Прежде чем согласовывать план закупок, финансовому директору стоит убедиться, что заявленные в нем объемы не противоречат плану продаж и обеспечивают сохранность страховых запасов. Кроме того, важно проверить закупочные цены, условия оплаты, графики поставок. Это решение позволит своевременно обнаружить и устранить серьезные расхождения плана закупок и реальной потребности в ресурсах, застраховать компанию от дополнительных и необоснованных расходов.
План закупок должен учитывать потребности компании в товарно-материальных ресурсах: товарах для перепродажи, сырье и материалах для производства, материалах и оборудовании для ремонтных работ, материалах и комплектующих для производственного оборудования, прочих товарах на хозяйственные нужды и т. д.
Чаще всего потребность в товарно-материальных ценностях компании планируют по группам для каждого бизнес-процесса в отдельности. Чтобы убедиться в достоверности плана закупок, действуйте последовательно. Первое – оцените необходимость и достаточность плановых объемов закупки. Второе – сверьте график поставок с производственной программой. Третье – проверьте соответствие указанных в плане цен закупочной стоимости поставщиков. Четвертое – убедитесь в согласованности плана заказов и графика оплат.
Особенно проверьте планы закупок товаров для перепродажи, сырья и материалов для производства. Поскольку именно эти затраты составляют большую долю в общих расходах компании, существенно влияют на себестоимость продукции и чувствительны ко многим внешним факторам: сезонности, изменению цен и т. д.
Необходимый и достаточный объем закупок – тот, который выполняет три требования. Первое – соответствует производственной программе для производственного предприятия или плану продаж для торговой организации. Второе – обеспечивает сохранность неснижаемых лимитов остатков на складе, если они установлены. Третье – учитывает уже имеющиеся запасы сырья и готовой продукции.
К примеру, служба снабжения компании «Альфа» – производителя мясных полуфабрикатов, представила план закупок сырья и материалов на I квартал 2021 года, смотрите таблицу 1.
Таблица 1. План закупок на I квартал 2021 года (фрагмент) Скачать
Чтобы убедиться, что заявленный план содержит всю необходимую для производства номенклатуру в должном объеме и удовлетворяет вышеназванным критериям, нужно сформировать расчетный бюджет закупок. Для этого можно запросить производственную программу (см. пример формы) либо самостоятельно рассчитать ее на основании утвержденного плана продаж. Если выбрали второй вариант, действуйте последовательно.
Первое – запросите утвержденный план продаж. Второе – проанализируйте текущие складские остатки и выявите, какие позиции нужно произвести, в каком количестве. Третье – рассчитайте программу производства. Четвертое – вычислите потребность в сырье и материалах для данной программы. Пятое – проанализируйте складские остатки – какого сырья или материала, в каком количестве не хватает. Шестое – составьте расчетный план закупок и сопоставьте с предложенным.
Допустим, план продаж уже выверили и его можно использовать для расчетов, смотрите таблицу 2.
Таблица 2. План продаж на I квартал 2021 года Скачать
Объем продукции, который необходимо произвести в планируемом периоде, вычислите с учетом текущих остатков на складе и страховых запасов. Если остатки за минусом неснижаемых лимитов по какому-либо товару на начало периода превышают продажи этого периода, то в производстве данной позиции нет необходимости. В противном случае потребность в выпуске данного товара рассчитайте по формуле.
| Используемые обозначения | Расшифровка | Единицы измерения | Источник данных |
 |
Необходимый объем производства в расчетном периоде (месяце) | нат. ед. | |
|
Порядковый номер расчетного периода | ед. | |
|
Объем продаж расчетного периода (месяца) | нат. ед. | |
|
Остатки готовой продукции на складе на начало расчетного периода | нат. ед. | |
|
Лимит неснижаемых складских запасов | нат. ед. |
Результаты расчета производственной программы можно представить в виде таблицы 3. Если производство подвержено сезонности или у компании специфические технологические процессы, которые требуют регулярной очистки оборудования, технического осмотра, переналадки и т. д., то, рассчитывая потребность в выпуске, можно ввести дополнительный критерий. К примеру, каждый текущий месяц планировать с заделом последующего в процентном соотношении. Например, производство в январе планируется как 100 процентов плана продаж января плюс 20 процентов плана продаж февраля и т. д.
Таблица 3. План производства на I квартал 2021 года Скачать
Как только производственная программа будет готова, рассчитайте прогнозный план закупок. Сначала определите потребность в сырье и материалах для производства. Затем рассчитайте объем самой закупки.
Количество и вид сырья и материалов можно вычислить по технологическим картам для каждой ассортиментной позиции. Если номенклатура товарно-материальных ценностей слишком широка, то лучше воспользоваться группировкой. Результаты расчетов при этом усредняются, но для данной проверки их будет вполне достаточно.
Если в компании действуют лимиты страховых запасов, то планируйте закупки с учетом того, что на складе всегда должны присутствовать остатки в установленном размере. В качестве дополнительного фактора можно ввести четыре условия. Первое – минимальный объем заказа – если важно избежать затоваривания склада. Второе – наименьшая цена – чтобы обеспечить меньшую себестоимость. Третье – сроки поставки – при срочных заказах, они могут оказаться критичными. Четвертое – отсрочка платежа – если требуется спланировать расход денег в условиях экономии. Объединить условия можно в дополнительной таблице – реестре поставщиков, использовать эту информацию при анализе и выборе поставщиков.
Предположим, компания «Альфа» решила планировать заказы по минимальному объему заявки, который допускает поставщик. Следовательно, в первую очередь она будет рассматривать тех контрагентов, которые предложат наименьшие ограничения по объему заказа. Если требуемое количество сырья ниже допустимых ограничений, то в плане необходимо указать объем согласно условиям поставщика. В противном случае – то количество, которое необходимо. Расчетный план закупок – в таблице 4, где расчетные значения – определенные финансовой службой, плановые – предложенные службой снабжения.
Таблица 4. Расчетный план закупок в натуральном выражении на I квартал 2021 года (фрагмент) Скачать
Из таблицы 4 видно, что если принять плановый бюджет закупок, то к концу I квартала есть риск существенно израсходовать страховые запасы по некоторым видам сырья и материалов. Вероятно, их не учитывали при планировании. Если сроки поставки по данным позициям велики, то недостаток этих запасов может привести к сбою производственной программы следующего периода.
Внимательно отнеситесь к превышению установленных лимитов, к примеру, таких позиций, как «Короба», «Молочная продукция», «Мясо». Так, избыток запасов молочной продукции в плане закупок равен 71,51 процента, а по расчетному бюджету – 69,01 процента. Это может быть обусловлено тем, что минимальный заказ данного сырья у поставщика составляет 50 кг, а потребность в нем ниже. Отклонение в 2,5 процента (71,51 – 69,01) допустимо, однако стоит поискать нового контрагента с более выгодными условиями.
Плановые остатки позиции «Короба» превышают минимально необходимые на 119,56 процента, а расчетные – 169,56 процента. Минимальный объем заказа поставщика – 5000 штук, с чем и связаны отклонения. Однако разница расчетных и плановых значений существенна – 50 процентов (169,56 – 119,56), а значит, служба снабжения при планировании не учитывала установленный поставщиком лимит. Необходимо уточнить, связано ли это с ошибкой расчетов, появился новый контрагент или изменились условия работы с действующим. В противном случае, если утвердить бюджет, возможно, будет недостаточно выделенных на закупку средств, придется срочно искать нового поставщика, чтобы обеспечить производство. По позиции «Мясо» превышение планируемых остатков в 89,99 процента ничем не обусловлено, расчетная величина – 0 процентов. Причины такого отклонения следует запросить у отдела снабжения.
После того как убедитесь, что все необходимые запасы учли в плане, а их объемы удовлетворяют производственной программе, проверьте, согласовывались ли при планировании сроки доставки. Сверьте график поставок с производственной программой либо выделите наиболее серьезные отклонения от неснижаемых остатков и проведите их анализ.
Чтобы убедиться, что все суммы в плане закупок соответствуют реальным ценовым условиям, действуйте последовательно. Первое – определите поставщиков и их цены на сырье и материалы. Учитывайте, по какому критерию выбирали контрагента – цене, минимальному заказу, отсрочке и т. д. Второе – рассчитайте общую стоимость закупки. Третье – сравните полученный бюджет с плановым, который ранее представляла служба снабжения. Четвертое – выявите отклонения плановых значений от расчетных. Пятое – вычислите удельный вес каждого наименования в общей сумме закупок. Шестое – проанализируйте полученные результаты по каждому наименованию.
Компания «Альфа» рассчитывала количество закупаемого сырья исходя из минимального объема заявки, которую допускает поставщик. Поэтому цены в план подставляла того же поставщика. Анализ бюджета закупок в денежном эквиваленте смотрите в таблице 5.
Таблица 5. Бюджет закупок на I квартал 2021 года (фрагмент) Скачать
Если сырье и материалы объединялись в группы, это могло усреднить общий результат. Поэтому лучше установить низкий допустимый лимит отклонений плановых значений от расчетных сумм. Для компании «Альфа» критичными будут отклонения от 3 процентов и более.
Из данных таблицы 5 видно, что средняя цена за единицу превысила допустимые отклонения по группам «Крупа», «Мясо», «Овощи», «Панировка». Из этой группы стоит выделить позиции с наибольшим удельным весом в общей сумме закупок либо те, которые составляют наибольшую долю в себестоимости. Это сырье, относимое к группам «Мясо» и «Овощи». Выделим из реестра всех поставщиков мяса и овощей и сравним используемые в прогнозе цены с имеющимися предложениями.
Таблица 6. Анализ цен сырья и материалов
Из таблицы 6 видно, что закупочная стоимость мяса в плане не соответствует ни одному из условий действующих поставщиков. Необходимо у службы снабжения выяснить: появился новый контрагент или изменились договоренности с действующим. По группе «Овощи» средняя цена в заявке совпадает с данными реестра, однако лучше дополнительно выяснить, почему заказ не рассчитали по условиям поставщика, который предлагает меньшую цену, учитывая, что величина минимального заказа у них одинаковая.