний раз все тщательно проверить. Конечно, идеал недостижим, и без изменений в работе предприятия не обойтись, но технология изначально должна быть разработана так, чтобы в нее можно было не вносить изменения годами.

Соблюдение этого принципа обеспечит вам минимальное сопротивление работников внедрению технологии. У них не должно быть обоснованных доводов для ее критики. Даже если какие-то шероховатости будут выявлены, то постарайтесь не вносить правок в технологию. Ведь если работники почувствуют, что что-то можно изменить, то усилят напор с целью отмены технологии в целом. Ну, не хотят они перемен в своей работе и в сознании, жизненно необходимых для вас.

Работники должны под подпись ознакомиться с вашим приказом о внедрении технологии истребования дебиторки. Подпись под документом обязывает. Она же лишает работника возможности сказать: «А я не знал». Чтобы исполнять технологию надлежащим образом, работники должны хорошо знать содержание своих технологических инструкций. Объем каждой инструкции может составлять несколько десятков страниц. Оправдываясь мнимой нехваткой времени на изучение, они будут саботировать внедрение нового. Для предотвращения этого необходимо организовать приемку экзамена на знание инструкции у каждого работника. Двух – трех дней для подготовки к экзамену достаточно, ведь инструкцию необязательно знать наизусть. Она – рабочий инструмент, который должен быть «под рукой» на случай, если понадобится уточнить правильность выполнения обязанностей. Проведение экзамена лишит работников возможности не знать, что и как они обязаны выполнять. Заодно вы проверите отношение задействованных в технологии на их отношение к вашим приказам и вообще к исполнению своих обязанностей.

В первые недели внедрения технологии вам необходимо ежедневно проверять отчеты работников о выполнении обязанностей по истребованию дебиторской задолженности. Они обязаны видеть и чувствовать вашу решимость, что это всерьез и навсегда. В течение трех – четырех недель со дня сдачи экзамена, а может быть и быстрей, ваши работники втянутся в исполнение требований технологии. Их ропот заметно ослабнет. Вы сможете дать поблажку себе лично в регулярности проверок ежедневной отчетности. Но работники должны всегда знать, что контроль не ослаб и никогда не будет прекращен.

В том случае, если вышеуказанные схемы к рассматриваемой ситуации не могут быть применены или принято решение взыскивать долг в денежном эквиваленте, то необходимо применять метод досудебной работы и впоследствии обращаться в Арбитражный суд.

Судебная работа

На протяжении всех этапов по взысканию дебиторской задолженности через суд необходимо контролировать действия должника по возможному выводу активов из компании. Самостоятельно кредитор может получать данную информацию из открытых источников, таких, как: nalog.ru, kad.arbitr.ru, rosreesr.ru, vestnik-gosreg.ru, fssp.ru.

Обратим внимание, что в обязательном порядке должен быть соблюден претензионный порядок по взысканию долга (п. 5 ст. 4 АПК РФ). В противном случае арбитражный суд вернет исковое заявление заявителю.  Одновременно с исковым заявлением необходимо подавать ходатайство о принятии обеспечительных мер (например, арест имущества, денежных средств на р/с, запрет регистрационных действий с имуществом), даже несмотря на то, что некоторые арбитражные суды неохотно идут на удовлетворение таких ходатайств.

На любой стадии судебного процесса стороны могут заключить мировое соглашение или прибегнуть к процедуре медиации. Нормы АПК РФ позволяют обратиться лицам, участвующим в деле, за урегулированием спора к посреднику (процедуре медиации), как до обращения в суд или третейский суд, так и после передачи дела на рассмотрение суда или третейского суда, но до вынесения решения по спору.

После вынесения решения суда и вступления его в законную силу сторона, выигравшая судебный процесс, получает исполнительный лист и предъявляет его в службу судебных приставов. Исполнительный лист может быть предъявлен в банк или иную кредитную организацию непосредственно самим взыскателем. Также возможно пользоваться альтернативным методом по взысканию долга – инициировать процедуру банкротства.

Пересмотр условий поставок

В рамках работы с дебиторской задолженностью важно также  пересмотреть условия работы с клиентами для того, чтобы минимизировать свои риски. Главная задача – понять, соответствуют ли условия ранее заключенных договоров поставки интересам компании.

Решить эту задачу можно путем проведения индивидуальных переговоров с оптовыми компаниями. Небольшие розничные покупатели могут быть переведены на работу по предоплате. В итоге для каждой категории клиентов будут выработаны единые условия поставок.

Но, прежде чем включать их в договоры, стоит оценить экономическую целесообразность таких мер. Проиллюстрируем на примере, как это можно сделать. Компания А в отношениях с заказчиками строго придерживается политики поставки товаров против оплаты. В настоящее время годовой объем продаж предприятия оценивается в 100 млн рублей (без учета НДС и налога с продаж), общая себестоимость реализованной за год продукции составляет 70 млн рублей. Предприятие рассматривает возможности для увеличения выручки за счет изменения условий поставки. В качестве возможного варианта рассматривается предоставление заказчикам для оплаты 30-дневного срока с момента поставки товара (выставления счета-фактуры). В целях стимулирования заказчиков к досрочному расчету за полученный товар в случае оплаты в течение 10 дней предлагается скидка в размере 2 процентов.

Целесообразно ли переходить на новые условия? Критерий оценки – размер прибыли, которую может получить предприятие. Если в первом варианте величина прибыли известна (30 млн руб. до налогообложения и 24 млн руб. после налогообложения), то во втором варианте для установления размера прибыли необходимо определить уровень соответствующих расходов и доходов.

По мнению руководителя коммерческого отдела, предоставление отсрочки платежа повлечет за собой увеличение годовых продаж на 40 процентов. Объем реализации будет равен 140 млн рублей. Себестоимость реализованной за год продукции в этом случае составит 98 млн руб. (140 млн руб. × 70%). Для того чтобы вести учет возросших продаж и дополнительных хозяйственных операций, финансовой службе придется нанять еще одного человека – дополнительные расходы на 150 тыс. рублей в год. Потери от списания безнадежной дебиторской задолженности оцениваются в 5 процентов от выручки, или 7 млн руб. (140 млн руб. × 5%).

Еще одна категория возможных потерь – скидки за досрочную оплату, которыми может воспользоваться клиент. При оплате заказчиком полученного товара в течение 10 дней предприятие предоставляет скидку в размере 2 процентов. Ожидается, что скидкой воспользуются 50 процентов заказчиков. Тогда общая сумма скидок составит 1,4 млн руб. (140 млн руб. × 50% × 2%).

Чтобы оценить размер дебиторской задолженности, возникающей при переходе на новые условия работы с частью покупателей, рассчитаем срок оборота дебиторской задолженности. Если доли покупателей, пользующихся и не пользующихся скидкой, предположим, равны, то период оборачиваемости дебиторской задолженности составит 20 дн. (10 дн. × 50% + 30 дн. × 50%), а средняя сумма «дебиторки» – 7,8 млн руб. (140 млн руб. × 20 дн. : 360 дн.). Кредитуя своих покупателей, компания вынуждена отвлекать из оборота средства и восполнять их нехватку, например, за счет банковских кредитов. Расходы на обслуживание привлеченных займов тоже надо принять во внимание. Допустим, предприятие кредитуется под 15 процентов годовых. Издержки, вызванные отвлечением денег из оборота, в итоге составят 1,17 млн руб. в год (7,8 млн руб. × 15%). Но даже учитывая все эти расходы, компания получит прибыль после налогообложения в размере 25,8 млн рублей, а если ничего не изменит – 24 млн рублей (см. таблицу).

Таблица. Прогнозируемая прибыль по обоим вариантам в таблице, млн руб.

Кстати, нелишним будет позаботиться о дополнительном обеспечении, особенно если платежеспособность контрагента вызывает сомнения. Самое простое решение – потребовать предоставить банковскую гарантию или личное поручительство генерального директора (собственника). 

ВИДЕО: Как оценить прибыльность и надежность покупателя

Как оценить прибыльность и надежность покупателя советует Дмитрий Гинкулов, заместитель генерального директора  по экономике и финансам компании «Артпласт»

Дополнительные рекомендации по работе с дебиторской задолженностью

«Как продавать товар «Х» – это учебное пособие, которое является очень важным документом.  Это не только важнейший инструмент для продавцов, а и психологическая опора для работников, в обязанности которых входит истребование дебиторской задолженности.

Дело в том, что обычно работники предприятий знают крайне мало о своих товарах и услугах. Проверьте своих сотрудников, могут ли они хотя бы четко, не говоря уже о том, чтобы убедительно ответить на относящиеся к вашим товарам вопросы:

1. Каковы преимущества ваших товаров по сравнению с конкурентными?
2. Как они работают (эксплуатируются)?
3. Какие задачи решают ваши клиенты, пользуясь ими?
4. Какие выгоды получают клиенты, используя ваши товары?
5. Какие гарантии и при каких условиях предоставляет ваше предприятие клиентам?
6. Почему цена на ваши товары является справедливой?

Зная ответы на эти вопросы, работники не будут пренебрежительно относиться к вашим товарам. Они будут знать, что справедливо требуют заплатить честно заработанные деньги.