Успех финансового директора в большой степени определяется навыками самоорганизации и планирования. При этом важно управлять не только оперативными, но и стратегическими задачами. В статье описаны идеи тайм-менеджмента, которые помогут эффективно управлять компанией и уделять время личной жизни. Настройте ваш личный тайм-менеджмент.
Тайм-менеджмент – это...
Наиболее остро любой руководитель чувствует дефицит вовсе не финансов и человеческих ресурсов, а времени. Эффективное распределение рабочего времени коллектива и своего собственного – одна из важнейших задач, которую менеджеру приходится решать, чтобы сделать работу компании или подразделения по-настоящему успешной и прибыльной. Набор работающих технологий, позволяющих использовать время в соответствии с личными и бизнес-целями и называется тайм - менеджментом.
Особенно важно правильно распоряжаться часами и минутами в ситуациях цейтнота. Как правило, они возникают неожиданно, и действовать приходится тоже спонтанно, но, всякий экспромт должен быть тщательно подготовлен. В таких случаях тайм-менеджмент должен быть не обычным, а экстремальным, как и сами ситуации. Давайте разберемся, какие ошибки совершают руководители при управлении временем и как можно их избежать.
Ошибки руководителя
Даже опытные руководители часто неправильно распоряжаются временем, что приводит к затягиванию решения вопросов, неудачным переговорам, стрессам (см. подробнее, как бороться со стрессом) и конфликтам. Ниже приведем перечень самых распространенных ошибок.
1. Жизнь без плана или неправильный распорядок дня. Не решайте проблемы в хаотичном порядке. Это снижает продуктивность. Составляйте ежедневный план - он поможет выделить те задачи, которые надо решить в первую очередь. Каждый вечер составляйте план на следующий день и переносите в него задачи из общего списка, которые собираетесь выполнить. Размещайте их по порядку от самых сложных и значимых до мелких и тех, которые можно делегировать.
Если самые продуктивные часы у вас с 9 до 12, например, перенесите работу с самыми сложными и объемными проектами именно на это время - так потратите меньше времени на решение задач. Оставляйте в календаре хотя бы час свободного времени на случай форс-мажора. См. как экономить два часа рабочего времени ежедневно
2. Некорректные дедлайны для сотрудников. Наверняка почти каждый подчиненный сталкивался с тем, что его начальник поручает ему несколько дел одновременно и все обозначает как срочные. Сотрудник мечется от одной задачи к другой, нервничает, потому что шеф его торопит, в результате не успевает. Обиднее всего, когда затем выясняется, что половина дел на самом деле и не были такими уж срочными, это просто стиль работы руководителя: он искренне убежден, что если сотрудников не торопить, то все задачи будут решаться слишком медленно.
Личный опыт
Дмитрий Генералов, начальник отдела бюджетирования Корпорации "Кошелев"
Я использую Scrum - доску со стикерами, чтобы планировать задачи, расставлять приоритеты и контролировать подчиненных. Это обычная маркерная доска, которая висит в середине кабинета. На ней четыре блока для каждого этапа, внутри которых стикеры с задачами. У каждого подчиненного свой цвет стикера. Ежедневно проверяю динамику задач сотрудников, корректирую, добавляю стикеры и переношу их. Это помогает быстро вспомнить, кто что делает и где требуется мое срочное участие.
3. Желание все делать самому. Эта ошибка свойственна начинающим управленцам. Они пытаются контролировать или даже решать слишком много вопросов, которыми вполне могут заняться рядовые сотрудники или руководители более низкого звена. Они искренне убеждены в том, что без их вмешательства все будет сделано неправильно. См. какие задачи финансовый директор может делегировать подчиненным
4. Экономия на персонале. Разумеется, любой компании экономия необходима. Но в ситуации, когда объем работы у рядовых сотрудников слишком велик, а руководитель сам вынужден решать не только управленческие, но и рутинные задачи, добиться эффективности работы крайне трудно. См., как финансовой службе успевать больше с тем же штатом
5. Отсутствие анализа собственных действий. Финансовому директору не нужно успевать все. Когда находитесь в состоянии цейтнота, сумейте остановиться и проанализировать текущие дела. Выделите наиболее важные на данный момент. Чаще оценивайте значимость дел – так их количество не превысит разумные пределы. Чтобы правильно расставить акценты, воспользуйтесь шкалой приоритетности задач.
6. Отсутствие времени на отдых. Когда планируете дела, учитывайте естественное изменение уровня физической активности. Чтобы поддерживать высокий уровень продуктивности труда, научитесь правильно чередовать время работы и отдыха в офисе. Проводите в течение рабочего дня небольшие физические разминки. К примеру, повесьте в кабинете дартс или маленькую баскетбольную корзинку. Так сможете ненадолго отвлечься от дел и уже с новыми силами приступить к решению очередных задач. Насколько вы близки к профессиональному выгоранию: сравните себя с коллегами
Тренинг по тайм-менеджменту. Как работать по четыре часа в день и все успевать: правила управления рабочим временем и задачами
Правила тайм-менеджмента
Если понятно, что при существующем распределении дел эффективно и оперативно решать проблемы не удается, значит необходимо кардинально менять подход к работе. Принципы тайм-менеджмента, по мнению экспертов, например, бизнес-тренеров Николая Мрочковского и Алексея Толкачева, помогут справиться с проблемами даже в условиях цейтнота и добиться многого во всех сферах жизни.
Как считают специалисты по управлению временем, при организации времени полезно руководствоваться следующими правилами тайм-менеджмента:
1. Вечером анализируйте прошедший день и составляйте план на следующий день. Четкое и жесткое планирование – один из главных принципов тайм-менеджмента. Такой подход поможет сделать выводы о том, что удалось или не удалось за день, и психологически настроиться на завтра. Не забывайте отмечать выполненные дела.
2. При составлении плана учитывайте «лягушек», то есть неприятные дела (термин введен Брайаном Трейси, известным бизнес-консультантом). Такие дела желательно сделать как можно быстрее, так как их перенос заставляет подспудно о них думать и вызывает психологическое напряжение.
3. Ешьте «слона по частям». Известный принцип психологии: если задача большая, как слон, ее необходимо разделить на части. В этом случае можно спланировать время для решения каждой из подзадач и делегировать их решение сотрудникам. Такой подход оптимален со всех сторон: «слон» уже не пугает, при разделении его на части становится понятно, сколько потребуется времени на «поедание».
4. Определите приоритетность задач. Задачи можно нумеровать буквами или цифрами, главное – выделить те, которые подлежат обязательному исполнению, затем те, которые желательно сделать, так как это будет полезно для работы, и т.д. Важно, не переходить к исполнению менее важной задачи прежде, чем решена более важная. Исключения возможны, но при наличии объективных обстоятельств.
5. Избавьтесь от мультизадачности. Это один из главных принципов экстремального тайм-менеджмента. Необходимо концентрировать внимание на одной конкретной задаче.
6. Сохраняйте непрерывность. Как объясняет специалист по экстремальному тайм-менеджменту Алексей Толкачев, на «разгон» нашей эффективности требуется минут 10–15. И если в это время поступает дополнительная информация (звонки, электронные сообщения, смс), эффективность падает до минимума. Поэтому важно убрать эти "раздражители". Организуйте различные папки для получаемых электронных писем, поручите сортировку электронной почты секретарю, обеспечьте постановку наиболее эффективных фильтров антиспам, просите ставить вас в копию сообщений только в самых важных случаях, отключайте мобильный телефон во время ключевых совещаний.
7. Используйте пики продуктивности. У каждого человека есть время в сутках, когда его активность является максимальной и он работает наиболее эффективно (см. рисунок). Следовательно, наиболее сложные задачи лучше решать в такие часы.
Рисунок. Среднестатистическая работоспособность в течение дня
8. Резервируйте время под непредвиденные обстоятельства. «Пробки» на дорогах, опоздания клиента на встречу, отсутствие на месте нужного человека – эти и многие другие ситуации случаются, и их необходимо закладывать в расписание. Бывает, что задача отнимает больше времени, чем планировалось - это тоже желательно учитывать. Для этого закладывайте на выполнение каждой задачи дополнительные 10-15% от расчетного времени. Лучше отложить какое-то дело, чем пытаться «втиснуть» его в узкие временные рамки.
9. Максимально используйте технические средства планирования: календари, различные виды напоминаний, возможности сортировки задач – разработчики ПО трудились не зря, и их продукты способны помочь в управлении временем.
10. Делегируйте полномочия. Задача начальника – руководить, а не пытаться все делать самому или вмешиваться в выполнение даже небольших задач сотрудниками. Если персонал не справляется или если у руководителя слишком большой объем работы в сжатые сроки, значит, необходимо нанять дополнительных людей.
11. Проверьте, насколько удобен документооборот в вашей компании. Наличие удобных бланков для стандартных документов, достаточное количество инструкций для заполнения документов, которые легко найти в интернете – все это экономит время не только рядовых сотрудников, но и руководителя. Желательно избавиться от чрезмерной бюрократии – нередко рабочий процесс тормозят согласования, необходимость получения подписей от сразу нескольких руководителей на одном, не самом важном документе, и т.д. В условиях цейтнота все должно быть максимально быстро, просто и удобно.
12. Пересмотрите необходимость и регулярность собраний, совещаний (планерок и т.д.). Нередко бывает так, что сотрудники вынуждены отложить свои срочные дела и скучать на презентациях (докладах, отчетах) представителей другого отдела. И далеко не всегда подобные мероприятия имеют смысл, а часто отнимают время у всех, включая руководителя. Возможно, имеет смысл не вводить такого рода совещания как регулярную «обязаловку», а устраивать их только при необходимости и привлекать лишь тех, для кого обмен информацией действительно важен. См., как проводить совещания эффективно: 11 правил успешных, быстрых и эффективных совещаний>>
14. Отдыхайте и следите за здоровьем и самочувствием. Редкий руководитель может позволить себе уходить с работы в 18 часов, не думать о несделанном дома, не отвечать на звонки в выходные. Это, однако, не означает, что трудиться нужно круглыми сутками, без выходных и отпусков. Плох тот начальник, без которого работа компании остановится или перестанет быть эффективной. Необходимо регулярно устраивать перерывы в работе, максимально отвлекаться от дел, менять виды деятельности, встраивать отдых в свои планы - даже если аврал кажется бесконечным. Необычные хобби финансовых директоров: чем увлекаются коллеги
Если подвести итог сказанному, можно выделить основные три идеи: избавиться от мультизадачности, удалить прерывания и планировать все во всех сферах жизни, даже отдых. Эти, на первый взгляд, несложные правила не всегда легко воплотить в жизнь. Мешают укоренившиеся за годы привычки, да и окружающие нередко не готовы подстраиваться. Если преодолеть сопротивление (свое и чужое) и следовать этим принципам, то можно больше успевать в условиях постоянной нехватки времени как на работе, так и в личной жизни, и снизить уровень стресса.