Для управления дебиторской задолженностью компании нужна информация о сроках возникновения долга, времени просрочки, текущем состоянии задолженности и т. д. Как правило, такие сведения можно получить из учетной системы, если ее незначительно усовершенствовать. Однако, прежде чем приступить к доработке системы, стоит определить принципы учета и контроля дебиторской задолженности. Справиться с такой задачей поможет предлагаемое решение.
Чтобы управлять дебиторской задолженностью компании, определите принципы ее учета и контроля, доработайте систему бухгалтерского учета, чтобы получать информацию о дебиторах и их платежах.См. также Как вести управленческий учет на основе бухгалтерских данных.
Трудно управлять дебиторской задолженностью, когда у предприятия отсутствует достоверная информация о сроках погашения обязательств компаниями-дебиторами; регламент работы с просроченной дебиторской задолженностью; данные о росте затрат, связанных с увеличением размера дебиторской задолженности и времени ее оборачиваемости. Сложно управлять дебиторской задолженностью, если не проводят оценку кредитоспособности покупателей и эффективности коммерческого кредитования. Также если собирают денежные средства, анализируют дебиторскую задолженность и принимают решения по кредиту разные подразделения, при этом нет регламентов взаимодействия и ответственных за каждый этап.
Чтобы избежать подобных трудностей и выстроить эффективную систему управления дебиторской задолженностью, уточните счета, которые выставили и не оплатили на настоящий момент; время просрочки платежа по каждому из счетов; размер безнадежной и сомнительной дебиторской задолженности, которую оценили по внутрифирменным нормативам; кредитную историю контрагента – средний период просрочки, среднюю сумму кредита.
Наталья Вахрушина, ведущий консультант компании Cogito MC
Компания «Посредник» закупает крупные партии товара у поставщика на условиях предоплаты, затем реализует в розницу с рассрочкой платежа. Отчет, который позволяет сформировать система бухгалтерского учета, см. в таблице 1. Содержание отчета соответствует отчетам типичных бухгалтерских систем. Отчет позволяет определить только суммарный остаток дебиторской задолженности покупателя, но не информирует о том, какую часть дебиторской задолженности просрочили и когда следует ожидать поступления платежей.
Таблица 1. Сводные данные по текущей задолженности компании «Покупатель» на 12 февраля
Чтобы управлять дебиторской задолженностью, используют показатель «критический срок оплаты» – дата, не позднее которой должны оплатить кредит. Чтобы контролировать критический срок оплаты, учитывайте продолжительность отсрочки платежа, а также дату, когда возникла дебиторская задолженность. Момент, когда возникла дебиторская задолженность, – это дата перехода права собственности на продукцию от продавца к покупателю, которую установили в договоре, дата, когда подписали договор, отгрузили товар со склада продавца, поступила продукция к покупателю и т. д. См. также На какой срок выгодно предоставить отсрочку платежа.
Чтобы определить критический срок оплаты на поставку товаров с рассрочкой платежа, к дате возникновения дебиторской задолженности прибавьте количество дней, которое установили в договоре. Чтобы упростить расчет критического срока оплаты, выделите типичные для компании условия отсрочки платежа и реализуйте возможность их учета в системе управления дебиторской задолженностью.
Учитывайте, что бывают договоры, условия оплаты по которым отличаются от типовых. Тогда не используйте в учете типовые условия, они искажают отчетность по погашению дебиторской задолженности, а делите сумму счета на такое количество составных сумм, по которым однозначно можно рассчитать критический срок оплаты. См. также Какие условия договора поставки помогут избежать безнадежных долгов.
Наталья Вахрушина, ведущий консультант компании Cogito MC
Компания «Посредник» отгружает продукцию в рассрочку по стандартным условиям: оплата в течение количества дней по договору от даты поступления товара на склад покупателя или от даты отгрузки товара со склада. В соответствии с этим в системе управления дебиторской задолженностью реализовали учет периода отсрочки платежа и времени, когда товар находится в пути, см. таблицу 2. Критический срок оплаты по выставленным счетам для компании «Покупатель».
По таблице 2 менеджеры по продажам, которые отвечают за поступление дебиторской задолженности, контролируют своевременность платежей и реагируют, если возникают просроченные обязательства со стороны дебиторов. См. также Как создать интерактивную панель показателей для контроля дебиторской задолженности.
Таблица 2. Критический срок оплаты по выставленным счетам для компании «Покупатель» на 12 февраля Скачать
Татьяна Иванова, заместитель финансового директора управляющей компании ГК «ЯВА»
Чтобы отнести дебиторскую задолженность концерна «Альфа» к текущей, просроченной и судебной задолженности, используют правила:
1. Текущей дебиторской задолженностью по ЦФО 1 и ЦФО 2 считают:
1.1. Задолженность, сроки погашения которой по условиям договора не нарушают.
1.2. Задолженность, сроки погашения по которой отличаются от сроков по договору, но на момент подписания договора дату погашения дебиторской задолженности оговорили и утвердили отдельно. Такую дебиторскую задолженность оформляют служебной запиской менеджеры, которые заключили договор (или специалист коммерческо-договорного отдела), подписывает коммерческий директор концерна и передает в отдел коммерческого контроллинга (ЦФО 1) или в отдел бюджетирования экономисту по планированию коммерческих затрат (ЦФО 2).
1.3. Задолженность, сроки погашения которой сдвинулись по вине производства, – нарушение сроков производства. Такую дебиторскую задолженность оформляют служебной запиской аналогично пункту 1.2.
1.4. В том числе по ЦФО 1 к текущей дебиторской задолженности относят задолженность по контрагентам подразделения отдела продуктового маркетинга, которая не превышает установленных лимитов. Список контрагентов и лимиты согласовывают и утверждают один раз в начале каждого года.
2. Просроченная по ЦФО 1 и ЦФО 2 задолженность – та, которую не погасили по условиям договора более 30 дней.
3. Судебная дебиторская задолженность – та, по которой или уже ведут судебное разбирательство, или приняли решение взыскать долг через суд. См. также Когда оправданно взыскивать дебиторскую задолженность через суд.
4. К документальной дебиторской задолженности относят долги, которые необходимо списать. См. также Порядок списания безнадежной дебиторской задолженности.
Если несколько счетов погашают одним платежным поручением или, наоборот, один счет – несколькими платежными поручениями, в назначении платежа не указывают пояснений, используйте метод ФИФО, то есть считайте, что покупатель сначала погашает наиболее ранний из выставленных и неоплаченных счетов.
Наталья Вахрушина, ведущий консультант компании Cogito MC
В компании «Посредник», которая упоминалась в примере выше, чтобы контролировать поступления платежей и вести статистику средней просрочки по каждому дебитору, формируют отчет о списании дебиторской задолженности, см. таблицу 3. Отчет о списании дебиторской задолженности компании «Покупатель». Из таблицы видно, что счет, критический срок оплаты по которому наступает 13 января, покупатель оплатил четырьмя платежными поручениями. При этом первый перевод денег состоялся с опозданием на 5 дней, а последний платеж – на 10. Средневзвешенный период просрочки – 8,1 дня.
При средней ставке 14 процентов годовых (0,04% в день), по которой предприятие привлекает денежные средства, затраты, связанные с просрочкой платежа только по одному счету, составят 722 руб. (0,04% × (100 тыс. руб. × 5 дн. + 84 тыс. руб. × 7 дн. + 64 тыс. руб. × 9 дн. + 14 тыс. руб. × 10 дн.)). Если учесть, что у компании не один выставленный счет, а несколько тысяч, то затраты на обслуживание просроченной дебиторской задолженности составят существенную сумму.
Таблица 3. Отчет о списании дебиторской задолженности компании «Покупатель» на 12 февраля Скачать
| Счета-фактуры выставленные | Платежные поручения полученные | Текущая задолженность на дату поступления платежа, тыс. руб. | Период просрочки, дн. | ||
|---|---|---|---|---|---|
| № | Критический срок оплаты по выставленному счету | Дата | Сумма, тыс. руб. | ||
| 103 | 13 января | 18 января | 16 | 100 | 5 |
| 20 января | 20 | 84 | 7 | ||
| 22 января | 50 | 64 | 9 | ||
| 23 января | 14 | 14 | 10 | ||
| 109 | 8 января | 6 января | 200 | 200 | –2* |
| 13 января | 16 января | 200 | 200 | 3 | |
| 18 января | 22 января | 100 | 150 | 4 | |
| 23 января | 50 | 50 | 5 | ||
| 23 января | 29 января | 50 | 50 | 6 | |
| 141 | 20 января | 22 января | 450 | 450 | 2 |
| 31 января | 30 января | 150 | 150 | –1 | |
| * Отрицательный период просрочки означает, что покупатель произвел оплату до того, как наступил критический срок оплаты. | |||||
Чтобы контролировать дебиторскую задолженность, используйте реестр старения дебиторской задолженности. Реестр старения – таблица, которая содержит неоплаченные суммы счетов, которые группируют по периодам просрочки платежа. Группировку определяют исходя из политики компании в области кредитования контрагентов. К примеру, менеджмент компании определил, что компания допускает просрочку платежа до семи дней, выше этого срока – работает с контрагентом по возврату дебиторской задолженности, более 30 дней – обращается в суд. Соответственно, аналогично построили группы в реестре старения дебиторской задолженности: 0–7, 8–15, 16–30, свыше 30 дней. Подробнее о формировании отчетности по старению дебиторки см. Как контролировать состояние дебиторской задолженности.
Сравнивайте средневзвешенное время просрочки, периода кредитования по дебитору и в целом по компании с аналогичными показателями предыдущих периодов. Чтобы сравнивать корректно, из расчета средневзвешенного времени просрочки платежа исключите счета, дебиторскую задолженность по которым на текущий момент признали безнадежной. Если из расчета не исключить безнадежную дебиторскую задолженность, то вся безнадежная задолженность, которая возникла, которую не списали в предыдущих периодах, отразится в текущем периоде и помешает корректно сравнить периоды. Если сопоставите средневзвешенное время просрочки и кредитования текущего и отчетного периодов, то сможете оценить эффективность проводимой компанией политики коммерческого кредитования. Если увеличится средневзвешенный период просрочки в текущем периоде, значит, эффективность работы с дебиторами низкая, и наоборот. См. также Как заинтересовать специалистов компании в сокращении просроченной дебиторской задолженности.
Если использовать данные о среднем времени просрочки платежа по контрагентам и в целом по компании по погашенным счетам, удастся точнее планировать поступления денежных средств от дебиторов, в том числе в бюджете движения денежных средств. Чтобы прогнозировать поступление платежей от покупателей, используйте коэффициенты инкассации дебиторской задолженности – процент от общей суммы платежа в определенный интервал времени, см. таблицу 4. Реестр инкассации дебиторской задолженности.
Чтобы построить понедельный план поступления денежных средств (используйте и другие интервалы времени – декады, месяцы), умножьте полученные коэффициенты инкассации на объем продаж, который запланировали. Информация о поступлении денежных средств позволит достаточно точно прогнозировать кассовые разрывы и планировать, какое дополнительное финансирование привлечь. См. также Как избежать краткосрочных кассовых разрывов.
Наталья Вахрушина, ведущий консультант компании Cogito MC
Компания «Посредник», чтобы рассчитать коэффициент инкассации, формирует реестр инкассации дебиторской задолженности по каждому дебитору и по компании в целом, см. таблицу 4. Реестр инкассации дебиторской задолженности. Компания «Посредник» получает 47 процентов платежей в качестве предоплаты, а 53 процента – после отгрузки товара. Из них 17 процентов следует ожидать в течение первой недели, 14 процентов – в течение месяца, 10 процентов – в течение двух месяцев, а 12 процентов оплаты поступит позже. Допустим, за первую неделю марта «Посредник» планирует реализовать продукцию на сумму 500 тыс. руб. На основании коэффициентов инкассации, которые рассчитали, можно спрогнозировать сроки поступления средств в компанию:
- предоплата – 235 тыс. руб. (47% от 500 тыс. руб.);
- до 7 дней – 85 тыс. руб. (17%);
- до 30 дней – 70 тыс. руб. (14%);
- до 60 дней – 50 тыс. руб. (10%);
- свыше 60 дней – 60 тыс. руб. (12%).
Таблица 4. Реестр инкассации дебиторской задолженности на 12 февраля Скачать
Чтобы эффективно управлять дебиторской задолженностью, разработайте кредитную политику – свод правил, который регламентирует предоставление коммерческого кредита и порядок взыскания дебиторской задолженности. Кредитную политику утвердите на год, далее уточните цели и задачи, принятые стандарты, подходы и условия.Типичная структура документа содержит цели и тип кредитной политики; стандарты оценки покупателей; подразделения, которые участвуют в управлении дебиторской задолженностью; действия персонала; форматы документов, которые используют в процессе управления дебиторской задолженностью.
Шаблон документа. Скачайте шаблон кредитной политики
Цели проводимой кредитной политики. Цель кредитной политики – повысить эффективность инвестирования средств в дебиторскую задолженность, увеличить объем продаж, прибыль от продаж и отдачу на вложенные средства.
Сформируйте цель управления дебиторской задолженностью в кредитной политике, затем определите задачи, решение которых позволит достичь целевых значений. Например, выйти на новые рынки сбыта, завоевать большую долю существующего рынка, сформировать репутацию, минимизировать стоимость кредитных ресурсов. Определите каждой задаче количественное измерение и сроки выполнения.
Тип кредитной политики. Выделяют три типа кредитной политики: консервативная, умеренная и агрессивная.
Стандарты оценки покупателей. У покупателей различные возможности по объемам закупок, своевременности оплаты, и покупатели претендуют на различные условия отсрочки платежа. Чтобы дифференцировать условия коммерческого кредитования, но при этом избежать злоупотреблений со стороны менеджеров отдела продаж, разработайте алгоритм оценки покупателей. См. также Как оценить деловую репутацию контрагента.
Чтобы создать алгоритм дифференциации условий предоставления отсрочки платежа,сначала отберите показатели, на основании которых будете проводить оценку кредитоспособности контрагента. Например, своевременность погашения ранее предоставленных отсрочек платежа, прибыльность бизнеса, ликвидность, размер чистых оборотных активов и т. д. Затем определите принципы, по которым присваивать кредитные рейтинги клиентам компании. Рейтинг присвойте на определенный период, далее его пересматривайте, например, раз в месяц. Разработайте кредитные условия для каждого кредитного рейтинга, то есть определите цену реализации, время отсрочки платежа, максимальный размер коммерческого кредита, систему скидок и штрафов. См. также Дать покупателю скидку или отсрочку платежа: как сравнить и выбрать.
Наталья Вахрушина, ведущий консультант компании Cogito MC
В качестве двух наиболее важных характеристик кредитоспособности покупателя руководство компании «Посредник» выделяет платежную дисциплину и объем продаж в денежном выражении в предшествующие периоды, см. таблицу 5. Значения кредитных рейтингов.
Таблица 5. Значение кредитных рейтингов Скачать
Сначала клиентов ранжируют по платежной дисциплине. Тех, которые получили рейтинг «D» или «E», к ранжированию по объему продаж не допускают. С компаниями с рейтингом «С» работают, если те предоставляют залог. Для компаний с рейтингом «B» в договорах описывают систему штрафов и пеней и их строгое исполнение. Компаниям с рейтингом «А» предоставляют отсрочку платежа без санкций со стороны компании.
На основании рейтинга объема поставок определяют максимально допустимый объем товарного кредита и цены на реализуемую продукцию. К примеру, для компании с рейтингом объема поставок «В» размер товарного кредита не должен превышать 50 млн руб. в год, а цену реализации устанавливают на 5 процентов ниже базовой. Для рейтинга «А» кредитный лимит – не больше 100 млн руб. в год, а цена – на 10 процентов ниже базовой. Подобное ранжирование удобно в повседневной деятельности, чтобы принимать оперативные решения.
Чтобы принять стратегическое решение, например, выбрать из двух покупателей наиболее перспективного, следует учитывать более широкий набор факторов, чем объем закупок и платежная дисциплина. Используют такие показатели, как рентабельность продаж и перспективный объем реализации покупателю. Также рассматривают неколичественные характеристики: репутацию клиента на рынке и существование гарантов (обеспечителей). Чтобы комплексно оценить стратегическую привлекательность клиента, используют балльные системы оценки перечисленных выше показателей.
Уровни ответственности. Последние разделы кредитной политики разграничивают уровни управления дебиторской задолженностью. Распределите ответственность за управление дебиторской задолженностью между коммерческой, финансовой и юридической службами. Нередко за продажи и взыскание задолженности отвечают разные подразделения, которые имеют противоречивые задачи. К примеру, менеджер по продажам (коммерческий отдел) мотивирован продать как можно больше, а менеджер по работе с дебиторами (финансовая служба) – получить денежные средства и минимизировать уровень задолженности. Это приводит к недовольству со стороны клиентов и конфликту подразделений. См. также Как избежать конфликтов между финансовой и коммерческой службами.
Используйте схему распределения ответственности, при которой коммерческая служба отвечает за продажи и поступления, финансовая служба берет на себя информационную и аналитическую поддержку, а юридическая служба обеспечивает юридическое сопровождение (оформляет кредитный договор, работает по взиманию задолженности через суд). Распределите ответственность между подразделениями и опишите действия всех занятых в управлении дебиторской задолженностью сотрудников. Подробнее о том, как создать положение по управлению дебиторской задолженностью, см. Как разработать политику управления дебиторской задолженностью.
Наталья Вахрушина, ведущий консультант компании Cogito MC
Ответственность сотрудников компании «Посредник» закрепили в регламенте управления дебиторской задолженностью, см. таблицу 6. Регламент управления задолженностью.
Таблица 6. Регламент управления задолженностью Скачать
Видеосеминар. Посмотрите видео, в котором Тимофей Ермак, старший партнер адвокатского бюро «Юрлов и партнеры», расскажет, как взыскать долг по дебиторской задолженности через суд.